Kirjanpitolain (1336/1997) 2:9.1 §:n ensimmäisessä virkkeessä säädetään, että "kirjanpitokirjat, tilikauden tositteet ja muu kirjanpitoaineisto saadaan kirjanpidon hoitamiseksi tai tilinpäätöksen laatimiseksi säilyttää tilapäisesti muualla kuin Suomessa." Saman momentin toisessa virkkeessä valtuutetaan kauppa- ja teollisuusministeriö päättämään tarkemmin ulkomailla säilyttämisen edellytyksistä. Ministeriö on antanut 26.1.1998 tätä koskevan päätöksen (49/1998), jossa säädetään yhtäältä ulkomailla laaditun tositteen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämisestä ja toisaalta kirjanpitoaineiston viemisestä ulkomaille kirjanpidon hoitamiseksi ja tilinpäätöksen laatimiseksi.

Mainitun ministeriöpäätöksen 1.1 §:n mukaan "kirjanpitovelvollisen tosite, joka on laadittu muussa Taloudellisen yhteistyön ja kehityksen järjestöön kuuluvassa valtiossa kuin Suomessa (OECD-valtiossa), saadaan säilyttää tilapäisesti siinä valtiossa sijaitsevassa kirjanpitovelvollisen toimipaikassa." Saman pykälän 2 momentin perusteella on 1 momentissa tarkoitettu tosite "- - toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana." Päätöksen 1 §:n momentit 3 ja 4 sisältävät vaatimuksia tositteiden esittämisestä tilintarkastajille ja viranomaisille näiden sitä vaatiessa. Pykälän 5 momentissa säädetään, että "jos ulkomaisen sijaintivaltion laki kieltää alkuperäisen tositteen viemisen maasta, tositteesta on laadittava oikeaksi todistettu jäljennös, johon sovelletaan, mitä alkuperäisestä tositteesta säädetään."

Edellä todetut säännökset koskevat myös tositteeseen perustuvaa kirjanpitomerkintää ja muuta kirjanpitoaineistoa kuten kirjanpitokirjoja; ministeriöpäätöksen 1.7 § kuuluu: "Mitä tässä pykälässä säädetään tositteesta, sovelletaan myös tositteeseen perustuvaan kirjanpitomerkintään sekä muuhun kirjanpitoaineistoon." Säännös merkitsee, että ne kirjanpitokirjat, joihin tehdään ulkomailla laaditun tositteen perusteella merkinnät, saadaan säilyttää ulkomailla asianomaisen tositteen tavoin.

Ministeriöpäätöksen 1.6 §:n nojalla kirjanpitolautakunta voi kirjanpitovelvollisen hakemuksesta myöntää luvan tositteiden säilyttämiseen muussa kuin OECD-maassa. Kirjanpitolautakunnan on säännöksen mukaan pyydettävä verohallitukselta lausunto hakemuksesta.

Kirjanpitolautakunta on esittänyt asiassa lausuntopyynnön verohallitukselle 1.4.2003. Verohallitus ei 7.4.2003 päivätyssä lausunnossaan nähnyt luvan myöntämiselle estettä, mikäli hakijayhtiö noudattaa soveltuvin osin kirjanpitolain 9 §:n 2 momentin säännöksiä Suomessa laaditun tositteen ulkomaille viemisestä.

Hakemuksessa on kyse Intiassa sijaitsevan sivukonttorin paikallisesti laaditun tositeaineiston säilyttämisestä Suomen ulkopuolella ministeriöpäätöksen 1 §:ssä määritetyllä tavalla. Koska Intia ei ole OECD-valtio, kyseisen päätöksen soveltaminen edellyttää kirjanpitolautakunnan poikkeuslupaa.

Tositteiden laatiminen ja säilyttäminen tapahtuvat samassa valtiossa, jossa hakijalla on toimipaikka, joten ministeriöpäätöksen 1.1 §:n yleisten edellytysten voidaan katsoa täyttyvän. Kirjanpitolautakunta katsoo siten tarkoituksenmukaiseksi myöntää hakijayhtiölle luvan Intiassa laadittujen tositteiden sekä niihin perustuvien kirjanpitokirjojen ja muun kirjanpitoaineiston säilyttämiseen Intiassa tilapäisesti asianomaisen tilikauden aikana.

Hakija pyytää edelleen lupaa käyttää alkuperäisten tositteiden valokopioita Suomessa kirjanpidon tositteena perustellen tätä sillä, että Intian verolainsäädäntö ei salli alkuperäisten tositteiden maastavientiä. Lautakunta toteaa, että sovellettaessa ministeriöpäätöksen 1:5 §:ää alkuperäisten tositteiden sijasta on käytettävä niiden oikeaksi todistettuja jäljennöksiä. Tällaiset jäljennökset on toimitettava Suomeen kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaisena tilinpäätöksen laatimisaikana.