tietojen poistaminen - säilytysaika - rekrytointi - työnhaku

Säädösperusta:	EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen päätös
Antopäivä:	13.8.2020
Diaarinumero:	6652/154/19

Tietosuojavaltuutetun päätös oikeudesta poistaa tiedot

Asia

Oikeus saada työnhakua koskevat tiedot poistetuksi

Hakijan vaatimukset perusteluineen

Hakija on 2.9.2019 saattanut tietosuojavaltuutetun toimistossa vireille asian koskien oikeutta saada tietonsa poistetuksi.

Hakija on 25.8.2019 pyytänyt tietojensa poistamista rekisterinpitäjältä. Rekisterinpitäjä ei ole suostunut poistopyyntöön todeten 2.9.2019, että työnhakijoiden tietoja säilytetään kahden vuoden ajan mahdollisen syrjintätilanteen kanneaikojen vuoksi. Kahden vuoden säilytysaika pätee hakijan 26.8.2019 saaman vastauksen mukaan myös testituloksiin. Hakija on katsonut, että vuosi on riittävä säilytysaika.

Rekisterinpitäjältä saatu selvitys

Asiassa on pyydetty selvitystä rekisterinpitäjältä 27.5.2020. Rekisterinpitäjä on antanut selvityksensä 11.6.2020.

Rekisterinpitäjä on todennut, että rekrytointiprosessiin liittyvien tietojen säilytysaikoja määritellessä se on erityisesti tarkastellut lakia naisten ja miesten välisestä tasa-arvosta (609/1986), yhdenvertaisuuslakia (1325/2014) sekä rikoslakia (39/1889). Selvityksen mukaan hakijalle annetusta sähköpostivastauksesta puuttuu inhimillisen virheen vuoksi viittaus rikoslain työsyrjintää koskeviin säädöksiin ja rikoslain kanneaikoihin, mikä on perimmäinen syy kahden vuoden säilytysajan takana. Annetussa selvityksessä on todettu, että kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen ei ole hakijan kohdalla täyttynyt.

Annetussa selvityksessä on lisäksi todettu, että jos työhönottotilannetta koskeva syrjintäkanne esitetään, se voidaan tehdä rekisterinpitäjää, sen yritysasiakasta tai molempia vastaan. Rekisterinpitäjä näkee selvityksen mukaan itsensä itsenäisenä rekisterinpitäjänä rekrytointiprosessin aikana, ja kun se lähettää työnhakijoista esittelytekstit ja ansioluettelot yritysasiakkaalle, yritysasiakkaasta tulee itsenäinen rekisterinpitäjä sille lähetettyjen tietojen osalta. Tapauksesta riippuen voidaan selvityksen mukaan myös poiketa tavallisesta rekrytointiprosessista ja tällöin esimerkiksi arvioidaan uudestaan rekisterinpitäjän ja sen yritysasiakkaan välistä suhdetta. Selvityksen mukaan rekisterinpitäjän yritysasiakas tekee päätöksen, haluaako se haastatella kaikki, tietyt vai ei ketään rekisterinpitäjän esittelemistä työnhakijoista. Tyypillisesti yritysasiakas tekee myös lopullisen päätöksen, kuka esitellyistä työnhakijoista tehtävään valitaan.

Annetussa selvityksessä on todettu, että testien tulokset ovat pakollinen osa rekrytointiprosesseja. Selvityksen mukana testitulosten perusteella tehdään ensimmäinen karsinta siitä, ketkä hakijoista etenevät haussa ja ketkä eivät. Rekrytointiprosessien toiseen vaiheeseen siirtymiseksi on saatava tietty vähimmäistulos testeistä, minkä vuoksi testitulokset ovat tärkeä osa rekrytointiprosessia ja myös tapa rekisterinpitäjälle tarvittaessa osoittaa, miksi jotkut hakijoista on tai ei ole valittu rekrytointiprosessin seuraavaan vaiheeseen.

Annetussa selvityksessä on lopuksi todettu, että rekisterinpitäjällä on ollut meneillään tietosuojaselosteiden päivitysprojekti, ja selvityspyyntöön on liitetty päivitetty tietosuojaseloste ja henkilötietojen käsittelyä koskeva seloste.

Rekisterinpitäjältä saatu lisäselvitys

Rekisterinpitäjältä on 12.6.2020 pyydetty lisäselvitystä siitä, miksi hakijoiden työhakemusten ja testitulosten säilytysaika on määritelty tietosuojaselosteessa 30 kuukaudeksi eikä 24 kuukaudeksi. Rekisteripitäjä on antanut vastauksensa 12.6.2020.

Rekisterinpitäjä on todennut kehittäneensä automaattisen toiminnon, joka poistaa tiedot rekisterinpitäjän tietokannasta ja kaikki tietokantaan linkitetyt hakemukset. Selvityksen mukaan automatisoitu toiminto poistaa suurimman osan työnhakijoihin liittyvistä henkilötiedoista lukuun ottamatta muutamaa poikkeusta, joiden osalta tiedot poistetaan manuaalisesti. Koska syrjintäkanne voidaan tehdä 24. kuukauden viimeiseen päivään saakka, rekisterinpitäjä on kehittänyt automaattisen poistotoiminnon ja lisännyt vielä kuusi kuukautta varotoimenpiteenä, jotta se voi käsitellä syrjintäkanteet myös silloin, jos ne esitetään kanneajan aivan loppupuolella.

Hakijan vastine

Hakijalta on 16.6.2020 pyydetty vastinetta. Hakija on antanut vastineensa 7.7.2020.

Hakija on katsonut, että on riidatonta, että työsyrjintätilanteissa kanneaika on kaksi vuotta. Hakija on kuitenkin katsonut, että vaikka työsyrjintä on yleisen syytteen alainen rikos, mahdolliset kanteet rekrytointiprosessissa tapahtuvasta työsyrjinnästä voivat lähteä kyseisessä ja vastaavanlaisissa rekrytointitapauksissa vain syrjintää kokeneen vaatimasta hyvityksestä. Edelleen hakijan mukaan tällainen kanne joko suoraan tukeutuu tai käytännössä aina vertautuu yhdenvertaisuuslain (1325/2014) 23 §:ssä säädettyyn hyvitysvaatimukseen. Hakija on pitänyt kahden vuoden säilytysaikaa olevan liioitteluna, koska se perustuu kaksinkertaisesti hypoteettiseen kanteeseen työsyrjinnästä, jossa prosessi ei ole lähtenyt syrjintää kokeneen vaatimuksesta ja syrjintäkanne tehdään myöhässä.

Hakija on katsonut, että 30 kuukauden säilytysajalle ei ole minkäänlaista lakiin tukeutuvaa perustetta, ja hakijan mukaan tarvittaessa voidaan pyytää turvaamistoimea.

Sovellettavasta lainsäädännöstä

Euroopan parlamentin ja neuvoston yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679 (tietosuoja-asetus) on sovellettu 25.5.2018 alkaen. Säädös on asetuksena jäsenvaltioissa välittömästi sovellettavaa oikeutta. Yleistä tietosuoja-asetusta täsmentää kansallinen tietosuojalaki (1050/2018), jota on sovellettu 1.1.2019 alkaen. Tietosuojalailla kumottiin aiemmin voimassa ollut henkilötietolaki (523/1999).

Oikeudellinen kysymys

Tietosuojavaltuutettu arvioi ja ratkaisee hakijan asian edellä mainitusti yleisen tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 ja tietosuojalain (1050/2018) pohjalta.

Asiassa on tietosuojavaltuutetun ratkaistavana, täyttyykö yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan mukaiset edellytykset sille, että rekisterinpitäjän on hakijan pyynnöstä poistettava tätä koskevia henkilötietoja.

Asiassa on lisäksi ratkaistava, onko rekisterinpitäjälle annettava yleisen tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan c alakohdan mukainen määräys noudattaa rekisteröidyn pyyntöä, joka koskee tietosuoja-asetukseen perustuvien rekisteröidyn oikeuksien käyttöä.

Tietosuojavaltuutetun päätös

Hakijan vaatimus hylätään osittain.

Perustelut

Yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 1 kohdan a alakohdan nojalla rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin. Edellä olevaa 17 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta 17 artiklan 3 kohdan b alakohdan nojalla jos käsittely on tarpeen rekisterinpitäjään sovellettavaan unionin oikeuteen tai jäsenvaltion lainsäädäntöön perustuvan, käsittelyä edellyttävän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai jos käsittely tapahtuu yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämistä varten. Lisäksi yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan e alakohdan perusteella 17 artiklan 1 kohtaa ei sovelleta perusteella, jos käsittely on tarpeen oikeudellisen vaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Henkilötietojen käsittely edellyttää aina laista löytyvää käsittelyperustetta. Yleisen tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaan henkilötietojen käsittely on lainmukaista esimerkiksi 1 kohdan a alakohdan mukaan silloin, kun rekisteröity on antanut suostumuksensa henkilötietojensa käsittelyyn yhtä tai useampaa erityistä tarkoitusta varten. Edelleen käsittely on lainmukaista 6 artiklan 1 kohdan c alakohdan nojalla tilanteessa, jossa käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi sekä 1 kohdan f alakohdan mukaan silloin, kun käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän tai kolmannen osapuolen oikeutettujen etujen toteuttamiseksi. Tapauksessa rekisterinpitäjä on saanut hakijan henkilötiedot työnhakuprosessin yhteydessä.

Yleisen tietosuoja-asetuksen perusteluosan johdantokappaleen 39 mukaan: ”Varsinkin henkilötietojen käsittelyn nimenomaiset tarkoitukset olisi määritettävä ja ilmoitettava henkilötietojen keruun yhteydessä yksiselitteisesti ja lainmukaisesti. Henkilötietojen olisi oltava riittäviä ja olennaisia ja rajoituttava siihen, mikä on välttämätöntä niiden käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tämä edellyttää erityisesti sitä, että henkilötietojen säilytysaika on mahdollisimman lyhyt. Henkilötietoja olisi käsiteltävä vain jos käsittelyn tarkoitusta ei voida kohtuullisesti toteuttaa muilla keinoin. Rekisterinpitäjän olisi asetettava määräajat henkilötietojen poistoa tai niiden säilyttämisen tarpeellisuuden määräaikaistarkastelua varten, jotta voidaan varmistaa, ettei henkilötietoja säilytetä pidempään kuin on tarpeen.” Edelleen yleisen tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti henkilötiedot on säilytettävä muodossa, josta rekisteröity on tunnistettavissa ainoastaan niin kauan kuin on tarpeen tietojenkäsittelyn tarkoitusten toteuttamista varten, minkä lisäksi edellä mainitun artiklan 2 kohdan mukaisen osoitusvelvollisuuden nojalla rekisterinpitäjän on pystyttävä osoittamaan se, että 1 kohtaa on noudatettu.

Asiassa annetussa selvityksessä kahden vuoden säilytysaikaa selitetty sillä, että rikoslain (RL, 39/1889) työsyrjintää (RL 47:3) koskevien kanneaikojen vuoksi rekisterinpitäjä on rekrytointiprosessin henkilötietojen säilytysaikoja määritellessä arvioinut, että rekisterinpitäjällä on perusteltu syy säilyttää rekrytointiprosessin aikana kerättyjä henkilötietoja kaksi vuotta rekrytointiprosessin päättymisen jälkeen. Rikoslain 8 luvun 1 §:n 2 momentin 4 kohdan nojalla syyteoikeus vanhentuu, jollei syytettä ole nostettu, kahdessa vuodessa, jos ankarin rangaistus on enintään vuosi vankeutta, sakkoa tai rikesakko.

Asiassa annetussa selvityksessä on lisäksi esitetty, että rekisterinpitäjä käsittelee työnhakijoiden henkilötietoja kuusi kuukautta kahden vuoden kanneajan päättymisen jälkeen varotoimenpiteenä, jotta se voi käsitellä syrjintäkanteet myös silloin, jos ne esitetään kanneajan aivan loppupuolella. Edelleen selvityksessä on tuotu ilmi, että työnhakijan testitulokset ovat rekisterinpitäjän työnhakuprosessin olennainen osa.

Tietosuojavaltuutettu toteaa, että rekisterinpitäjä on asettanut työnhakijoiden henkilötietojen käsittelylle määräajat henkilötietojen poistoa varten ja että nämä määräajat käyvät ilmi rekisterinpitäjän tietosuojaselosteesta. Rekisterinpitäjä on perustellut henkilötietojen säilyttämisen tarpeellisuuden vetoamalla puolustautumistarpeeseen mahdollisissa syrjintätilanteissa. Rekisterinpitäjää vastaan voidaan nostaa rekisterinpitäjän esiin tuoman lainsäädännön mukaisia kanteita tai muita oikeudellisia vaateita. Tietosuojavaltuutettu katsoo, että saadun selvityksen perusteella rekisterinpitäjällä on tässä tapauksessa ollut oikeus käsitellä hakijan henkilötietoja siten, että niiden säilyttämisaikana voidaan pitää kahta vuotta siitä, kun hakijan viimeisin työnhaku on päättynyt. Mikäli rekisterinpitäjä hävittäisi kaikki työnhakijan antamat tiedot, ei se pystyisi puolustautumaan syrjintäväitteitä vastaan.

Rikoslain 8 luvun uudistamista koskevan hallituksen esityksen mukaan poikkeuksellisen myöhään ilmi tulevia rikoslajeja ovat lähinnä ympäristörikokset ja lapsiin kohdistuvat seksuaalirikokset. Koska yksittäisiä poikkeuksellisen myöhään ilmi tulevia rikoksia saattaa esiintyä, mahdollisuus jatkaa syyteoikeuden vanhentumista ja vaatia vahingonkorvausta turvaavat vahinkoa kärsineen asemaa. (HE 27/1999 vp, s. 13–14) Todettakoon, että syyteoikeuden jatkamista tulee hakea ennen alkuperäisen vanhentumisajan päättymistä. (HE 27/1999, s. 23) Hallituksen esityksessä on haluttu säilyttää vanhentumisen katkeaminen entisellään. (HE 27/1999 vp, s. 20) Rikoslain 8 luvun 3 §:n 1 momentin nojalla syyte katsotaan vanhentumisajan kulumisen katkaisevalla tavalla nostetuksi, kun syytettävälle on laillisesti annettu haaste tiedoksi tai häntä vastaan on hänen henkilökohtaisesti oikeudenkäynnissä läsnä ollessaan tehty rangaistusvaatimus.

Rikoslain 8 luvun 2 §:n 1 momentin perusteella rikoslain 8 luvun 1 §:ssä mainitut ajat lasketaan rikoksen tekopäivästä. Edellä sanotun nojalla tietosuojavaltuutettu katsoo, että pääsääntöisesti kahden vuoden kuluessa rikoksen tekopäivästä on joko saatava työsyrjintää koskeva haaste annettua tiedoksi syytettävälle tai tehtävä rangaistusvaatimus syytettävää vastaan on hänen henkilökohtaisesti oikeudenkäynnissä läsnä ollessaan. Ratkaisevaa ei siten ole se, milloin työsyrjintää koskeva kanne on nostettu.

Tietosuojavaltuutettu toteaa, että lähtökohtaisesti henkilötietojen säilytysaika on oltava mahdollisimman lyhyt ja että pääsääntöisesti henkilötietoja voidaan käsitellä vain, jos käsittelyn tarkoitusta ei voida kohtuullisesti toteuttaa muilla keinoin. Edellä lausutuin perustein tietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjällä ei ole siten perusteita säilyttää hakijan henkilötietoja kahta vuotta ylittäviltä osin.

Tietosuojavaltuutettu katsoo, että rekisterinpitäjällä on ollut yleisen tietosuoja-asetuksen 17 artiklan 3 kohdan b ja e alakohdan mukainen peruste olla toteuttamatta hakijan esittämää henkilötietojen poistopyyntöä siltä osin kuin käsittelyaika on kaksi vuotta. Asiassa annetun selvityksen perusteella hakijan rekrytointiprosessin päättymisestä ei ole vielä kulunut kahta vuotta. Edellä esitetyillä perusteilla tietosuojavaltuutettu hylkää hakijan vaatimuksen osittain.

Sovelletut lainkohdat

Perusteluissa mainitut.