Edilexissä on huoltokatko keskiviikkona 23.9.2020. Palvelussa on tilapäisiä häiriöitä kello 7.00-8.00 välisenä aikana. Pahoittelemme huoltokatkosta aiheutuvaa haittaa.

Edilex-palvelut

Kirjaudu sisään

Avoin
Tätä uutista voi jakaa vapaasti. Muistathan mainita lähteen edilex.fi.
Uutinen kuuluu aihealueisiin Yritystoiminta, Työ- ja sosiaalioikeus

9.9.2020 11.50 Vierashuoneessa KPMG:n Antti Aalto ja Timo Piiroinen: Miten valmistautua EU:n Whistleblower-direktiivin voimaantuloon?

Vierashuoneessa KPMG:n Antti Aalto ja Timo Piiroinen: Miten valmistautua EU:n Whistleblower-direktiivin voimaantuloon?

Whistleblower-järjestelmillä tarkoitetaan teknisiä kanavia ja menettelyitä, joilla taloudellisia tai muita väärinkäytöksiä havaitsevat henkilöt voivat tehdä ilmoituksen havainnostaan pelkäämättä sitä, että ilmoitus johtaa heille itselleen epämiellyttäviin seurauksiin. EU:sta on puuttunut Whistleblower-kanavia koskeva yhtenäinen sääntely. Tilanne muuttuu 17.12.2021, jolloin viimeistään kaikkien EU-maiden on otettava käyttöön pakollinen sekä yksityissektoria että julkista sektoria koskeva ilmoitusmenettely.

Whistleblower-direktiivi hyväksyttiin EU-ministerineuvostossa 17.12.2019, ja kansallinen lainvalmistelu on käynnistetty 14 EU-maassa, Suomi mukaan lukien. Suomen hallituksen omistajaohjaustyöryhmä päätti jo keväällä 2020, että direktiivi implementoidaan sen omistusyrityksissä viipymättä. Direktiivin mukaisia käyttöönottoprojekteja on jo käynnissä, ja käytännön oppia on ammennettu tulkintavaihtoehdoista ja niiden toteuttamistavoista.

Anonyymi ilmoittaminen, uskottavuus ja asiallinen tutkinta direktiivin ytimessä

Pähkinänkuoressa direktiivi edellyttää, että organisaatiot ottavat käyttöön järjestelmän, joka mahdollistaa väärinkäytösepäilyn ilmoittamisen anonyymisti, epäilyn asiallisen tutkinnan, päätöksenteon ja koko prosessin dokumentoinnin. Samalla ilmoittajalle taataan, että häneen ei kohdisteta vilpittömän ilmoituksen johdosta vastatoimia.

Uskottavuus on direktiivin ilmoitusjärjestelmälle asettamia keskeisiä vaatimuksia, mikä on lainsäädännön asettamana vaatimuksena harvinaista, ellei jopa ainutlaatuista. Uskottavuutta arvioidaan ilmoittajan näkökulmasta. Hänen on kyettävä luottamaan järjestelmän ja ilmoitusprosessin takaamaan anonymiteettiin ja tutkinnan asiallisuuteen. Jos järjestelmä siihen liittyvine prosesseineen ei ole direktiivin mukainen eikä uskottava, hän voi raportoida asian julkisen ilmoituskanavaan, viranomaiselle ja jopa julkiseen mediaan ja nauttia edelleen ilmoittajansuojaa.

Organisaation hyötynä jopa kuuden kuukauden tutkintamonopoli

Mikäli ilmoitusjärjestelmä ja sen hallinto täyttävät direktiivin vaatimukset uskottavasti, organisaation työntekijät ja organisaatioon työsuhteen kaltaisessa asemassa olevat ovat velvollisia ilmoittamaan mahdolliset epäilyksensä sisäisen järjestelmän kautta. Organisaatio saa näin jopa kuuden kuukauden ajan etuoikeuden tietoon ja etuoikeuden ryhtyä mahdollisesti tarvittaviin korjaus- ja parannustoimiin. Määräajan umpeutuessa ilmoittajalle on tiedotettava mahdollisista toimenpiteistä, joihin hänen ilmoituksensa on johtanut.

Ilmoittajalle ja hänen lähipiirilleen annetaan suojaa kostotoimenpiteitä vastaan

Kun organisaation työntekijä ilmoittaa epäilemänsä väärinkäytöksen eteenpäin, hän ottaa aina riskin siitä, että toimi ei miellytä kaikkia. Direktiivi takaa siksi suojaa organisaation kostotoimenpiteitä vastaan. Kostotoimenpiteillä tarkoitetaan mitä tahansa toimia, joilla on negatiivinen vaikutus ilmoittajaan tai hänen lähipiiriinsä, kuten perheensä jäseniin. Tällainen voi olla esimerkiksi irtisanominen tai lomautus, työtehtävien muuttaminen ilmoittajan tahdon vastaisesti tai palkankorotuksen myöntämättä jättäminen. Suoja on huomattavasti laajempi kuin nykyinen työsopimuslain ja vahingonkorvauslain tarjoama suoja. Korvausvastuun laajuus etääntyy välittömän vahingon käsitteestä ja lähenee amerikkalaista rangaistuskorvauksen (punitive damages) laajuutta – sitä kuitenkaan saavuttamatta. Ilmoittajansuojan korvausvastuu on noin kymmenkertainen suhteessa nykyisen lainsäädännön (TSL 12:2) tarjoaman suojan taloudelliseen ulottuvuuteen.

Kanavan käyttöönotto: juridinen vai liiketoiminnallinen päätös?

Direktiivin englanninkielinen alkuperäisteksti on peräti 139-sivuinen. Poliittiset kompromissit johtivat mahdollisesti siihen, että direktiivin järjestelmille asettamat vaatimukset ovat monimutkaisia. Direktiivi myös edellyttää, että järjestelmä täyttää EU:n tietosuoja-asetuksen vaatimukset.

Direktiivin mukaan ilmoituskanavaan on voitava ilmoittaa 19 EU-oikeudenalaa koskevia väärinkäytösepäilyjä. Mikään ei kuitenkaan estä, että organisaatio käyttää järjestelmää laajemmin osana norminmukaisuuden ohjausjärjestelmäänsä (Compliance Management System.) Näin laajan kokonaisuuden sisäistäminen ja toimeenpano vaatii aikaa ja aiheuttaa epäilemättä kustannuksia. Jos järjestelmän avulla huomataan tai jopa estetään taloudellisesti merkittäviä väärinkäytöksiä, ilmoituskanava voi osoittautua erittäin kannattavaksi investoinniksi.

Järjestelmä ja organisatoriset vaatimukset voi jättää täyttämättä tai täyttää osittain. Mutta tällöin organisaation henkilöstö ei ole velvollinen raportoimaan organisaation sisällä, eikä organisaatiolle siten muodostu ensisijaista oikeutta väärinkäytöstietoon, ilmoitusten tutkintaan tai mahdollisesti tarvittavien korjaustoimien käynnistämiseen direktiivin sallimassa määräajassa.

Organisaation on valittava, pyrkiikö se täyttämään direktiivin vaatimukset vai jättääkö se hyödyntämättä ilmoitusjärjestelmän tuottaman mahdollisuuden saada taloudellisesti merkittävää tietoa, joka muutoin voisi jäädä huomaamatta. Osakeyhtiön johdon vastuuta koskevien normien valossa (OYL 1:8, 6:2 ja 6:17, 6:16a ja 22:1) investointipäätös on näennäisen helppo nykyarvolaskelma. Laskelman kulupuolta edustaa järjestelmän ja organisaation pystytys- ja operointikustannuksen nykyarvo ja tuotto-odotuksen niiden riskien nykyarvo, joiden toteutuminen epäilyilmoituksen ja organisaation yksinomaisen tiedonsaanti- ja reagointioikeuden avulla voitaisiin välttää. Asiallisesti hallinnoitu ja toteutettu ilmoituskanava on omiaan tuomaan johdon tietoon merkittävän osan niistä riskeistä, jotka johdon voidaan katsoa olevan velvollinen tuntemaan ja mitigoimaan.

Avoin keskustelukulttuuri tuottaa myös taloudellista tulosta

Organisaatioiden kannattaa luoda ja ylläpitää mahdollisimman avointa keskustelukulttuuria, jossa epäkohdista ja virheistä ilmoittamista tuetaan, ei rangaista. Harvard Business Schoolin julkaiseman Amy C. Edmonsonin kirjan The Fearless Organization mukaan toimivimmissa organisaatioissa epäkohdista kerrotaan enemmän, ei vähemmän. Epäkohdista ja virheistä kertominen siis liittyy myös tulokselliseen toimintaan. Whistleblower-direktiivin käyttöönotto ei edellytä kaikkien ilmoitusten ohjaamista tähän kanavaan, mutta se tarjoaa vakuutuksen sille, että kaikista epäkohdista voidaan ilmoittaa. Silloinkin kun siitä ei haluta ilmoittaa omalla nimellä ja kasvolla. Ilmoituskanava parhaimmillaan tukee organisaation avointa kulttuuria.

Kanavan käyttöönotto aikaa vievä ja moniulotteinen hanke

Ilmoituskanavan käyttöönotossa kanava itsessään on vain se organisaatiolle näkyvä osa ilmoitusten vastaanoton, käsittelyn, selvittämisen, päätöksenteon ja arkistoinnin koko työketjusta. Kanavan käyttöönotto ei ole rakettitiedettä, mutta työn vaativuuden ja määrän vähättely on varma tie ongelmiin. Käyttöönottoon kannattaa varata riittävästi aikaa, sillä se edellyttää prosessin avainhenkilöiden sitoutumisen lisäksi käsittelyä johtoryhmässä, yt-neuvottelukunnassa ja usein myös yrityksen hallituksessa. Viestintä ilmoituskanavan kohderyhmille tulee hoitaa myös riittävän laajasti ja selkeästi sekä hyödyntäen eri viestintäkanavia, jotta varmistetaan viestin perillemeno. 

Huolellinen tutkinta ja harkittu päätöksenteko kriittisiä jatkovaiheita ilmoitusprosessissa

Ilmoitusten tutkinta on oma tieteen ja taiteen lajinsa. Liiallinen into yhdistettynä liian vähäiseen tietoon ja taitoon vie ojasta allikkoon. Ilmoituksen tutkinnassa voidaan helposti tehdä suurempia virheitä ja syyllistyä laajempiin väärinkäytöksiin kuin alkuperäisen ilmoituksen kohteena olevassa asiassa. Ilmoitukset edellyttävät riittävää ja asianmukaista tutkintaa eikä niiden jättäminen täysin käsittelemättä ole direktiivin mukainen vaihtoehto. Kuitenkin vain pieni osa ilmoituksista edellyttää syvällistä tutkintaa. Usein nämä ovat ilmoituksen sisällön ja kontekstin osalta kriittisiä ja aiheuttavat prosessista vastuussa oleville painetta selvittää asia mahdollisimman nopeasti. Kansainvälinen toimintaympäristö ja sen mukanaan tuomat erilaiset lainsäädännöt eivät yhtään helpota yrityksen tuskaa. Kiireen ja paineen ympäröimänä kannattaa pitää mielessä poliisikoulun kriminaalitaktiikan opettajan sanat rikospaikkatutkinnasta: ”Pysähtykää ainakin ovelle ennen kuin menette sisälle sotkemaan jäljet”.  

Direktiivi antaa suojaa vilpittömässä mielessä olevalle ilmoittajalle. Se on sinänsä selkeä vaatimus, mutta ilmoittajan ei edellytetä selvittäneen etukäteen, ovatko kaikki hänen ilmoittamansa tiedot yksiselitteistä faktaa. Miten käsitellään ilmoitukset, joissa nimetty henkilö yhdistetään vakavaan väärinkäytökseen tai jopa rikokseen? Miten huolehditaan ilmoituksen kohteen tietosuojasta tai hänen oikeudestaan puolustaa kunniaansa esimerkiksi tilanteessa, jossa hänet ilmoitetaan perättömästi syylliseksi rikokseen? Milloin, miten ja kenen toimesta voidaan todeta, että ilmoittaja on tai ei ole ollut vilpittömässä mielessä? Mitä tietoa meidän tulee selvittää ilmoitusten takia ja miten se tulisi tehdä? Milloin asiasta olisi hyvä tehdä tutkintapyyntö poliisille? Näihin ei ole olemassa standardivastauksia. Sen sijaan kysymykset ratkaistaan yksittäistapauksissa olemassa olevien säännösten perusteella huolellisen harkinnan avulla.

Antti Aalto
Director, Legal Compliance (KPMG Tax & Legal)

Timo Piiroinen
Director, Forensic (KPMG Advisory)

Lue myös

Toimittaja: Jukka Savolainen, Edilex-toimitus (jukka.savolainen@edita.fi)

Lisää muistilistalle

Muuta kansioita

Dokumentti ei ole muistilistallasi. Lisää se valittuun tai uuteen kansioon.

Lisää dokumentti kansioihin tai poista se jo liitetyistä kansioista.

Lisää uusi kansio.

Lisää uusi väliotsikko.