henkilörekisteri - työelämä

Säädösperusta:	Henkilötietolain mukainen päätös
Antopäivä:	3.7.2014
Diaarinumero:	1769/44/2014

ASIA
Tietosuojavaltuutetulta on kysytty 1.7.2014 voimaan tulleesta pääurakoitsijan velvoitteesta luetteloida yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevät työntekijät ja verottajalle tapahtuvasta ilmoitusmenettelystä sekä henkilötietojen käsittelystä tässä yhteydessä. Tietosuojavaltuutetulta on kysytty myös velvollisuudesta tehdä rekisteri-ilmoitus sekä tietojen suojaamisesta ja säilyttämisestä.

TIETOSUOJAVALTUUTETUN KANNANOTTO
Rekisterinpidosta ja henkilötietojen keräämisestä on säädetty työturvallisuuslaissa. Pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan tai rakennuttajan on pidettävä ajantasaista luetteloa yhteisellä rakennustyömaalla työskentelevistä työntekijöistä ja itsenäisistä työnsuorittajista.

Luettelosta on käytävä ilmi:

1) henkilön etu- ja sukunimi, syntymäaika ja veronumero;

2) työmaalla työskentelyn alkamis- ja päättymispäivämäärä;

3) työntekijän työnantajan nimi ja Y-tunnus tai sitä vastaava ulkomainen tunniste;

4) lähetetyistä työntekijöistä annetun lain 4 a §:ssä tarkoitetun edustajan nimi ja yhteystiedot Suomessa.

Työnantajan on annettava työntekijöistään pääurakoitsijalle tai muulle päätoteuttajalle tarpeelliset tiedot 1 momentissa tarkoitetun luettelon pitämistä varten.

Luetteloon kerättävien henkilötietojen käsittelyyn ja rekisteröidyn henkilön oikeuksiin sovelletaan muutoin henkilötietolakia.

Henkilötietojen käsittelyn osalta tietosuojavaltuutettu toteaa, että luettelo muodostaa lakisääteisen henkilörekisterin, jolloin myös kaikki rekisterinpidolliset vastuut tulevat pääurakoitsijan, toteuttajan tai rakennuttajan huolehdittavaksi. Pääurakoitsijan tai muun toteuttajan tulee laatia rekisteriseloste, josta käy ilmi rekisterinpitäjä, tietosisältö sekä tietojen käyttötarkoitus ja pitää se kaikkien rekisteröityjen saatavilla.

Rekisteripitäjän velvollisuuksiin kuuluu myös informoida rekisteröityjä henkilötietojen käsittelystä. Työelämän tietosuojalain mukaan työsuhteen aikana kerättävät henkilötiedot tulee käydä läpi työpaikan yhteistoimintamenettelyissä ja työntekijöitä tulee tiedottaa henkilötietojen käsittelystä.

Mikäli pääurakoitsija/toteuttaja rekisterinpitäjänä itse hallinnoi rekisterinpitoa ja pitää työmaakohtaista luetteloa työntekijöistä ja työnsuorittajista, ei tällaisesta käsittelystä ole ilmoitusvelvollisuutta tietosuojavaltuutetulle, koska rekisterinpidosta on laissa säädetty. Mikäli henkilötietojen tietojenkäsittely ja rekisterinpito ulkoistetaan toimeksiannonsaajalle, tulee tästä ulkoistamisesta tehdä rekisteri-ilmoitus tietosuojavaltuutetulle.

Lain mukaan pääurakoitsijan tai muun päätoteuttajan on säilytettävä rakennustyömaa luettelo kuusi vuotta sen vuoden päättymisestä, jona työmaa valmistui. Tältä osin henkilörekisterit ja henkilötiedot tulee säilyttää siten, että henkilötietolain 32 §:n suojaamisvelvoite toteutuu. Rekisterinpitäjän on toteutettava tarpeelliset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen suojaamiseksi asiattomalta pääsyltä tietoihin ja vahingossa tai laittomasti tapahtuvalta tietojen hävittämiseltä, muuttamiselta, luovuttamiselta, siirtämiseltä taikka muulta laittomalta käsittelyltä. Toimenpiteiden toteuttamisessa on otettava huomioon käytettävissä olevat tekniset mahdollisuudet, toimenpiteiden aiheuttamat kustannukset, käsiteltävien tietojen laatu, määrä ja ikä sekä käsittelyn merkitys yksityisyyden suojan kannalta. Rekisterinpitäjän tulee määritellä, kenellä on työtehtäviensä tai asemansa vuoksi pääsy rekistereihin ja oikeus käsitellä henkilötietoja.

Myös siltä osin kun henkilötietoja lähetetään ja siirretään ilmoitusmenettelyn täyttämiseksi viranomaiselle sekä yritysten välillä, tulee tietojen riittävästä suojaamisesta ja tietoturvallisuudesta huolehtia. Tietosuojavaltuutettu on mm. suositellut, että henkilötietojen ja rekistereiden lähettämisessä on suositeltavaa käyttää salattua sähköpostia.

SOVELLETUT SÄÄDÖKSET
Työturvallisuuslaki (738/2002) 52 b § (24.5.2013/364)

Henkilötietolaki (523/1999) 2 §, 3 §, 5 §, 6 §, 10 §, 24 §, 32 §, 36 §

Laki yksityisyyden suojasta työelämässä (759/2004, työelämän tietosuojalaki) 3 §, 4 §:n 2 ja 3 mom.