Kirjanpitolautakunta ei ota kantaa siihen, onko hakemuksessa tarkoitettu palkkiokoontilomake sellainen terveydenhuoltolainsäädännössä tarkoitettu potilasasiakirja tai henkilörekisteri, joita koskevat erityiset salassapitosäännökset. Nämä kysymykset jäävät lautakunnan toimivallan ulkopuolelle samoin kuin hakijan esille tuoma mahdollinen ristiriita mainittujen määräysten sekä tilintarkastajien ja veroviranomaisten lakisääteisen toimivallan välillä. Lautakunta katsoo kuitenkin aiheelliseksi todeta, että kirjanpidon tositeaineisto ei ole julkista. Edelleen eräitä henkilöryhmiä koskevien lakiin perustuvien salassapitosäännösten lisäksi salassapitovelvollisuutta voidaan myös sopimusteitse laajentaa.

Kirjanpitolautakunta lausuu tässä yhteydessä ainoastaan siitä, onko kyseinen palkkiolomake sellainen tosite, joka tulee liittää kirjanpitoon ja säilyttää kirjanpitolainsäädännön edellyttämällä tavalla. Mitä tulee hakijan pyyntöön saada poikkeuslupa tositteiden käsittelystä, lautakunta toteaa, että sillä ei ole toimivaltaa myöntää tällaista poikkeusta. Kirjanpitolautakunnan poikkeuslupavaltuudet määritellään tyhjentävästi kirjanpitolain (1336/1997, jäljempänä myös KPL) 8:2 §:ssä. Mainitusta lainkohdasta käy ilmi, että lautakunnalla ei ole oikeutta myöntää hakijalle hakemuksessa pyydettyä poikkeusta. Sen sijaan kirjanpitolautakunnalla on oikeus antaa kaikkia kirjanpitovelvollisia koskevia lausuntoja ja ohjeita KPL:n soveltamisesta mukaan lukien tositteiden käsittely.

KPL 2:5 §:n mukaan kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen, joka todentaa liiketapahtuman (1 mom.). Menotositteesta on käytävä selville vastaanotettu tuotannontekijä ja tulotositteesta vastaava suorite. Tuotannontekijän vastaanottoajankohta ja suoritteen luovutusajankohta on voitava osoittaa tositteen tai sen liitteen avulla taikka muutoin (2 mom.) Lain esitöissä (HE 173/1997 vp, s. 12) todetaan pykälän 1 momentin perusteluissa, että "tositteesta tulee käydä selville ainakin tositteen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä".

Tietosuojavaltuutetun toimisto pyysi kirjanpitolautakunnalta lausuntoa siitä, onko työntekijän työnantajalle toimittama lääkärintodistus sellainen kirjanpitolaissa tarkoitettu tosite, joka on säilytettävä KPL 2:10 §:n mukaisesti. Lausunnossaan KILA 1553/1998 lautakunta vastasi näin olevan siinä tapauksessa, että lääkärintodistus tai -lausunto todentaa liiketapahtuman., esimerkiksi työntekijälle sairausajalta maksettavan palkan tai työnantajalta perittävän lääkärinpalkkion.

Hakemuksessa esitetystä kuvauksesta voidaan päätellä, että siinä mainittu palkkiokoontilomake on KPL 2:5 §:ssä tarkoitettu tosite, joka todentaa liiketapahtuman eli tässä tapauksessa lääkärikeskusyritykselle annetut lääkäripalvelut. Tällaiseen tositteeseen sovelletaan siten KPL 2:10.2 §:n mukaista kuuden vuoden säilytysaikasäännöstä.

Hakija tiedustelee mahdollisuutta käsitellä palkkiotositteita siten, että niistä peitetään yksittäisen potilaan henkilötiedot. Tätä kysymystä voidaan lähestyä arvioimalla ensin, ovatko mainitut tiedot liiketapahtuman todentamisen kannalta välttämättömiä.

Edellä viitattujen KPL 2:5 §:n lakiperustelujen mukaan tositteen vähimmäissisältöön kuuluvat sen antajan nimi, liiketapahtuman sisältö ja rahamäärä. Hakemuksessa kuvatussa toiminnassa liikesuhde vallitsee hakijan ja lääkärikeskusyhtymän välillä. Potilaat eivät puolestaan ole hakijan vaan lääkärikeskusyrityksen asiakkaita. He ovat ainoastaan hakijan tuottamien lääkäripalvelujen kohteena. Potilaiden yksilöintiä ei näin ollen voida pitää välttämättömänä palkkiotositteessa, joskin se saattaa helpottaa saatujen tilitysten todentamista hakijan mainitsemalla tavalla.

Periaatteellisempi kysymys on, voidaanko ulkopuolisen antamaa tositetta muuttaa hakijan esittämällä tavalla. Kirjanpitolaki ei tunne tällaista menettelyä, vaan ainoastaan tarkoin säädellyn tositteeseen tehtävän korjausmerkinnän (KPL 2:5.6 § ja KTMp 47/1998 3 luku), jollaisesta tässä ei ole kyse. Edelleen on huomattava, että tositteen nimenomainen tehtävä on todentaa liiketapahtuma, ja että edellä kuvatut tositteelta edellyttävät tiedot ovat ainoastaan vähimmäisvaatimus. Ulkopuolisen antama tosite on sellaisenaan kirjanpitoon liitettävä asiakirja, jonka tietosisältöä kirjanpitovelvollinen ei voi yksipuolisesti vähentää.

Edellä mainituin perustein kirjanpitolautakunta ei pidä hyvän kirjanpitotavan mukaisena hakijan esittämää menettelyä, jossa palkkiotositteeseen sisältyvät henkilötiedot peitetään. Toisaalta KPL 2:5 § ei edellytetä henkilötietojen sisällyttämistä tositteeseen kuvatussa tapauksessa. Kirjanpitolainsäädäntö ei siten aseta estettä sellaisen laskutusjärjestelmän käyttöönotolle, jossa mainittuja tietoja ei esitetä, mutta potilaat yksilöidään laskutuksen sujuvan seurannan kannalta riittävästi muulla tavoin.