Rikostausta - Henkilötiedot - Tietojen minimointi - Tukihenkilötoiminta

Säädösperusta:	EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen päätös
Antopäivä:	15.01.2021
Diaarinumero:	6689/186/20

ASIA

Rekisteröity on lähettänyt tietosuojavaltuutetun toimistoon toimenpidepyynnön, joka koskee hänen henkilötietojensa käsittelyä Helsingin kaupungin sosiaali- ja terveystoimialan toimesta. Henkilötietojen käsittely on tapahtunut siinä yhteydessä, kun hän on hakenut vapaaehtoiseksi lapsen/nuoren tukihenkilöksi. Rekisteröity pyytää tietosuojavaltuutettua ottamaan kantaa kysymyksessä olevan henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyltä saatu selvitys

Rekisteröity on hakenut Helsingin kaupungille vapaaehtoiseksi lapsen/nuoren tukihenkilöksi. Rekisteröity on käynyt tukihenkilötoiminnan sosiaaliohjaajan haastattelussa 20.8.2020. Haastattelun yhteydessä hän on antanut valtakirjan tietojen pyytämiseen poliisilta. Puhutun perusteella hän on ymmärtänyt, että valtakirjalla annetaan suostumus rikosrekisteriotteen hakemiseen. Haastattelija oli sanonut, että rikosrekisteriotteen lisäksi tulee tieto kotihälytyksistä.

Rekisteröity on käynyt asiassa kirjeenvaihtoa sähköpostitse rekisterinpitäjän edustajien kanssa. Osa kirjeenvaihdosta on toimitettu tietosuojavaltuutetun toimistoon sen jälkeen, kun rekisterinpitäjälle on lähetty asiaa koskeva selvityspyyntö. Jäljempänä on selostettu asian käsittelyn kannalta merkitykselliset viestit. Rekisterinpitäjän kuuleminen tästä kirjeenvaihdosta on hallintolain (434/2003) 34 §:n 2 momentin 5 kohdan tarkoittamalla tavalla ilmeisen tarpeetonta, koska rekisterinpitäjän edustajat ovat itse olleet viestinnän osapuolina.

Rekisteröity on 27.8.2020 saanut rekisterinpitäjän edustajalta viestin, joka kuului mm. seuraavasti: ”Poliisitietosi saapuivat eilen ja yllätyin kun saimme sinusta useamman tutkintailmoituksen. Et maininnut näistä vanhoista jutuista haastattelussa, vaikka olet toki niissä kaikissa asianomistajan roolissa. Haluatko vielä jutella näistä kanssani tarkemmin puhelimessa?”

Rekisteröity on 28.8.2020 on saanut rekisterinpitäjän edustajalta viestin, jossa todetaan mm. seuraavaa ”Voin näyttää kyseiset tutkintailmoitukset sinulle, kun tapaamme seuraavan kerran ja sen jälkeen pistän ne silppuriin. Ilmoituksissa mainituilla asioilla ei ole tekemistä tukihenkilönä toimimisen kanssa, eikä minulla ole tarvetta menneitä asioita käsitellä, jos ne sinusta on käsitelty. Meillä tosiaan on toimiva yhteistyö poliisin kanssa ja sillä valtakirjalla, jonka allekirjoitit poliisi toimittaa meille ilmoitusjäljennökset kaikista kyseisen henkilön jutuista. Tämä on meille erittäin tärkeä osa valintaprosessia, kun teemme arviota kuka soveltuu toimintaamme ja kuka ei.”

Rekisteröity on 2.9.2020 saanut rekisterinpitäjän edustajalta viestin vastauksena tiedusteluunsa: ”Olet oikeassa, että tutumpi laki lasten kanssa toimivia vapaaehtoisia koskien on laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä. Lasten kanssa itsenäisesti toimivien vapaaehtoisten osalta on kuitenkin Helsingin kaupungin lastensuojelun ja sosiaalihuoltolain mukaisten erityisen tuen asiakkaiden osalta nähty tärkeänä selvittää taustaa kattavammin. Sijaisperheenä, vastaanottoperheenä, tukiperheenä tai tukihenkilönä toimiva aikuinen on tekemisissä usein traumatisoituneen tai erityistarpeisen lapsen kanssa. On tästä syystä erityisen tärkeää, että kaupunki vastuullisena toimijana varmistuu siitä, että lapsen on turvallista olla tehtävään valmennetun vapaaehtoisen aikuisen kanssa. Joskus on tilanteita, että rikosrekisteriote lasten kanssa toimivan vapaaehtoisen osalta ei anna riittävän kattavaa tietoa, vaan toimintaan pyrkii mukaan aikuisia, joilla on esimerkiksi sellaista rikollista taustaa, jota ei kyseisessä rikosrekisteriotteessa käy ilmi. Tästä syystä tukihenkilötoimintaan mukaan hakeutuvilta pyydetään suostumus sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:n 1 momentin mukaisten tietojen pyytämiseen poliisiviranomaiselta. Eritoten suostumuksessa tarkoitetaan momentin viimeistä lausetta, jossa viitataan viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamiseen.

Henkilöstä poliisilta saatuja tietoja ei luonnollisesti säilytetä, ja valmennusprosessin aikana saadut tiedot käsitellään valmennettavan vapaaehtoisen kanssa. Kaikki muutkin henkilöä koskevat kaupungin hallussa olevat dokumentit ovat tietenkin asianomaisen nähtävissä, ja sitä varten voi sopia tapaamisen asiasta vastaavan työntekijän kanssa. Koska yhteydenottosi johdosta tarkastelimme vielä erityisellä kriittisyydellä käytössä olevaa suostumuslomaketta sekä siinä viittauksen kohteena olevaa (edellä mainittua) lainkohtaa, jään pohtimaan onko muutaman vuoden takainen lakiyksikön kanssa laadittu lomake sanamuodoltaan liian epätarkka. Tulen siksi olemaan yhteydessä Helsingin kaupungin lakipalvelut-yksikköön sen tarkentamiseksi, onko pykälän tulkinnan osalta tapahtunut lomakkeen laatimisen jälkeen jotain muutoksia tai onko sanamuotoa syytä jatkoa varten täsmentää.”

Rekisteröity on 24.9.2020 lähettänyt rekisterinpitäjän edustajalle viestin: Silmäilin näitä tänään toimistollanne valokuvaamiani dokumentteja. Tietopyyntönne poliisilta koskee "poliisiasiain tietojärjestelmässä olevia tietoja", ilman aikarajaa. Valokuvaamani dokumentit ovat kolme tutkintailmoitusta, jotka on kirjattu vuosina 2015, 2016 ja 2018, ja joissa kaikissa olen asianomistajana. Nämä on katsottu teillä sosiaalihuoltolain tarkoittamaksi välttämättömäksi tiedoksi tukihenkilötoiminnan kannalta, jossa ei-ammattilainen vapaaehtoinen viettää kaksi kertaa kuukaudessa aikaa lapsen/nuoren kanssa. Vertailun vuoksi esimerkiksi Helsinki Missiolla vastaavaan vapaaehtoistyöhön haastavassa elämäntilanteessa olevalle nuorelle/lapselle on arvioitu riittäväksi selvitykseksi rikosrekisteriote vapaaehtoiselta aikuisystävältä. Myös SOS-kriisipuhelimessa, jonka koulutuksen juuri aloitin, ja johon soittavat hyvin haastavassa tilanteessa olevat lapset ja nuoret, on katsottu riittäväksi selvitykseksi vapaaehtoisen rikosrekisteriote. Kuvaamallani, allekirjoittamallani valtakirjallakaan en ole antanut suostumustani näiden tutkintailmoitusten hakemiseen, vaan pelkästään rikos- ja rangaistusmerkintöihin. On hyvä, että sain nyt vihdoin tänään tavatessamme esittämiini tietopyyntökysymyksiin vastauksen, joskaan en useaan kertaan pyytäessänikään saanut näistä dokumenteista teiltä jäljennöksiä, enkä perusteita siihen miksei 13 sivullisesta voitu ottaa kopioita, vaan pystyin vain kuvaamaan ne puhelimellani, jonka jälkeen laitoitte dokumentit lukittuun tietosuojaroska-astiaan tuhottavaksi. Mainitsit tämän päivän tapaamisessa "yhteisen tiemme päättymisestä" ja varmistan, että tarkoititko tällä, että syksyn tukihenkilökoulutukseen valituksi tulemiseni on peruutettu, enkä siten tulekaan pääsemään lokakuussa alkavaan koulutukseen? Mikäli näin, voisinko vielä saada perustelut tälle valinnan peruutukselle? Olin siinä käsityksessä, että tätä prosessin asianmukaisuuden arviointia ei ole teidänkään taholtanne henkilöitetty, vaan se on kyetty käsittelemään asiana.”

Rekisteröity on 25.9.2020 saanut rekisterinpitäjän edustajalta viestin: ”Tukihenkilötoiminnassa ron asian käsittely vielä kesken sikäli, että tehtyjen tietopyyntöjen perusteella alayksikössämme laaditaan selvitystä tietosuojavaltuutetulle. Alayksikön esihenkilönä katson, ettei toimintaan osallistuminen ole mahdollista ainakaan tämän prosessin ollessa kesken. Asiaan voi palata sitten, kun prosessi on päätöksessä, mikäli se on edelleen puoleltasi ajankohtaista. En näe olevan asianmukaista toteuttaa valmennusta henkilön kanssa, joka ei ole vielä saanut pyytämäänsä ja Helsingin kaupungin käsittelyssä olevaa kirjallista selvitystä selvityspyyntöönsä. Tämänkaltaiset prosessit on henkilöstä riippumatta tarpeen viedä ensin päätökseen.”

Rekisteröity on 4.11.2020 saanut rekisterinpitäjän edustajalta viestin: ”Tukihenkilötoimintaan valintasi jälkeen olemme arvioineet esimiesten kesken soveltuvuuttasi Helsingin kaupungin lasten ja nuorten tukihenkilötoimintaan uudestaan. Valintakriteereiden perusteella et sovellu tähän toimintaan, eli emme kutsu sinua tukihenkilövalmennukseen. Perusteluna tähän on se, että tapaamisessa 24.9.2020 sanoit, että et olisi halukas jatkossakaan taustatietojen (poliisitietojen) selvittämiseen, jota edellytämme toiminnassamme. Tukihenkilönä toimiva aikuinen on tekemisissä usein traumatisoituneen tai erityistarpeisen asiakaslapsen kanssa. Tästä syystä on erityisen tärkeää, että kaupunki vastuullisena toimijana (palvelujen tuottajana ja valvojana) varmistuu siitä, että lapsen on turvallista olla tehtävään valmennetun vapaaehtoisen aikuisen kanssa. Tukihenkilötoiminnan osalta prosessisi päättyy tähän.

Rekisterinpitäjältä saatu selvitys

Tietosuojavaltuutetun toimisto on pyytänyt asiassa selvitystä rekisterinpitäjältä. Selvitys on saatu 9.12.2020. Selvityksen on antanut Helsingin kaupunki, Sosiaali- ja terveystoimiala, Perhe- ja sosiaalipalvelut palvelukokonaisuus, lastensuojelun johtaja. Selvitykseen on liitetty lastensuojelupalvelujen päällikön selvitys.

Selvityksessä todetaan, että tukihenkilötoiminnassa on puuttunut selkeä ohjeistus tukihenkilöiden taustan selvittämiseen ja lomakkeet ovat sisältäneet virheitä. Helsingin kaupunki päivittää ohjeistuksen ja uusii lomakkeet. Selvitykseen on liitetty käytössä olleet vanhat lomakkeet.

Mihin säännökseen edellä kuvattu toiminta rekisterinpitäjän käsityksen mukaan perustuu.

Lapsen tukihenkilöksi hakevalta on pyydetty kirjallinen suostumus sille, että Helsingin Sosiaali- ja terveystoimialan lastensuojelun tukihenkilötoiminta pyytää hakijaa koskevat mahdolliset rikos- ja rangaistusmerkinnät sekä koti hälytykset ja kiinniotot poliisiviranomaiselta.

Lapsen edun mukaista on, ettei sosiaalihuoltolain 28 § mukaiseksi tukihenkilönä toimivalla ole aikaisempia merkintöjä poliisin rekisterissä, koska lapsi on haavoittuvassa asemassa ikänsä ja kehitystasonsa mukaisesti. Tukihenkilötoiminnan (SHL 28 §) piirissä olevat lapset ovat erityistä tukea tarvitsevia lapsia (SHL 3 §) tai suojelutarpeessa olevia lapsia (Lastensuojelulaki 27 §).

Sosiaalihuoltolain 28 § mukaisena tukihenkilönä toimiva aikuinen on tekemisissä erityistarpeisen ja usein traumatisoituneen lapsen kanssa. On tästä syystä erityisen tärkeää, että kaupunki vastuullisena toimijana varmistuu siitä, että lapsen on turvallista olla tehtävään valmennetun vapaaehtoisen aikuisen kanssa. Rikosrekisteriote lasten kanssa toimivan vapaaehtoisen osalta ei anna riittävän kattavaa tietoa, vaan toimintaan on pyrkinyt mukaan aikuisia, joilla on esimerkiksi taustaa, jota ei kyseisessä rikosrekisteriotteessa käy ilmi (esim. kotihälytykset päihtymyksen ja lähisuhdeväkivallan takia).

Näistä syistä johtuen rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien poliisilta saatujen henkilötietojen käsittely on tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohdan perusteella sallittua, koska tietoja käsitellään välittömästi lainkohdassa viitatun 6 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetuista laissa säädetyistä tehtävistä johtuen. Muita kuin rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyviä poliisilta saatuja henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, ja käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista sosiaali- ja terveystoimialan tehtävien suorittamiseksi.

Minkä poliisin yksikön tai edustajan kanssa rekisterinpitäjä on sopinut edellä kuvatusta menettelystä.

Ei ole sopimusta menettelystä poliisin kanssa. Menettely on perustunut sosiaalihuollon asiakaslain 20 §:ään: Valtion ja kunnan viranomainen sekä muu julkisoikeudellinen yhteisö, kansaneläkelaitos, eläketurvakeskus, eläkesäätiö ja muu eläkelaitos, vakuutuslaitos, koulutuksen järjestäjä, sosiaalipalvelun tuottaja, terveyden- ja sairaudenhoitotoimintaa harjoittava yhteisö tai toimintayksikkö sekä terveydenhuollon ammattihenkilö ovat velvollisia antamaan sosiaalihuollon viranomaiselle sen pyynnöstä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä hallussaan olevat sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä (asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi), sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten.

Onko rekisterinpitäjä tietoinen siitä, mitä asiasta on säädetty laissa lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä (148/2014)

Olemme tietoisia asiasta säädetystä laista. Toiminnassamme täyttyy lain lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittäminen 5 §, eli rikosrekisteriote pyydetään oikeusrekisterikeskuksesta. Tämän lisäksi pyydämme tukihenkilöksi aikovan suostumuksella poliisin tiedossa olevat muut tiedot hakijasta, jotka ovat yksityiskohtaisemmat ja tarpeelliset sosiaalihuollon järjestämiseksi.

Asiaan liittyvät mahdolliset sopimusasiakirjat poliisin kanssa ja käytettävän valtakirjan malli tulee liittää selvitykseen.

Kunnalla ei ole mitään erillistä sopimusta asiasta. Tiedot pyydetään tukihenkilöksi hakevan antaman kirjallisen suostumuksen perusteella. Käytössä olleet lomakkeet ovat sisällöllisesti virheellisiä ja olemme poistaneet ne käytöstä. Uusia lomakkeita valmistellaan.

Rekisteröidyn vastine

Tietosuojavaltuutetun toimisto on pyytänyt rekisteröidyltä vastinetta rekisterinpitäjän selvityksestä, vastine on saatu 14.12.2020.

Helsingin kaupungin selvityksessä kirjoitetaan: "-- rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien poliisilta saatujen henkilötietojen käsittely on tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohdan perusteella sallittua, koska tietoja käsitellään välittömästi lainkohdassa viitatun 6 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetuista laissa säädetyistä tehtävistä johtuen. Muita kuin rikostuomioihin tai rikkomuksiin liittyviä poliisilta saatuja henkilötietoja käsitellään tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan e alakohdan mukaisesti yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi, ja käsittely on tarpeen ja oikeasuhtaista sosiaali- ja terveystoimialan tehtävien suorittamiseksi."

Toisaalta Helsingin kaupungin selvityksessä korostetaan hakijan rikos- ja rikkomustaustaan liittyviä merkintöjä. Toisaalta Helsingin kaupunki ei ole tehnyt tarkempia aika- eikä aiherajauksia poliisilta kysyttäviin henkilötietoihin tukihenkilöhakijoista. Rikos- ja rangaistusmerkinnät kattavat myös henkilön itse tekemät rikosilmoitukset sekä näissä ilmoituksissa mainittujen Helsingin kaupungin tukihenkilötoimelle tuntemattomien henkilöiden arkaluontoiset henkilötiedot.

Liitteenä olevan kuvan mukaisesti (ko. dokumentti valokuvattu Helsingin kaupungin tukihenkilötoiminnan toimistolla 24.9.2020, kun kävin tarkistamassa minusta käsitellyt henkilötiedot) poliisin minua koskevat "merkinnät poliisiasiain tietojärjestelmästä" ovat tarkoittaneet kolmea tutkintailmoitusta, joissa kaikissa olen asianomistajana. Helsingin kaupungin tukihenkilötoiminnan työntekijä on itse todennut 28.8.2020 lähettämässään viestissä, että näissä kyseisissä "[tutkinta]ilmoituksissa mainituilla asioilla ei ole tekemistä tukihenkilönä toimimisen kanssa". Tästä huolimatta hän kuitenkin tiedusteli haluani jutella näistä ilmoituksista lisää 27.8.2020 lähettämässään viestissä.

Tämä ei voi olla oikeasuhtaista henkilötietojen käsittelyä. Esimerkiksi Helsinki Missiolla vastaavassa vapaaehtoisessa tukihenkilötoimessa haastavien ja lastensuojelun tukitoimien piirissä olevien lasten parissa, vapaaehtoisilta tukihenkilöiltä selvitetään vain rikostaustaote.

Haastattelutilanteessa, tukihenkilöhakijaksi pyrkiessäni, minulle kerrottiin, että allekirjoittamallani valtakirjalla, joka myös Helsingin kaupungin selvityksessä liitteenä, haetaan hakijan rikostaustaote sekä tiedot kotihälytyksistä. Saamani lisätietokysely rikosilmoituksista, joissa itse olen asianomistajana, tuli minulle tämän vuoksi täysin yllättyksenä ja järkytyksenä. En myöskään pyytäessänikään saanut kopioita näistä Helsingin kaupungin tukihenkilötoiminnan hankkimista poliisipapereista, joskin sain valokuvattua ne käydessäni paikan päällä katsomassa ko. dokumentit.

Sovellettavat säännökset ja asian arviointi

Henkilötietojen käsittelystä lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä säädetyn lain (148/2014) soveltaminen

1. Tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 artiklan 10 mukaan rikostuomioihin ja rikkomuksiin tai niihin liittyviin turvaamistoimiin liittyvien henkilötietojen käsittely 6 artiklan 1 kohdan perusteella suoritetaan vain viranomaisen valvonnassa tai silloin, kun se sallitaan unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä, jossa säädetään asianmukaisista suojatoimista rekisteröidyn oikeuksien ja vapauksien suojelemiseksi. Kattavaa rikosrekisteriä pidetään vain julkisen viranomaisen valvonnassa.

2. Ennen tietosuoja-asetuksen voimaantuloa rikollista tekoa, rangaistusta tai muuta rikoksen seuraamusta koskevat tiedot oli säädetty arkaluonteisiksi henkilötiedoiksi henkilötietolain (523/1999) 11 §:n 1 momentin 3 kohdan perusteella.

3. Tietosuoja-asetus on jäsenvaltioissa suoraan sovellettavaa lainsäädäntöä. Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 2 kohta kuitenkin mahdollistaa yksityiskohtaisempien säännösten antamisen asetuksen säännösten mukauttamiseksi silloin, kun henkilötietojen käsittely on tarpeen rekisterinpitäjän lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi (6 artiklan 1 kohdan c alakohta) tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamiseksi tai rekisterinpitäjälle kuuluvan julkisen vallan käyttämiseksi (6 artiklan 1 kohdan e alakohta). Tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 3 kohta edellyttää, että henkilötietojen käsittelyn perustasta säädetään näissä tilanteissa unionin oikeudessa tai rekisterinpitäjään sovellettavassa jäsenvaltion lainsäädännössä. Tällainen lainsäädäntö voi sisältää säännöksiä muun muassa käsiteltävien tietojen tyypistä, rekisteröidyistä, tahoista, joille ja tarkoituksista joihin henkilötietoja voidaan luovuttaa.

4. Perustuslakivaliokunta on lausunnossaan PeVL7/2019 vp) todennut: Myös EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaan erityisiä henkilötietoja, jotka ovat erityisen arkaluonteisia perusoikeuksien ja -vapauksien kannalta, on suojeltava erityisen tarkasti, koska niiden käsittelyn asiayhteys voisi aiheuttaa huomattavia riskejä perusoikeuksille ja -vapauksille. Valiokunta on tämän johdosta kiinnittänyt erityistä huomiota siihen, että arkaluonteisten tietojen käsittely on syytä rajata täsmällisillä ja tarkkarajaisilla säännöksillä vain välttämättömään (ks. esim. PeVL 3/2017 vp, s. 5). Tällaista rajausta on valiokunnan uudemmassa käytännössä pidetty säätämisjärjestyskysymyksenä (ks. esim. PeVL 15/2018 vp, s. 40). Perustuslakivaliokunnan mukaan arkaluonteisten tietojen käsittelyä koskevaa sääntelyä on tietosuoja-asetuksen mahdollistamissa puitteissa edelleen syytä arvioida myös aiemman sääntelyn lakitasoisuutta koskevan käytännön pohjalta. Yleistä tietosuoja-asetusta yksityiskohtaisemman lakitasoisen sääntelyn tarve tulee kuitenkin perustella myös tietosuoja-asetuksen puitteissa tapauskohtaisesti. Sääntelyn tarpeen osalta on syytä kiinnittää huomiota myös asetuksessa omaksuttuun riskiperusteiseen lähestymistapaan. Valiokunta painottaa, että myös arkaluonteisten henkilötietojen käsittelyä koskevan sääntelyn kohdalla on syytä pyrkiä selkeään ja ymmärrettävään lainsäädäntöön (PeVL 14/2018 vp, s. 5—6).

5. Henkilötietojen käsittelystä lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä on säädetty erityislailla. Lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä annetun lain 2 §:n mukaan tässä laissa säädetään menettelystä, jonka avulla selvitetään alaikäisten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustaa.

6. Lain esitöiden (HE 149/2013 vp 13) mukaan esityksen tavoitteena on turvata lapsen henkilökohtaista koskemattomuutta vapaaehtoistoiminnassa sekä siten edistää ja turvata lapsen kasvua, kehitystä ja hyvinvointia. Tarkoituksena on osaltaan turvata lapsen perus- ja ihmisoikeuksien toteutumista sekä suojella lasta seksuaaliselta hyväksikäytöltä ja riistolta, kuten myös muulta vakavalta väkivaltarikollisuudelta ja houkuttelulta huumeiden käyttöön. Tavoitteena on samalla kunnioittaa vapaaehtoistoimintaan osallistuvien henkilöiden yksityisyyden ja henkilötietojen suojaa. Rikostaustaotteen luovuttamisen edellytysten on oltava hyväksyttäviä ja tarkkarajaisia. Ehdotuksen mukaan otteen voisi pyytää vapaaehtoistehtävän järjestäjä vapaaehtoisen suostumuksella. Lainsäädännön toiminnallisena tavoitteena on luoda oikeasuhtainen ja tarkoituksenmukainen menettely sekä vapaaehtoistoimintaa järjestävien että Oikeusrekisterikeskuksen kannalta.

7. Edelleen lain esitöiden (PeVL 37/2013 vp) mukaan oikeasuhtaisuusvaatimuksen kannalta on olennaista, että rikosrekisteriotteen hakeminen edellyttää vapaaehtoisen suostumusta. Lisäksi rikosrekisteriotteeseen merkitään tiedot ainoastaan rikosrekisterilain 6 §:n 2 momentissa lueteltaviksi ehdotetuista, sääntelyn tavoitteiden kannalta merkityksellisistä rikoksista. Rikosrekisteriotteen pyytäminen ei ole myöskään ensisijainen keino suojella alaikäisten henkilökohtaista koskemattomuutta vapaaehtoistoiminnassa, vaan vapaaehtoistehtävän järjestäjän on ensin ryhdyttävä lakiehdotuksen 4 §:ssä tarkoitettuihin koskemattomuutta turvaaviin toimiin. Näistä toimista rikosrekisteriotteen hakijan on ilmoitettava Oikeusrekisterikeskukselle. Vapaaehtoistehtävän järjestäjä saa tehdä vapaaehtoisen henkilötietoihin merkinnät ainoastaan otteen tarkistamisesta ja sen tunnistamistiedot, eikä otteesta saa ottaa jäljennöstä. Lisäksi lakiehdotuksessa on säännökset vaitiolovelvollisuudesta ja rikosrekisteriotteen luovuttamisesta viipymättä asian käsittelyn jälkeen vapaaehtoiselle, jota ote koskee. Ehdotetusta sääntelystä ei ole huomautettavaa sen oikeasuhtaisuuden kannalta.

8. Lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä annetun lain 4 §:n mukaan vapaaehtoistehtävän järjestäjän on luotava toimintaansa koskevia ohjeita tai menettelytapoja, jotka ovat tarpeellisia tämän lain tarkoituksen toteuttamiseksi sekä arvioitava ne vapaaehtoistehtävät, joihin valittavien vapaaehtoisten rikostausta on tarkoitus selvittää.

9. Edellä mainitun lain esitöiden mukaan (LaV 16/2013 vp) valiokunta pitää rikostaustan selvittämisen laajentamista vapaaehtoistoimintaan tärkeänä lisäkeinona lasten suojelemiseksi heidän turvallisuuttaan vaarantavilta rikoksilta. Rikostaustan selvittämisen ennalta ehkäisevä vaikutus on kuitenkin rajallinen, olipa kyseessä vapaaehtoinen tai pakollinen järjestelmä. Tämä johtuu siitä, että rikosrekisteriotteesta ilmenevät vain henkilön tuomiot otteen pyytämishetkellä. Sellaisessa tilanteessa, jossa henkilöä ei ole otteen pyytämishetkellä tuomittu rikoksista, esimerkiksi sen vuoksi, että rikos ei ole paljastunut tai se on vielä tutkinnassa, rikosrekisteriotteessa ei ole merkintää rikoksesta. Tieto myös poistetaan rikosrekisteristä tietyn määräajan kuluttua tuomion antamisesta. Merkinnätön rikosrekisteriote ei myöskään ole tae siitä, ettei henkilö tulevaisuudessa syyllisty kyseisiin rikoksiin. On myös huomattava, että vain hyvin pienessä osassa Oikeusrekisterikeskuskelta haettavista rikosrekisteriotteista on merkintä tuomiosta (0,1 %). Lasten koskemattomuuden tehokas suojaaminen edellyttää siten myös muita keinoja kuin rikostaustan selvittämistä. Tässä suhteessa erityisen myönteisenä valiokunta pitää esityksessä ehdotettua säännöstä siitä, että vapaaehtoistoimintaa järjestävän on luotava toimintaansa koskevia ohjeita ja menettelytapoja alaikäisten henkilökohtaista koskemattomuutta turvaavista toimista (lakiehdotuksen 4 §). Tällaiset yleiset ja jatkuvassa käytössä olevat ohjeet ja menettelytavat ovat lasten suojaamiseksi rikostaustan selvittämistä tehokkaampia. Mainittu velvoite koskee vain sellaisia vapaaehtoistoiminnan järjestäjiä, jotka aikovat hyödyntää rikostaustan selvittämismahdollisuutta.

10. Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan rikostuomioihin ja rikkomuksiin liittyvien poliisilta saatujen henkilötietojen käsittely olisi tietosuojalain 7 §:n 1 momentin 2 kohdan perusteella sallittua, koska tietoja käsitellään välittömästi lainkohdassa viitatun 6 §:n 1 momentin 2 kohdassa tarkoitetuista laissa säädetyistä tehtävistä johtuen. Rekisterinpitäjä viittaa laissa säädetyn tehtävän osalta sosiaalihuoltolain (2014/1301) 28 §:ään, jossa säädetään muista sosiaalipalveluista seuraavasti: erityistä tukea tarvitsevalle lapselle tai hänen perheelleen voidaan järjestää vertaisryhmätoimintaa sekä tukihenkilö- tai perhe lapsen terveyden tai kehityksen turvaamiseksi.

11. Rekisterinpitäjä on ottanut käyttöön menettelytavan, jossa se pyytää poliisilta tiedot lapsen/nuoren tukihenkilöksi pyrkivän henkilön mahdollisista rikos- ja rangaistusmerkinnöistä sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:n perusteella. Tämän menettelyn sijaan rekisterinpitäjän olisi kuitenkin edellä selostetulla tavalla toteutettava lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä annetun lain 4 §:ssä määräämiä toimenpiteitä.

12. Edellä lausutun perusteella lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä ja siihen liittyvästä menettelystä on säädetty erityislailla, rekisterinpitäjä ei voi ottaa käyttöön säännönmukaisia rinnakkaisia menettelytapoja yleisemmän lainsäädännön perusteella ja käsitellä rikostietoja laajemmin kuin erityislaki sallii. Tällainen menettely tekee merkityksettömäksi asiasta säädetyn erityislain ja syrjäyttäisi tästä laista ilmenevät tarkkarajaisuuden, täsmällisyyden ja oikeasuhtaisuuden vaatimukset sekä edellä selostetut eduskunnan lain valmistelun yhteydessä esiin tuomat muut näkökohdat.

Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) soveltaminen

13. Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan sen toiminnassa täyttyy lain lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittäminen 5 §, eli rikosrekisteriote pyydetään oikeusrekisterikeskuksesta. Tämän lisäksi rekisterinpitäjä pyytää tukihenkilöksi aikovan suostumuksella poliisin tiedossa olevat muut tiedot hakijasta, jotka ovat yksityiskohtaisemmat ja tarpeelliset sosiaalihuollon järjestämiseksi. Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan poliisi toimittaa rekisterinpitäjälle ilmoitusjäljennökset kaikista kyseisen henkilön jutuista.

14. Rekisteröidyltä on pyydetty suostumus poliisitietojen hakemiseen. Suostumus ei ole ollut tietosuoja-asetuksen edellyttämällä tavalla vapaaehtoinen, koska rekisterinpitäjä on ilmoittanut rekisteröidylle, että hän ei sovellu lasten ja nuorten tukihenkilötoimintaan, koska hän ei ole suostunut poliisitietojen selvittämiseen. Tietosuoja-asetuksen johdantokappaleessa 43 todetaan seuraavaa: Jotta voidaan varmistaa, että suostumus on annettu vapaaehtoisesti, suostumuksen ei pitäisi olla pätevä oikeudellinen peruste henkilötietojen käsittelylle sellaisessa erityistilanteessa, jossa rekisteröidyn ja rekisterinpitäjän välillä on selkeä epäsuhta. Tämä koskee erityisesti tilannetta, jossa rekisterinpitäjänä on viranomainen ja jossa on sen vuoksi epätodennäköistä, että suostumus on annettu vapaaehtoisesti kaikissa kyseiseen tilanteeseen liittyvissä olosuhteissa. Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 § ei edellytä rekisteröidyn suostumusta tietojen saamiseksi, vaan tietojen käsittelyperuste tulee sovellettavasta erityislainsäädännöstä. Suostumus ei siten voi olla kysymyksessä olevassa tapauksessa henkilötietojen käsittelyn peruste. Suostumusta voitaisiin enintään pitää tietosuojalain 6 §:n 2 momentin mukaisena suojatoimena.

15. Tietojen saaminen poliisilta perustuu rekisterinpitäjän mukaan sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain (812/2000) 4 luvun 20 pykälään, jonka 1 momentin mukaan valtion ja kunnan viranomainen sekä muu julkisoikeudellinen yhteisö, kansaneläkelaitos, eläketurvakeskus, eläkesäätiö ja muu eläkelaitos, vakuutuslaitos, koulutuksen järjestäjä, sosiaalipalvelun tuottaja, terveyden- ja sairaudenhoitotoimintaa harjoittava yhteisö tai toimintayksikkö sekä terveydenhuollon ammattihenkilö ovat velvollisia antamaan sosiaalihuollon viranomaiselle sen pyynnöstä maksutta ja salassapitosäännösten estämättä hallussaan olevat sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti vaikuttavat tiedot ja selvitykset, jotka viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi ovat välttämättömiä asiakkaan sosiaalihuollon tarpeen selvittämiseksi, sosiaalihuollon järjestämiseksi ja siihen liittyvien toimenpiteiden toteuttamiseksi sekä viranomaiselle annettujen tietojen tarkistamista varten.

16. Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 §:ssä säädetään mahdollisuudesta saada sosiaalihuollon asiakassuhteeseen olennaisesti liittyviä välttämättömiä tietoja. Sosiaalihuoltolain (1301/2014) 3 §:n 1 momentin 2 kohdan mukaan sosiaalihuollon asiakkaalla tarkoitetaan sosiaalihuoltoa hakevaa tai käyttävää taikka tahdostaan riippumatta sen kohteena olevaa henkilöä. Vapaaehtoiseksi tukihenkilöksi haluava ei siten ole sosiaalihuollon asiakas. Tukihenkilönä toimivaa henkilöä koskevien rikostietoja ei ole mainittu laissa tai sen esitöissä, eikä asiasta ole muita erityissäännöksiä kuin laki lasten kanssa toimivien vapaaehtoisten rikostaustan selvittämisestä. Sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 20 § mahdollista henkilötietojen saannin vain yksittäistapauksissa, joissa se on harkinnan perusteella todettu välttämättömäksi.

17. Rekisterinpitäjä on pyytänyt poliisilta henkilötietoja vapaaehtoiseksi lapsen/nuoren tukihenkilöksi hakevasta säännönmukaisesti virka-apupyynnöksi otsikoimallaan lomakkeella. Lomakkeessa pyydettiin tietoja henkilön mahdollisista rikos- ja rangaistusmerkinnöistä (esim. kotihälytykset, kiinniotot). Lomakkeessa ei ollut tarkemmin täsmennetty tai rajattu mitä tietoja pyyntö koskee. Tietojen pyytämisen yhteydessä ei ole arvioitu, mitkä tiedot olisivat välttämättömiä rekisterinpitäjän laissa säädetyn tehtävän vuoksi.

18. Tietojen välttämättömyyden tarve tulee harkita tapauskohtaisesti. Kysymyksessä olevassa tapauksessa rekisterinpitäjä on saanut poliisilta tutkintailmoituksia, jossa rekisteröity on asianomistajana. Rekisterinpitäjä on ryhtynyt käsittelemään ilmoituksia ja pyytänyt rekisteröityä keskustelemaan niistä rekisterinpitäjän edustajan kanssa. Rekisterinpitäjän edustaja on myöhemmin kuitenkin ilmoittanut, että ilmoituksissa mainituilla asioilla ei ole tekemistä tukihenkilönä toimimisen kanssa. Käsitellyt henkilötiedot eivät siten saadun selvityksen perusteella ole olleet välttämättömiä eivätkä edes tarpeellista viranomaiselle laissa säädetyn tehtävän vuoksi.

19. Edellä lausutun perusteella rekisterinpitäjän ei ole ollut oikeutta saada tai käsitellä kysymyksessä olevia rekisteröityä koskevia henkilötietoja. Rekisterinpitäjän on toiminut edellä sanotulla tavalla säännösten vastaisesti luodessaan käytännön, jossa poliisilta pyydetään ja saadaan säännönmukaisesti kaikki poliisin rekisteritiedot henkilöistä, jotka hakevavat vapaaehtoiseksi lapsen/nuoren tukihenkilöksi.

Henkilötietojen käsittelyn suunnittelu ja ohjeistus

20. Rekisterinpitäjän selvityksen mukaan käytössä olleet lomakkeet ovat sisällöllisesti virheellisiä ja ne on poistettu käytöstä. Selvityksen mukaan henkilötietojen käsittelystä tukihenkilötoiminnassa on puuttunut selkeä ohjeistus. Helsingin kaupunki on ilmoittanut päivittävänsä ohjeistuksen ja uusivansa kysymyksessä olevat lomakkeet. Saadun selvityksen perusteella rekisteröityä ole informoitu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen 12 artiklassa säädetyllä tavalla.

21. Menettely on ollut epäselvä, rekisteröidyltä on pyydetty suostumus tietojen pyytämiseen poliisilta. Suostumus ei ole ollut tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 1 kohdan alakohdan edellyttämällä tavalla vapaaehtoinen ja sen merkitys lakiin perustuvan tiedonsaantioikeuden yhteydessä jää epäselväksi.

Apulaistietosuojavaltuutetun huomautus ja määräys

Annan rekisterinpitäjälle tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan b alakohdan mukaisen huomautuksen, koska rekisterinpitäjän henkilötietojen käsittelytoimet ovat olleet tietosuoja-asetuksen 5, 6, 10, 12 ja 25 artiklojen vastaisia.

Määrään tietosuoja-asetuksen 58 artiklan 2 kohdan d mukaisesti rekisterinpitäjän saattamaan henkilötietojen käsittelytoimet tämän asetuksen säännösten mukaisiksi 30 päivän kuluessa tämän päätöksen tiedoksisaannista, siten ettei henkilötietoja enää käsitellä tietosuoja-asetuksen 5, 6, 10, 12 ja 25 artiklojen vastaisesti.

Kysymyksessä olevasta henkilötietojen käsittelystä on säädetty erityislailla tietosuoja-asetuksen 10 artiklassa tarkoitetulla tavalla. Tämän erityisäännöksen lisäksi rekisterinpitäjä on ottanut muissa kuin perustelluissa yksittäistapauksissa käyttöön käytäntöjä, jossa henkilötietoja käsitellään säännönmukaisesti laajemmin kuin erityislaissa on säädetty. Tällaiseen käsittelyyn ei ole ollut tietosuoja-asetuksen 6 artiklassa tarkoitettuja perusteita. Rekisterinpitäjä on näin toimiessaan käsitellyt henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 6 ja 10 artiklojen vastaisesti (edellä kohdat 1 – 12).

Rekisterinpitäjä ei ole toteuttanut tietosuoja-asetuksen 25 artiklan edellyttämiä teknisiä ja organisatorisia toimenpiteitä, joilla varmistetaan, että oletusarvoisesti käsitellään vain käsittelyn kunkin erityisen tarkoituksen kannalta tarpeellisia henkilötietoja. Rekisterinpitäjä ei ole suunnitellut henkilötietojen käsittelyä asetuksen 25 artiklan 1 kohdassa tarkoitetulla tavalla ja määritellyt henkilötietojen käsittelytapoja sekä toteuttanut tehokkaasti tietosuojaperiaatteita toteuttamalla mm. tietojen minimointia ja organisatorisia toimenpiteitä siten, että käsittely vastaisi tietosuoja-asetuksen vaatimuksia ja rekisteröityjen oikeuksia suojattaisiin (edellä kohdat 20 - 21). Rekisterinpitäjä on näin toimiessaan käsitellyt henkilötietoja tietosuoja-asetuksen 25 artiklan vastaisesti.

Rekisterinpitäjän käsittelemät tiedot rikosasioissa, joissa rekisterinpitäjä on asianomistajana eivät ole olleet välttämättömiä tai edes tarpeellisia niihin tarkoituksiin, joita varten rekisterinpitäjä on niitä käsitellyt. Rekisterinpitäjä on siten käsitellyt tietosuoja-asetuksen ja edellä selostetun erityissäännöksen vastaisesti henkilötietoja, jotka eivät ole olleet välttämättömiä tai edes tarpeellisia rekisterinpitäjän tehtävissä. Rekisterinpitäjä on näin toimiessaan toiminut tietosuoja-asetuksen 5 artiklan 1 kohdan a ja c alakohdan vastaisesti (edellä kohdat 13 – 19).

Rekisteröityä ei ole informoitu henkilötietojen käsittelystä tietosuoja-asetuksen 12 artiklassa säädetyllä tavalla (edellä kohdat 20 - 21).

Muut toimenpiteet

Tässä päätöksessä ei ole arvioitu poliisin toimintaa tietojen henkilötietojen käsittelyn, erityisesti tietojen luovutuksen yhteydessä. Tietosuojavaltuutetun toimiston tarkastussuunnitelman (dnro 10253/164/20) mukaisesti henkilötietojen luovuttaminen viranomaisille yksittäistapauksissa otetaan tarkastuksen kohteeksi Helsingin poliisilaitoksen osalta vuonna 2021. Tämän vuoksi päätös lähetetään tiedoksi poliisihallitukselle ja Helsingin poliisilaitokselle.

Päätös lähetetään tiedoksi sosiaali- ja terveysministeriölle lainsäädännön ajantasaisuuden mahdollista arviointia varten, koska päätös koske sosiaalihuollon asiakkaan oikeuksista ja asemasta annetun lain 20 §:n tulkintaa.

Päätös lähetetään myös pyynnöstä tiedoksi yhdenvertaisuusvaltuutetulle.

Päätös ei ole vielä lainvoimainen.