opetusala

Säädösperusta:	Henkilötietolain mukainen päätös
Antopäivä:	25.2.2016
Diaarinumero:	239/41/2016

ASIA
Asia koski perusopetuksen 4. luokan ja 8. luokan oppilaille tehtävää hyvinvointikyselyä, joka sisältää koulun ja kouluterveydenhuollon sekä opiskeluhuollon kuraattorin ja psykologin tekemät kyselyt. Kaikkiin kyselyihin vastataan samalla kertaa, ja vastaukset voidaan yhdistää vastaajiin. Ulkopuolinen palveluntuottaja on laatinut kaikki sähköiset kyselyt ja vaikuttaa siltä, että henkilötietojen käsittely on ulkoistettu.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN VASTAUS
Tietosuojavaltuutettu katsoi, että hyvinvointikysely on kooste eri rekisterinpitäjien tekemistä kyselyistä. Ne voidaan tehdä yhtä aikaa, mutta eri kyselyt tulee selkeästi erottaa toisistaan. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa omasta kyselystään ja saamiensa vastausten käsittelystä. Tässä tapauksessa rekisterinpitäjiä ovat opetuksen järjestäjä, kouluterveydenhuollon järjestäjä (terveyskeskus) sekä opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalveluista vastaavat kunnan toimielimet. Kyselyyn tulee liittää lähete, jossa kerrotaan, että vastaaminen on vapaaehtoista. Lähetteessä tulee kertoa jokaisen kyselyn osalta erikseen tietoja keräävä rekisterinpitäjä sekä tietojen keräämisen tarkoitus kyselyssä.

Jokaisen rekisterinpitäjän tulee suunnitteluvaiheessa varmistaa, että kysely ja siinä olevat kysymykset voidaan asiallisesti perustella sen toiminnan kannalta. Opetuksen järjestäjä arvioi, minkälaisia tietoja se voi kysyä oppilaistaan ja heidän perheistään hoitaessaan opetustoimen lainsäädännössä säädettyjä tehtäviään. Kouluterveydenhuoltoa koskeva lainsäädäntö tehtäviin liittyvän kyselyn sisällön. Myös opiskeluhuollon kuraattori ja psykologi määrittelevät kumpikin erikseen tekemänsä kyselyn sisällön niille laissa säädettyjen tehtävien perusteella.

Tietosuojavaltuutettu totesi vielä, että sen henkilötietolaissa säädettyyn toimivaltaan ei kuulu antaa päätöksiä tietojärjestelmien lainmukaisuudesta, vaan ohjausta ja neuvontaa henkilötietojen käsittelystä. Henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta vastaa aina rekisterinpitäjä.

Henkilötietojen käsittelyä koskeva lainsäädäntö
Henkilötietojen käsittelyyn vaikuttaa toimintaa koskeva erityislainsäädäntö. Esimerkiksi perusopetuksen järjestämisestä ja opetuksen tukitoimien järjestämisestä säädetään perusopetuslaissa (POL) ja sen perusteella laadituissa opetussuunnitelman perusteissa. Perusopetuslaissa tarkoitetussa opetuksessa olevan oppilaan oikeudesta opiskeluhuoltoon säädetään puolestaan oppilas- ja opiskelijahuoltolaissa (opiskeluhuoltolaki 1287/2013). Opiskeluhuoltoon sisältyvät koulutuksen järjestäjän hyväksymän opetussuunnitelman mukainen opiskeluhuolto sekä opiskeluhuollon palvelut, joita ovat psykologi- ja kuraattoripalvelut sekä kouluterveydenhuollon palvelut (opiskeluhuoltolain 3 § ja 1.3 §:n määritelmät). Kts. tarkemmin sosiaali- ja terveysministeriön kotisivuilla oleva materiaali Uusi soveltamisohje oppilas- ja opiskelijahuoltolainsäädännön toteuttamisen tueksi (sarjassa Kuntainfo).

Lisäksi henkilötietojen käsittelyyn sovelletaan henkilötietolakia (HeTiL) yleislakina. Laissa olevan määritelmän mukaan henkilötietoja ovat kaikki sellaiset oppilaaseen tai hänen perheeseensä yhdistettävät tiedot, jotka talletetaan jollekin alustalle (3 § 1 kohta). Jos kysely tehdään siten, että vastaukset ovat yhdistettävissä kyselyiden vastaajiin, kyse on henkilötietojen käsittelystä.

Viranomaistoiminnassa henkilötietojen käsittelyyn vaikuttavia säännöksiä on myös yleislakina sovellettavassa viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetussa laissa (julkisuuslaki). Toimintaa koskevan erityislainsäädännön ohella julkisuuslaissa säädetään muun muassa tietojen salassa pidosta (24 §). Lisäksi julkisuuslaissa säädetään henkilötietojen luovuttamisesta viranomaisen henkilörekisteristä (julkisten tietojen osalta sovelletaan lain 16.3 § ja salassa pidettävien tietojen kyseessä ollessa lain 7 lukua) ja hyvästä tiedonhallintatavasta (18 §).

Henkilötietojen käsittelyn yleisiä periaatteita
Henkilötietojen käsittelylle tulee olla jokin henkilötietolaissa säädetty peruste (kts. HeTiL 8 ja 12 §). Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus tulee määritellä siten, että siitä ilmenee, minkälaisten rekisterinpitäjän tehtävien hoitamiseksi henkilötietoja käsitellään (HeTiL 6 § ja 7 §). Käsiteltävien henkilötietojen tulee olla tarpeellisia määritellyn henkilötietojen käsittelyn tarkoituksen kannalta (HeTiL 9 §). Suostumuksellakaan ei voida käsitellä toiminnan kannalta tarpeettomia tietoja. Henkilötietojen käsittelyn tulee myös olla asiallisesti perusteltua rekisterinpitäjän toiminnan kannalta (HeTiL 6 §). Henkilötietolain 11 §:ssä määriteltyjä arkaluonteisia tietoja voi käsitellä, jos niiden käsittely johtuu välittömästi rekisterinpitäjälle laissa säädetystä tehtävästä (HeTiL 12.1 § 5 kohta, kts. myös 1 kohta).

Lisäksi henkilötietolaissa säädetään huolellisuusvelvoitteesta (HeTiL 5 §). Henkilötiedot tulee suojata siten, etteivät ulkopuoliset pääse niihin käsiksi (HeTiL 32 §). Esimerkiksi perusopetuksessa ulkopuolisilla tarkoitetaan myös sellaista koulun henkilökuntaa, joka ei tarvitse tietoja työtehtävissään. Perusopetukseen sovellettavat salassapitosäännökset ovat perusopetuslain 40 §:ssä ja viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslain) 24 §:ssä (kts. myös opiskeluhuoltolain 22 §). Salassa pidettävien ja arkaluonteisten tietojen suojaamiseen tulee kiinnittää erityisen paljon huomiota.

Henkilötietojen käsittelystä vastaa rekisterinpitäjä (HeTiL 3 § 4 kohta). Esimerkiksi kunnan järjestämässä perusopetuksessa rekisterinpitäjänä on kuntalain mukainen opetustoimen hallinnosta vastaava toimielin, joka viime kädessä vastaa rekisterinpidon lainmukaisuudesta. Yleensä se on lautakunta. Rekisterinpitäjyydestä kts. myös opiskeluhuoltolain 21 §. Henkilötietojen käsittely voidaan ulkoistaa palvelut hankkivan rekisterinpitäjän lukuun. Silloin palvelujen hankkimisesta tehdään toimeksiantosopimus palvelut tilaavan rekisterinpitäjän (toimeksiantaja) ja palveluntuottajan (toimeksisaaja) välillä. Rekisterinpitäjä vastaa tällöinkin tietojenkäsittelyn ja muunkin toiminnan lainmukaisuudesta. Palvelun tuottaja vastaa käsittelystä osapuolten välillä tehtävän toimeksiantosopimuksen mukaisesti. Kts. tietosuojavaltuutetun opas: Henkilötietojen käsittelyn ulkoistaminen, yhteiset tietojärjestelmät, verkottuminen ja niihin liittyvät sopimukset (pdf, 0.31 Mt).

Samaan henkilörekisteriin kuuluvat samaan käyttötarkoitukseen kerätyt tiedot (HeTiL 3 § 3 kohta ja 6 §). Esimerkiksi opetuksen järjestämiseksi kerätyt henkilötiedot talletetaan oppilasrekisteriin. Henkilötietojen käsittelyn edellytetään olevan avointa. Jokaisesta henkilörekisteristä laaditaan jokaisen saatavilla oleva rekisteriseloste (HeTiL 10 §). Lisäksi rekisteröityjä sekä heidän huoltajiaan tulee informoida henkilötietojen käsittelystä ja rekisteröidyn oikeuksista (HeTiL 24 §).

Salassa pidettäviä henkilötietoja voi viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (julkisuuslaki) 26 §:n mukaan luovuttaa, jos tiedon antamisesta tai oikeudesta tiedon saamiseen on laissa erikseen nimenomaisesti säädetty tai jos se, jonka etujen suojaamiseksi salassapitovelvollisuus on säädetty, antaa siihen suostumuksensa. Sekä perusopetuslaissa (40 §) että oppilas- ja opiskeluhuoltolaissa on salassa pidettävien tietojen luovuttamista koskevia säännöksiä (opiskeluhuoltolain 22 § ja 23 §).

Henkilötietolaki edellyttää, että suostumus on vapaaehtoinen, yksilöity ja tietoinen tahdon ilmaisu ja arkaluonteisten tietojen kyseessä ollessa lisäksi nimenomainen (HeTiL 3 §:n 7 kohta, 12.1 §:n 1 kohta sekä 24 §). Esimerkiksi huoltajan tulee tietää, mitä tietoja luovutus koskee, minne tiedot luovutetaan ja mihin käyttötarkoitukseen niitä tullaan käyttämään. Luovutettavien tietojen tulee olla tarpeellisia siihen tarkoitukseen, johon ne annetaan, koska huoltajan antama suostumus ei syrjäytä tarpeellisuusvaatimusta (HeTiL 9 §). Kts. tietosuojavaltuutetun opas Henkilötietojen käsittely suostumuksen perusteella (pdf, 0.07 Mt).

Mitä rekistereitä oppilaista ylläpidetään perusopetuksessa ja opiskeluhuollossa
Koulun ja sen oppilaiden välillä on asiallinen yhteys, johon henkilötietojen käsittely perustuu (HeTiL 8.1 § 5 kohta, kts. myös 1 ja 4 kohta). Opetuksen järjestäjä ylläpitää oppilasrekisteriä. Siitä kerrotaan tarkemmin Opetushallituksen julkaisussa Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa kohdassa V 2.1. Koulutuksen järjestäjä ylläpitää rekisterinpitäjänä myös monialaisen yksilökohtaisen opiskeluhuollon rekisteriä. Siihen talletetaan oppilaitoksen toteuttamassa monialaisessa yksilökohtaisessa opiskeluhuollossa laadittavat opiskeluhuoltokertomukset sekä muut siihen liittyvissä tehtävissä laaditut tai saadut yksittäistä opiskelijaa koskevat asiakirjat (opiskeluhuoltolain 20 § ja 21.1 §).

Opiskeluhuollon palveluita ovat psykologi- ja kuraattoripalvelut sekä koulu- ja opiskeluterveydenhuollon palvelut (kts. opiskeluhuoltolain 7 ja 8 §). Opiskeluhuollon kuraattorit kirjaavat yksilötapaamisissa kertyvät asiakastiedot opiskeluhuollon kuraattorin asiakaskertomukseen, joiden käsittelystä säädetään sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista annetussa laissa (opiskeluhuoltolain 20 § 2 momentti). Koulu ja opiskeluterveydenhuollon henkilöstö ja muut opiskeluhuoltoa toteuttavat terveydenhuollon ammattihenkilöt kirjaavat opiskelijan yksilötapaamiset potilaskertomukseen ja muihin potilasasiakirjoihin, joiden käsittelystä säädetään potilaan asemasta ja oikeuksista annetun lain 12 §:ssä ja sen nojalla annetuissa säännöksissä (opiskeluhuoltolain 20 § 2 momentti). Lain esitöissä todetaan, että muita tällaisia terveydenhuollon ammattihenkilöitä ovat ainakin opiskeluhuollon psykologit (HE67/2013). Kts. terveydenhuollon ammattihenkilöistä annetun lain 2 ja 5 §, jossa psykologi on mainittu. Opiskeluhuoltolaissa säädetään opiskeluhuoltopalveluiden järjestämisvastuusta, rekisterinpidosta ja rekisterinpitäjistä (opiskeluhuoltolain 9 § 2-3 momentti, 20.2 § ja 21.2 §). Kts. tarkemmin Uusi soveltamisohje oppilas- ja opiskelijahuoltolainsäädännön toteuttamisen tueksi s. 13-16.

Jos jokin edellä mainituista rekisterinpitäjistä (opetuksen järjestäjä, opiskeluhuollon kuraattoripalveluiden tai psykologipalveluiden järjestäjä tai kouluterveydenhuollon järjestäjä) tekee kyselyn oppilaiden koteihin, kyselyaineisto muodostaa rekisterinpitäjän toiminnassa erillisen henkilörekisterin, koska jokaista kyselyä tehtäessä henkilötietojen käsittelyllä on eri tarkoitus (HeTiL 6 § ja 3 § 3 kohta). Jokaisesta kyselystä tulee tehdä erillinen rekisteriseloste (HeTiL 10 §). Jokaisen kyselyn tekemisen yhteydessä tulee myös selvittää, kuinka kauan aineistoa säilytetään ja miten se hävitetään. Esimerkiksi oppilaitoksen toiminnasta tehtävässä kyselyssä aineistoa voivat käsitellä vain ne, joiden työtehtäviin koulussa se kuuluu. Palvelun järjestäjä rekisterinpitäjänä vastaa rekisterinpidosta ja henkilötietojen käsittelyn lainmukaisuudesta. Kts. tarkemmin tietosuojavaltuutetun opas Henkilötietojen kerääminen koulutuksen itsearviointiin liittyvissä kyselyissä (pdf, 0.05 Mt) ja Opetushallituksen opas Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa kohta V 2.6.

Kyselyiden tekeminen oppilaille
Pyysitte arvioimaan lapsille ja nuorille tehtäviä hyvinvointikyselyitä henkilötietojen käsittelyn kannalta. Mielestäni hyvinvointikysely on kooste eri rekisterinpitäjien tekemistä kyselyistä. Siihen vaikuttaa sisältyvän koulun tekemä kysely, kouluterveydenhuollon kysely sekä vielä opiskeluhuollon psykologin ja kuraattorin kyselyt. Eri rekisterinpitäjien kyselyt voidaan tehdä yhtä aikaa, mutta kaikki eri kyselyt tulee selkeästi erottaa toisistaan. Jokainen rekisterinpitäjä vastaa omasta kyselystään ja vastausten käsittelystä. Kyselyyn tulee liittää lähete, jossa kerrotaan, että vastaaminen on vapaaehtoista. Lähetteessä tulee kertoa jokaisen kyselyn osalta muun muassa, mikä rekisterinpitäjä tietoja kerää ja mihin tarkoitukseen niitä kerätään. On tärkeää, että koosteeseen sisältyvien eri rekisterinpitäjien kyselyt erottuvat selvästi toisistaan. Käytettävissä olevan tiedon perusteella arvioiden eri rekisterinpitäjien antama informointi vastaajille vaikuttaa puutteelliselta. Tulee myös arvioida, miten kyselystä informoidaan huoltajille.

Kyselyn suunnitteluvaiheessa on aiheellista varmistaa, että kysely ja siinä olevat kysymykset voidaan asiallisesti perustella rekisterinpitäjän toiminnan kannalta. Jokainen rekisterinpitäjä arvioi koosteessa olevan omaan toimintaansa liittyvän kyselyn henkilötietojen käsittelyn kannalta. Kun kysely tehdään koulussa, koulun tulee arvioida, minkälaisia tietoja se voi kysyä oppilaasta ja hänen perheestään hoitaessaan opetustoimen lainsäädännössä säädettyjä tehtäviään. Niiltä osin, kun kysely tehdään esimerkiksi kouluterveydenhuollossa, sitä koskeva lainsäädäntö määrittelee rekisterinpitäjän tehtävät ja tehtäviin liittyvän kyselyn sisällön (kts. terveydenhuoltolain 16 §, opiskeluhuoltolain 8 § sekä Valtioneuvoston asetus neuvolatoiminnasta, koulu- ja opiskeluterveydenhuollosta sekä lasten ja nuorten ehkäisevästä suun terveydenhuollosta). Myös opiskeluhuollon kuraattori ja psykologi määrittelevät kumpikin erikseen tekemänsä kyselyn sisällön laissa säädettyjen tehtäviensä perusteella.

Kyselyn tekeminen ja sisältö on tarpeellista suunnitella rekisterinpitäjittäin ottaen huomioon edellä esitetty. Tietosuojavaltuutetun toimivaltaani ei kuulu arvioida tarkemmin, minkälaisia kyselyitä perusopetuksen järjestäjä voi tehdä perusopetuslaissa säädettyjen tehtäviensä puitteissa. Tietosuojavaltuutettu pyysi lisätietojen saamiseksi kääntymään tarvittaessa Opetushallituksen puoleen. Kouluterveydenhuollossa sekä opiskeluhuollon psykologi- ja kuraattoripalveluissa tehtävien kyselyiden sisällön osalta neuvottiin ottamaan yhteyttä Terveyden- ja hyvinvoinnin laitoksekseen lisätiedon saamiseksi.

LISÄTIETOJA
Tietosuojavaltuutetun opas: Henkilötietojen käsittely suostumuksen perusteella

Tietosuojavaltuutetun opas: Laadi tietosuojaseloste

Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Opetushallituksen opas: Julkisuus ja tietosuoja opetustoimessa

Sosiaali- ja terveysministeriön kotisivuilla oleva opas: Uusi soveltamisohje oppilas- ja opiskelijahuoltolainsäädännön soveltamisesta (sarjassa Kuntainfo)