tarkastusoikeus - rikostausta

Säädösperusta:	EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen päätös
Antopäivä:	13.01.2022
Diaarinumero:	7635/162/21

Apulaistietosuojavaltuutetun päätös

Asia

Rekisteröidyn tarkastusoikeuden käyttäminen rekisterinpitä-jän pyynnöstä poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta

Vireillepanija

Tietosuojavaltuutetun toimiston oma aloite

Rekisterinpitäjä

Kymenlaakson sosiaali- ja terveyspalvelujen kuntayhtymä Kymsote

Rekisteröidyn vaatimukset

Tietosuojavaltuutetun toimiston poliisilta saamien tietojen mukaan poliisille on tullut lukuisia henkilötietojen käsittelystä poliisitoimessa annetun lain (1054/2018, jäljempänä rikosasioiden tietosuojalaki) 23:n mukaisia rekisteröidyn tarkastusoikeutta koskevia pyyntöjä, joissa rekisteröity on käyttänyt tarkastusoikeutta rekisterinpitäjän pyynnöstä. Poliisilta saadun tiedon mukaan rekisterinpitäjän sosiaalipalvelut ovat edellyttäneet tukiperhe- tai sijaisperhetoimintaan hakeutuvilta henkilöiltä, että he käyttävät rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta ja toimittavat saamansa vastauksen rekisterinpitäjän nähtäväksi.

Rekisterinpitäjältä saatu selvitys

Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artiklan 58 artiklan kohdan 1 ja tietosuojalain (1050/2018) 18 §:n nojalla tietosuojavaltuutetun toimisto pyysi 20.9.2021 rekisterinpitäjältä selvitystä asiassa, selvitys saatiin 13.12.2021. Selvityksen on antanut sosiaalityön palvelujohtaja.

Selvityksessään rekisterinpitäjä toteaa seuraavaa:

Rekisterinpitäjä tiedottaa sijaisvanhemmuutta suunnitteleville perheille, että ennen valmennusprosessin alkamista perheen molempien vanhempien tulee itse pyytää poliisilta poliisin tilannetiedot ja esittää ne rekisterinpitäjän PRIDE-valmentajille. Valmentajat tarkistavat näistä asiakirjoista perheen mahdolliset ehdottomat esteet PRIDE-valmennukseen osallistumiseen ja sijaisvanhempana toimimiseen. Asiakirjat jäävät tarkistuksen jälkeen perheelle itselleen. Asiakirjojen tarkistuksen jälkeen sijaisperheen valmennusprosessi voi edetä. Mikäli perhe ei halua ehdottomien esteiden tarkistamiseen tarvittavia poliisin tilannetietoasiakirjoja pyytää tai esittää niitä valmentajille, ei valmennusprosessi voi edetä eikä perhe voi osallistua PRIDE-valmennukseen.

Menettely on ohjeistettu niin, että perhe itse pyytää poliisin tilannetietoasiakirjoja poliisilta. Valmentajat tarkistavat perheen läsnä ollessa asiakirjoista mahdolliset ehdottomat esteet sijaisvanhempana toimimiselle ja luovuttavat asiakirjat takaisin perheelle välittömästi tarkistuksen jälkeen. Tietoja käsittelee/tiedot tarkistavat ainoastaan kaksi RRIDE-valmennuksesta vastaavaa työntekijää. Tietoja ei tallenneta mihinkään ja asiakirjat luovutetaan välittömästi tarkastuksen jälkeen takaisin perheelle.

Sijaisvanhemmuutta suunnittelevan ja PRIDE-valmennukseen osallistuvan perheen taustatiedot ovat ehdottoman tärkeät tarkistaa ennen valmennuksen aloittamista. Esimerkiksi perheen vanhemman mahdolliset rattijuopumukset tai perheeseen tehdyt kotihälytykset ovat asioita, jotka täytyy voida tarkistaa ja tulla valmentajien tietoon ennen valmennuksen aloittamista. Näitä esimerkkinä olevia asioita ei pystytä millään muulla tavoin selvittämään. Kyseiset esimerkit ovat kuitenkin asioita, jotka tulee olla rekisterinpitäjän tiedossa, jotta niiden suhteen voidaan käyttää erityisen tarkkaa arviointia perheen sijaisvanhempina toimimiseksi.

Lasten ja nuorten vapaaehtoisen tukihenkilö- ja tukiperhetoiminnan osalta koulutukseen osallistujilta ja toimintaan hakeutuvilta pyydetään etukäteen kirjallinen suostumus siihen, että rekisterinpitäjän koulutuksen järjestäjä tilaa rikosrekisteriotteen. Rikosrekisteriotteen tarkistaminen edesauttaa ainoastaan tuomion saaneiden henkilöiden poissulkemisessa lasten kanssa tapahtuvasta toiminnasta. Vaikka otteella ei olisi merkintöjä ollenkaan, rekisterinpitäjä tekee aina itsenäisesti päätöksen vapaaehtoisen rekrytoimisesta. Vapaaehtoista koskevien henkilötietojen käsittelemisessä noudatetaan tietosuoja-asetuksen ja tietosuojalain säännöksiä. Rikosrekisteriotetta ei säilytetä rekisterinpitäjän toimesta, vaan ainoastaan tietojärjestelmän resurssiin merkitään se nähdyksi tukisuhdetyön toteuttamista varten ja ainoastaan sen toiminnan ajaksi.

Sijaisperheiksi hakeutuvien osalta rikosrekisteri ja poliisin tilannetietojen hakemista koskeva ohjeistus on kuvattu rekisterinpitäjän perhehoidon toimintaohjeeseen. Valmistelemme myös vapaaehtoistoimintaan tukihenkilö- ja tukiperhetoiminnan osalta selkeää ohjeistusta. Olemme käsittäneet, että valtakunnallisesti tästä on ollut erilaisia käytäntöjä poliisin tilannetietojen pyytämisen suhteen. Rekisterinpitäjä ei kuitenkaan edellytä tätä tukiperhe- ja tukihenkilötoimintaan osallistuvien osalta.

Sovellettavat säännökset ja asian arviointi

Rekisterinpitäjä on ottanut käyttöön menettelytavan, jossa sijaisvanhemmiksi haluavien perheiden molempien vanhempien tulee itse pyytää poliisilta poliisin tilannetiedot ja esittää ne rekisterinpitäjälle tarkistamista varten. Sijaisvanhemmuudelle tarkoitettaneen perhehoitolain (263/2015) 3 §:n mukaista perhehoitoa.

Rekisteripitäjä kertoo, että kysymyksessä ovat poliisin tilannetiedot. Lainsäädäntö ei tunne määritelmää tai menettelyä, jota kutsuttaisiin poliisin tilannetietojen pyytämiseksi. Käytännössä rekisterinpitäjä on edellyttänyt, että perhehoitajiksi haluavien henkilöiden tulee käyttää rikosasioiden tietosuojalain 23 §:ssä säädettyä rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin henkilötietojen käsittelyn osalta ja esittää tarkastusoikeuden perusteella saamansa henkilötiedot rekisterinpitäjän edustajalle.

Tietosuoja-asetuksen 1 luvun 4 artiklan 2 kohdassa on määritelty henkilötietojen käsittely, henkilötietojen käsittelyä on myös se, että rekisterinpitäjä edellyttää rekisteröityä esittämään henkilötietoja sisältäviä dokumentteja ja tarkistaa niitä.

Tietosuoja-asetuksen artiklan 10 mukaan rikostuomioihin ja rikoksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyvien henkilötietojen käsittely 6 artiklan 1 kohdan perusteella suoritetaan vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa säädetään asianmukaisista suojatoimista rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi. Kattavaa rikosrekisteriä pidetään vain julkisen viranomaisen valvonnassa.

Tietosuoja-asetus on jäsenvaltioissa suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 2 kohta kuitenkin mahdollistaa yksityiskohtaisempien säännösten antamisen asetuksen säännösten mukauttamiseksi silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohta edellyttää, että henkilötietojen käsittelyn perustasta säädetään näissä tilanteissa unionin oikeudessa tai rekisterinpitäjään sovellettavassa jäsenvaltion lainsäädännössä. Tällainen lainsäädäntö voi sisältää säännöksiä muun muassa käsiteltävien tietojen tyypistä, rekisteröidyistä, tahoista, joille ja tarkoituksista joihin henkilötietoja voidaan luovuttaa.

Suomen kansallisessa lainsäädännössä on tietosuoja-asetuksen 10 artiklan tarkoittama säädös, joka koskee perhehoitajien osalta rikostuomioihin ja rikoksiin liittyvien henkilötietojen käsittelyä. Perhehoitajan rikostaustan tarkistamiseen sovelletaan lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettua lakia (504/2002), tämän lain 2 §:n 1 momentin 3 kohdan mukaisesti. Lainsäädännöllä on siten luoto oikeasuhtainen ja tarkoituksenmukainen menettely lasten kanssa työskentelevien rikostaustan tarkistamiseksi.

Rekisteröidyn tarkastusoikeuden tavoitteena on se, että rekisteröidyllä on mahdollisuus käyttää tätä oikeutta, jotta hän voi itse pysyä perillä käsittelyn lainmukaisuudesta ja tarkistaa sen. Viranomainen ei voi edellyttää rekisteröityä toimittamaan itselleen rekisteröidyn tarkastusoikeuden käytön perusteella saamia tietoja, eikä siten käyttää rekisteröidyn tarkastusoikeutta viranomaisen tiedonhankkimisen välineenä. Vaikka rekisterinpitäjän käsityksen mukaan laajempi tietojen hankkiminen ja henkilötietojen käsittely olisi perusteltua, rekisterinpitäjä ei voi ottaa laissa säädetyn menettelyn lisäksi käyttöön täydentäviä lainvastaisia menettelytapoja.

Henkilötietojen käsittelyn edellytyksistä viranomaistehtävissä noudatetaan tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan c ja e alakohtia ja niiden perusteella annettuja kansallisia säännöksiä. Rikostuomioita ja rikoksia tai niihin liittyvien turvaamistoimien osalta viranomaisen toimintaa koskevien säännösten tulee täyttää tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa määrätyt edellytykset. Edellyttäessään, että perhehoitajiksi pyrkivien on käytettävä rikosasioiden tietosuojalain mukaista tarkastusoikeutta ja käsitellessään tarkastusoikeuden perusteella saatuja henkilötietoja rekisterinpitäjä on toiminut vastoin tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan ja 10 artiklan säännöksiä, koska sillä ei ole ollut kysymyksessä olevaan henkilötietojen käsittelyyn lainmukaista perustetta.

Rekisterinpitäjä ei edellytä tarkastusoikeuden käyttämistä tukiperhe- ja tukihenkilötoimintaan osallistuvien osalta. Lasten ja nuorten vapaaehtoisen tukihenkilö- ja tukiperhetoiminnan osalta koulutukseen osallistujilta ja toimintaan hakeutuvilta rekisterinpitäjä pyytää etukäteen kirjallisen suostumuksen siihen, että rekisterinpitäjän koulutuksen järjestäjä tilaa rikosrekisteriotteen. Saadun selvityksen perusteella menettely noudattaa lakia lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014).

Apulaistietosuojavaltuutetun huomautus ja määräys

Annan rekisterinpitäjälle tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisen huomautuksen, koska rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytoimet ovat edellä selostetulla tavalla olleet tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan ja 10 artiklanvastaisia.

Määrään tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan d mukaisesti rekisterinpitäjän saattamaan henkilötietojen käsittelytoimet tämän asetuksen säännösten mukaisiksi 30 päivän kuluessa tämän päätöksen tiedoksisaannista, ellei se hae muutosta tähän päätökseen. Rekisterinpitäjän on tämän määräyksen perusteella lakkautettava menettely, jossa perhehoitajiksi haluavien henkilöiden edellytetään käyttävän rekisteröidyn tarkastusoikeutta poliisin henkilörekistereihin ja toimittavan poliisilta saamansa henkilötiedot rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjän on perhehoitajan rikostaustan tarkistamisen osalta sovellettava lasten kanssa työskentelevien rikostaustan selvittämisestä annettua lakia (504/2002).

Muutoksenhaku

Tietosuojalain (1050/2018) 25 §:n mukaan tähän päätökseen voi hakea muutosta valittamalla hallinto-oikeuteen noudattaen mitä laissa oikeudenkäynnistä hallintoasioissa (808/2019) säädetään. Valitus tehdään Itä-Suomen hallinto-oikeuteen.

Tiedoksianto

Päätös annetaan tiedoksi hallintolain (434/2003) 60 §:n mukaisesti postitse saantitodistusta vastaan.

Päätös on lainvoimainen.