1655/18.6.2001Velan perintään liittyvien asiakastietojen lukemisesta säilytettävään kirjanpitoaineistoon
Asiakassaataviin ja niiden perintään liittyviä reskontran muotoon talletettuja tietoja on säilytettävä kirjanpitolain mukaan vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Velan maksuun liittyviä tositteita sekä muita asiakassaataviin ja perintään liittyviä tietoja on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopussa, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Tilinpäätöksessä noudatettujen arvostusperusteiden oikeellisuuden todentamiseksi saatetaan tarvita velan perimiseen liittyviä asiakastietoja. Kirjanpitolaki ei aseta estettä tällaisen aineiston säilyttämiselle vaadittua kauemmin.
Tietosuojavaltuutetun toimisto (jäljempänä hakija) tiedustelee kirjanpitolautakunnan kantaa siihen, saako luottokorttitoimintaa harjoittava osuuskunta (jäljempänä osuuskunta) lukea velan perimiseen liittyvät asiakastiedot kirjanpidosta annettujen säännösten perusteella säilytettävään kirjanpitoaineistoon.
Hakemuksen taustalla on hakijalle saapunut selvityspyyntö, johon osuuskunta on antanut vastineen. Tässä vastineessa, joka on oheistettu hakemukseen, osuuskunta kertoo käyttävänsä korttihakemusten käsittelyn yhteydessä omassa tietokannassaan olevaa asiakas- ja kortinhaltijarekisteriä sekä epävarmojen saamisten ja luottotappioiden rekisteriä. Kun saatava siirretään perimistoiminnon perittäväksi, se siirtyy samalla pois osuuskunnan aktiivireskontrasta ns. epävarmojen ja luottotappiosaatavien sovellukseen. Osuuskunta katsoo näitä saatavia ja niihin kohdistuvia maksuja koskevien tietojen olevan kirjanpitoaineistoa ja välttämättömät säilyttää myös tulevien selvitystarpeiden vuoksi. Lisäksi se käyttää näitä tietoja luottoriskien rajaamiseen uusien hakemusten käsittelyssä.
Kirjanpitolaki (1336/1997, jäljempänä myös KPL) ei määrittele tyhjentävästi kirjanpitoaineistoa. Lain 2:10 §:ssä säädetään kirjanpitoaineiston säilytysajasta. Kyseisen lainkohdan mukaan 1 momentin mukaan kirjanpitokirjat ja käyttöaikaa koskevin merkinnöin varustettu tililuettelo on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Vastaavasti 2 momentin mukaan tilikauden tositteiden, liiketapahtumia koskevan kirjanpidon ja koneellisen kirjanpidon täsmäytysselvitysten sekä muun kuin 1 momentissa mainitun kirjanpitoaineiston säilytysaika on vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt.
Kirjanpitolautakunnan koneellisessa kirjanpidossa käytettävistä menetelmistä 22.5.2000 antamassa yleisohjeen 3.5 luvussa on esimerkinomaisesti luetteloitu kirjanpitovelvollisen taloushallinnossa esiintyviä tosite-, kirjeenvaihto- ja muita asiakirjoja. Esimerkeissä on ryhmitelty asiakirja-aineisto KPL:n tarkoittamaksi tosite- ja muuksi aineistoksi sekä muuksi aineistoksi, jota eivät koske KPL:n mukaiset käsittely- ja säilytysvaatimukset. Aineistot on ryhmitelty toiminnoittain, mutta kirjanpitovelvollisen toiminnan laajuudesta ja luonteesta johtuen aineisto voi olla ryhmitetty muullakin tavalla. Yleisohjeessa on käytetty seuraava jaottelua: myyntitoiminnot, ostotoiminnot, materiaalihallinto, palkkalaskennan toiminnot, maksut ja maksuliikennetoiminnot sekä pääkirjanpidon tositteet.
Mainitun yleisohjeen 3.5 luvun johdantokappaleessa todetaan, että järjestelmien toimintaa varten ylläpidettävien tietojen muutokset eivät ole kirjanpitolain tarkoittamaa tositeaineistoa. Tällaisia tietoja ovat esimerkiksi asiakkaan perustiedot, kuten nimi- ja osoitetiedot, pankkitilitiedot ja järjestelmän ohjaustiedot, esimerkiksi arvonlisäveroprosentit.
Yleisohjeen toimintokohtaisessa esimerkkijaottelussa on sovellettu säilytysvelvollisuuden ulkopuolelle jäävään aineistoon yhtenäistä kriteeriä. Yleisohjeen mukaan kyseessä ei ole kirjanpitolaissa tarkoitettu (säilytettävä) tositeaineisto silloin, kun tämä aineisto ei sisällä kirjanpito- tai arvonlisäverolain perusteella määriteltyjä tietoja, jotka eivät ilmene tositteista, niiden liitteistä tai liiketapahtumia koskevasta kirjeenvaihdosta.
Kirjanpitolaissa ei määritellä tyhjentävästi kirjanpitoaineiston sisältöä. Osaa kirjanpitoaineistosta kuten kirjanpitokirjoja ja tililuetteloa koskee KPL 2:10:1 §:n mukainen vähintään 10 vuoden säilytysvelvollisuus tilikauden päättymisestä lähtien. Vastaavasti saman pykälän 2 momentin mukaisen tosite- ja muun kirjanpitoaineiston säilytysajaksi on säädetty 6 vuotta. Tämän lisäksi kirjanpitovelvollisella voi olla muutakin kirjanpitoaineistoa, jota säilytysvelvollisuus ei koske. Viimeksi mainitun aineiston ja säilytysvelvollisuuden piiriin kuuluvan aineiston rajanvedossa voidaan käyttää tapauskohtaisesti hyväksi edellä mainittua kirjanpitolautakunnan 22.5.2000 annettua yleisohjetta.
KPL 2:10 §:ssä käytetystä muotoilusta voidaan todeta, ettei kirjanpitolaki aseta estettä säilytysvelvollisuuden piiriin kuuluvan kirjanpitoaineiston pidempiaikaiselle säilyttämiselle. Toisaalta kirjanpitolaki ei estä muunkin kuin KPL 2:10 §:ssä tarkoitetun kirjanpitoaineiston säilyttämistä.
Hakemuksessa tarkoitetussa tapauksessa kyse on yleisesti ottaen velkojan oikeudesta/velvollisuudesta säilyttää velan perimiseen liittyviä asiakastietoja. Kirjanpitovelvollisen lähettämät laskut sekä tositteet saaduista maksuista ovat normaalia KPL 2:10:2 §:ssa tarkoitettua säilytysvelvollisuuden alaista tositeaineistoa. Tiedot asiakassaatavista ja perinnästä voidaan puolestaan lukea joko samassa lainkohdassa tarkoitettuun liiketapahtumia koskevaan kirjeenvaihtoon tai muuhun kirjanpitoaineistoon, jota koskee yhtäläinen säilytysvelvollisuus. Tämä aineisto on kirjanpidon ja perinnän hallinnan takia yleensä perusteltua koota tietokannaksi reskontran muotoon (esim. asiakas- perintä-, myynti- tai lainareskontra). Tällainen reskontra, joka sisältää liiketapahtumien kirjaamista koskevia tietoja, on kirjanpitolautakunnan näkemyksen mukaan tulkittava KPL 2:10.1 §:ssä tarkoitetuksi kirjanpitokirjaksi, jota koskee kymmenen vuoden säilyttämisvelvollisuus tilikauden päättymisestä. Säilyttämisvelvollisuutta ei kuitenkaan ole, jos tiedot on siirretty kohdassa 2.2 mainitun yleisohjeen 2.1 kohdan mukaisesti liiketapahtumakohtaisesti pääkirjanpitoon edellyttäen, että tositteen ja pääkirjanpitoon siirrettyjen kirjausten välillä vallitsee aukoton kirjausketju.
Kirjanpitolautakunta korostaa, että KPL 2:10 §:ssä säädetyt säilytysajat ovat lain tarkoittamia minimiaikoja. Usein on suositeltavaa tai jopa välttämätöntä kirjanpidossa noudatettujen arvostusperusteiden oikeellisuuden osoittamiseksi noudattaa kirjanpitoaineiston osalta pitempiäkin säilytysaikoja. Huomattavaa on myös, että kirjanpitovelvollisella on verottajaan nähden näyttövelvollisuus muun muassa siitä, että edellytykset elinkeinotulon verottamisesta annetun lain (360/1968) 17 §:ssä tarkoitetulle saamisten arvonalenemiselle ovat olemassa. Saamisten arvostusperusteiden jälkikäteisellä todentamisella on myös merkitystä sovellettaessa KPL 5:16 §:n kulukirjauksen oikaisua koskevaa säännöstä. Vastaava säännös elinkeinoverotuksen osalta on elinkeinotulon verottamisesta annetun lain 5 a §:ssä.
Velkojan edun mukaista on säilyttää riittävä aineisto saamisensa todistukseksi ainakin siihen saakka, kunnes saaminen on maksettu. Tämä voi olla perusteltua myös vanhentuneen saamisen osalta, jota voidaan edelleen käyttää vastasaatavan kuittaamiseen velalliselta.
Asiakassaataviin ja niiden perintään liittyvät reskontran muotoon talletetut tiedot ovat kirjanpitolain 2:10.1 §:ssä tarkoitettuja kirjanpitokirjoja, jotka on säilytettävä vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Velan maksuun liittyvät tositteet sekä muut asiakassaataviin ja perintään liittyvät tiedot ovat kirjanpitolain 2:10.2 §:ssä tarkoitettua kirjanpitoaineistoa, joka on säilytettävä vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Velan perimiseen liittyviä asiakastietoja saatetaan tarvita muun muassa tilinpäätöksessä noudatettujen arvostusperusteiden oikeellisuuden todentamiseksi. Kirjanpitolaki ei aseta estettä tällaisen aineiston säilyttämiselle vaadittua kauemminkin, kuten ei muunkaan velan perintään liittyvän asiakastiedon säilyttämiselle; tällaisen aineiston säilyttäminen saattaa olla perusteltua edellä mainitun näyttövelvollisuuden toteuttamiseksi.