Kaupparekisterilaissa (129/1979) säädetyt ilmoitukset on tehtävä tarkoitusta varten vahvistetulla lomakkeella siten kuin siitä erikseen kaupparekisterilaissa ja yritys- ja yhteisötietolaissa (244/2001) säädetään. Ilmoitukseen on oheistettava tarvittavat liitteet.

Patentti- ja rekisterihallitus, jäljempänä rekisteriviranomainen, pitää päiväkirjaa saapuneista ilmoituksista ja tiedonannoista. Päiväkirjaan, joka on julkinen, on merkittävä toiminimi, diaarinumero, saapumispäivä, välipäätökset tai muut välitoimenpiteet sekä rekisteröinnin päivämäärä.

Maistraatti merkitsee kaupparekisterilain 19 a §:n nojalla käsittelemänsä ilmoitukset rekisteriviranomaisen automaattisen tietojenkäsittelyn avulla pidettävään päiväkirja- ja rekisterijärjestelmään.

Ilmoitetut elinkeinonharjoittajat merkitään rekisteriin siinä aikajärjestyksessä, jossa päätökset niiden rekisteriin merkitsemisestä on tehty. Rekisteriin merkitään lisäksi rekisteröinnin päivämäärä sekä sen kaupparekisterilehden numero, jossa rekisteröintiä koskeva kuulutus julkaistaan.