Edilex-palvelut

Kirjaudu sisään

Avoin
Tätä uutista voi jakaa vapaasti. Muistathan mainita lähteen edilex.fi.
Uutinen kuuluu aihealueisiin Yritystoiminta

11.3.2020 11.55 Vierashuoneessa asianajaja Outi Jousi ja associate Eeva Tiainen: Tarjousten määrän lisäämisen keinoja julkisissa hankinnoissa

Vierashuoneessa asianajaja Outi Jousi ja associate Eeva Tiainen: Tarjousten määrän lisäämisen keinoja julkisissa hankinnoissa

Valtion taloudellisen tutkimuskeskuksen ja Aalto-yliopiston vuonna 2019 julkaiseman julkisia hankintoja Suomessa koskevan tutkimuksen mukaan yli puolessa tarjouskilpailuista hankintayksiköt saivat vain yhdestä kahteen tarjousta tai jäivät jopa kokonaan ilman tarjouksia. Tutkimus perustui laajaan aineistoon, käsittäen kokonaisuudessaan 18.000 viime vuosina toteutettua tarjouskilpailua. Vaikka tutkimus toteutettiin Suomessa, myös esimerkiksi Ruotsissa luvut ovat paikallisen kilpailuviranomaisen (Konkurrensverket) mukaan vastaavia.

Kilpailun puute koskettaa koko hankintakenttää

Kilpailun puute koskettaa kaikkia toimialoja ja lukuisia hankintayksiköitä. Vain alle 10 prosenttiin tarjouskilpailuista osallistuu yli kuusi tarjoajaa. OECD:n mukaan julkisten hankintojen osuus kansallisista bruttokansantuotteista on keskimäärin 12 prosenttia. Tutkimuksen mukaan kilpailun puute aiheuttaa vaikeuksia korkealaatuisten tavaroiden ja palveluiden hankkimisessa kohtuulliseen hintaan. Tämä on ongelmallista tavaroiden ja palveluiden käyttäjien, veronmaksajien sekä koko markkinan näkökulmasta.

Kuinka houkutella lisää tarjoajia tarjouskilpailuihin?

Puutteellisesti valmisteltu hankintasopimus voi johtaa erimielisyyteen sopijapuolten välillä. Sopimuskauden aikaisten riitojen lisäksi puutteelliset sopimukset voivat johtaa jo tarjouspyyntövaiheessa siihen, etteivät potentiaaliset tarjoajat halua tai voi tehdä tarjousta. Sopimusehtojen tulisi olla selviä ja kulloinkin kyseessä olevan markkinan käytännön mukaisia. Nyrkkisääntönä neuvommekin hankintayksiköitä miettimään aina tarjouspyyntöä laatiessaan tarkasti, mitä ne ovat ostamassa, ja valmistelemaan sopimusehdot sen mukaisesti. Hankintayksiköiden tulisi myös tarvittaessa miettiä mahdollisuuksiaan mukauttaa omaa toimintaansa vastaamaan markkinoilla olevia valmisratkaisuja.

Yksinkertaisia sopimusmalliehtoja käytettäessä ei yleensä saavuteta erinomaisia lopputuloksia, koska niissä ei ole huomioitu kulloinkin kyseessä olevan markkinan käytäntöjä ja hankintayksikön tarpeita. Pahimmillaan näiden ehtojen epätarkka käyttö voi johtaa laajoihin riitaisuuksiin, jos ehtoja ei ole sovitettu sopimusmallin kanssa aukottomaksi, ristiriidattomaksi kokonaisuudeksi. Juuri tästä syystä tällaiset sopimusmallit eivät ole esimerkiksi suurten yritysten käytössä yksityisellä sektorilla emmekä suosittele niiden käyttöä myöskään merkittävissä julkisissa hankinnoissa.

Tarjousten määrän lisäämiseksi on hyvä huomioida maamme runsaslukuinen pk-yritysten määrä ja räätälöidä ehdot siten, että myös pienempien toimijoiden on mahdollista osallistua tarjouskilpailuun. Tarjoaminen mahdollistuu, mikäli sopimusehdot ovat kohtuulliset, osatarjousten tekeminen on sallittua ja hankinta on jaettu sopiviin hankinnan kohteen tai maantieteellisen jakauman mukaisiin osiin.

Tarjouskilpailuihin osallistumisen ja tuotantokustannusten laskemisen tulisi olla tarjoajille mahdollisimman helppoa. Koska hankintayksikkö tekee sopimuksen usein vain yhden tarjoajan kanssa, tarpeettoman laajat ja monimutkaiset kysymykset tarjouspyynnössä johtavat tarjoajien ajan tehottomaan käyttöön. Kysymyksiä voidaan tarvittaessa esittää voittajalle erikseen. Olemme nähneet tarjouskilpailussa esitettävän jopa satoja arvioitavia kysymyksiä, joihin kaikkien tarjoajien on tullut vastata. Lisäksi tarpeettomien ja vääränsuhtaisten ehtojen käyttöä tulisi välttää; ehtojen tulisi olla relevantteja juuri kyseisen hankinnan kohteen kannalta eikä asettaa esteitä markkinoille pääsylle.

Eräs hankintayksiköitä askarruttava olennainen kysymys erityisesti teknologia-alalla on, kuinka hankintayksikkö onnistuisi houkuttelemaan tarjouskilpailuihin mukaan kaikista parhaimmat kyvyt. Lähteidemme mukaan jotkin teknologiayritykset osallistuvat vain 70 prosenttiin niistä tarjouskilpailuista, joihin ne voisivat osallistua. Syynä tähän ovat ohjelmistotoimialan riittämättömät henkilöresurssit. Hankintayksiköiden kannattaa kiinnittää tähän huomiota jo tarjouspyyntöä laatiessaan; parhaimpia kykyjä voi yrittää houkutella osallistumaan tarjouskilpailuun esimerkiksi kuvaamalla kyseessä olevien tehtävien tärkeyttä, hyvää ja joustavaa työskentelyilmapiiriä, sopimuksen aitoa ketteryyttä tai ansioluetteloihin saatavaa hyödyllistä merkintää.

Yksi olennainen elementti useampien tarjoajien saamiseksi osallistumaan tarjouskilpailuihin on kokemuksemme perusteella selkeän tarjouspyynnön ja tarjoamisohjeiden laatiminen. Tarjouskilpailuihin osallistumisesta tulisi tehdä tarjoajille mahdollisimman helppoa. Omassa työssämme, kummalla tahansa puolella pöytää, laadimme tarjouspyyntöihin tarkastuslistoja tarjouspyynnönmukaisuuden varmistamiseksi sekä vastaamme tarjoajien kysymyksiin jo markkinavuoropuhelun aikana. Suosittelemme, että markkinavuoropuhelussa kommunikaatio olisi siis kaksisuuntaista; toimittajat arvostavat vastausten saamista. Yleisenä tapanahan on vain muokata tarjouspyyntöä saatujen kommenttien perusteella. Tällöin toimittajalle voi jäädä varsin epäselväksi, miksi jokin muutos on tehty tarjouspyyntöön ja mitä sillä tarkoitetaan.

Markkinavuoropuhelu onkin tärkeä osa tarjouskilpailua; yksikään hankintayksikkö ei voi tuntea kaikkia toimialoja eikä jokaisessa hankinnassa ole mahdollista käyttää ulkopuolista substanssiapua, joten markkinoilta saadut kommentit ovat kullanarvoisia. Hankintayksiköiden vastaukset tarjoajien kysymyksiin auttavat tarjoajia esimerkiksi löytämään olennaiset tiedot tarjouspyynnöstä tai ymmärtämään logiikan tietyn vaatimuksen takana, mikä tekee osallistumisesta tarjouskilpailuun mielekkäämpää.

Tutkimustuloksia tarjousten määriin vaikuttavista tekijöistä

Ruotsin kilpailuviranomainen (Konkurrensverket) julkaisi hiljattain tilaamansa tutkimuksen ”Competition and Litigation in Swedish Public Procurement”, jossa selvitettiin, mitkä tekijät vaikuttavat tarjousten määrään julkisissa hankintamenettelyissä Ruotsissa. Tutkimuksen mukaan erityisesti pienet yritykset saattavat jättää osallistumatta tarjouskilpailuun, mikäli tarjouksen jättäminen vaatii paljon työtä. Myös tutkimustulokset siis osoittavat, että tarjoajille vähemmän raskaat hankintaprosessit, kullekin toimialalle tyypillisten käytäntöjen suosiminen sekä aikainen kommunikointi markkinatoimijoiden kanssa voivat lisätä tarjoajien määrää. Tutkimus osoittaa myös, että hankintailmoituksen aktiivisella markkinoilla sekä esimerkiksi CPV-koodien lukumäärällä on vaikutusta tarjoajien määrään. Sen sijaan hinta-laatusuhteen käyttäminen valintaperusteena ei tutkimuksen mukaan ole merkittävä tarjousten määrään vaikuttava tekijä. Tältä osin vaihtelua on kuitenkin toimialoittain ja merkityksellistä onkin se, onko hankintayksikön käyttämä mekanismi kyseiselle toimialalle tyypillinen. Tämä korostaa kulloinkin kyseessä olevan toimialan ja sen käytäntöjen tuntemisen tärkeyttä. Ennen varsinaisen hankintamenettelyn aloittamista toteutettava markkinakartoitus esimerkiksi tietopyynnön tai teknisen vuoropuhelun muodossa on hyvä keino hankintayksikölle kartoittaa markkinoilla olevaa tilannetta ja lisätä hankintayksikön substanssi- ja markkinatuntemusta.

Eräs mielenkiintoinen tarjoajien määrää lisäävä tekijä on myös marraskuussa 2019 julkaistun ”The Impact of Open Data on Public Procurement” tutkimuksen mukaan julkisiin hankintoihin liittyvän datan avaaminen yleisölle. EU on tuonut hankintamenettelyjä ja niiden tuloksia koskevan tiedon käyttäjäystävälliseen ja kerralla ladattavaan muotoon, mikä tutkimuksen mukaan tarjoajien määrän kasvun lisäksi muun muassa helpottaa uusien toimijoiden pääsyä markkinoille.

Tarjouskilpailut muutoksen välineinä

Digitalisaatio ja digitaalinen muutos julkisella sektorilla ei tapahdu ilman julkisia hankintoja. Usein muutokset on tehtävä tarjouskilpailujen kautta, mikä tarkoittaa sitä, että julkisten hankintamenettelyjen oikea ja tehokas käyttö on elintärkeä osa pohjoismaisten yhteiskuntiemme hyvinvointia. Erityisesti uudenlaisten ratkaisujen hankinnassa ennen hankintamenettelyn aloittamista toteutettavan markkinakartoituksen merkitystä emme voi liikaa korostaa.

Viitatut tutkimukset:

Outi Jousi
asianajaja, Head of Public Procurement, Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy

Eeva Tiainen
associate, Hannes Snellman Asianajotoimisto Oy

Toimittaja: Jukka Savolainen, Edilex-toimitus (jukka.savolainen@edita.fi)

Lisää muistilistalle

Muuta kansioita

Dokumentti ei ole muistilistallasi. Lisää se valittuun tai uuteen kansioon.

Lisää dokumentti kansioihin tai poista se jo liitetyistä kansioista.

Lisää uusi kansio.

Lisää uusi väliotsikko.