LaVM 7/2018 vp HE 176/2018 vp

Esityksessä ehdotetaan säädettäväksi laki tiettyjen yleisten asiakirjojen esittämistä koskevan Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen soveltamisesta. Laissa annettaisiin asetuksen soveltamisen edellyttämät täydentävät kansalliset säännökset keskusviranomaisesta sekä monikielisistä vakiolomakkeista. Lisäksi ehdotetaan asetukseen viittaavan säännöksen lisäämistä väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annettuun lakiin.

Lait on tarkoitettu tulemaan voimaan 16 päivänä helmikuuta 2019, jolloin asetus tulee täysimääräisesti sovellettavaksi.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus (EU) 2016/1191 kansalaisten vapaan liikkuvuuden edistämisestä yksinkertaistamalla tiettyjen yleisten asiakirjojen esittämistä Euroopan unionissa koskevia vaatimuksia sekä asetuksen (EU) N:o 1024/2012 muuttamisesta, jäljempänä asetus, hyväksyttiin 6 päivänä heinäkuuta 2016. Asetuksen tavoitteena on vähentää asiakirjojen hyväksymiseen liittyvien muodollisuuksien aiheuttamaa oikeudellista epävarmuutta, kustannuksia ja pitkällisiä menettelyjä.

Asetuksessa on kysymys jäsenvaltioiden viranomaisten antamien tiettyjen yleisten asiakirjojen hyväksymiseen liittyvien hallinnollisten muodollisuuksien vähentämisestä rajat ylittävissä tilanteissa. Asetuksen soveltamisalaan kuuluva yleinen asiakirja on hyväksyttävä ilman laillistamista tai vastaavaa muodollisuutta kuten niin sanottua apostille-todistusta, kun se esitetään toisen jäsenvaltion viranomaiselle. Viranomaiset eivät saa myöskään vaatia alkuperäisen asiakirjan ja sen oikeaksi todistetun jäljennöksen esittämistä samanaikaisesti. Lisäksi asetuksessa vahvistetaan tiettyihin yleisiin asiakirjoihin liitettävät monikieliset vakiolomakkeet, joita käytetään käännösapuna. Asetus ei koske asiakirjojen vaikutusten tunnustamista jäsenvaltioiden välillä.

Jäsenvaltioiden välille perustetaan jäsenvaltioiden nimeämiin keskusviranomaisiin perustuva hallinnollinen yhteistyöjärjestelmä. Keskusviranomaisten tehtävänä on antaa apua viranomaisen tekemiin tietopyyntöihin. Tietopyyntö voidaan tehdä, kun viranomaisella olisi perusteltu syy epäillä sille esitetyn asiakirjan aitoutta. Tällä järjestelyllä pyritään ehkäisemään asiakirjoihin liittyvät petokset ja väärennökset.

Euroopan parlamentin ja neuvoston asetus on voimassa sellaisenaan eikä sitä saa selittää tai täsmentää kansallisella sääntelyllä. Asetusta ei myöskään saa kirjoittaa uudelleen eikä muutenkaan sisällyttää kansalliseen lainsäädäntöön. Asetuksen soveltaminen voi kuitenkin edellyttää täydentävää lainsäädäntöä.

Asetuksen valmisteluvaiheessa valtioneuvosto on lähettänyt eduskunnalle kirjelmän U 30/2013 vp ja sen jatkokirjelmän. Lakivaliokunta on antanut asetusluonnoksesta lausunnot LaVL 17/2013 vp ja LaVL 20/2014 vp.

1.2.1 Soveltamisala ja tarkoitus

Asetusta sovelletaan jäsenvaltioiden viranomaisten kansallisen lainsäädännön mukaisesti antamiin yleisiin asiakirjoihin, jotka on esitettävä toisen jäsenvaltion viranomaiselle ja joiden pääasiallisena tarkoituksena on vahvistaa jokin seuraavista asioista: syntymä, henkilön elossaolo, kuolema, nimi, avioliitto (mukaan lukien kelpoisuus solmia avioliitto ja siviilisääty), rekisteröity parisuhde (mukaan lukien kelpoisuus rekisteröidä parisuhde ja rekisteröityyn parisuhteeseen liittyvä siviilisääty), vanhemmuus, adoptio, koti- ja/tai asuinpaikka, kansalaisuus sekä merkinnätön rikosrekisteriote (2 artiklan 1 kohta).

Lisäksi asetusta sovelletaan yleisiin asiakirjoihin, joiden esittämistä voidaan edellyttää unionin kansalaisilta heidän halutessaan äänestää tai asettua ehdokkaiksi Euroopan parlamentin vaaleissa tai kunnallisvaaleissa jäsenvaltiossa, jossa he asuvat mutta jonka kansalaisia he eivät ole (2 artiklan 2 kohta).

Asetusta ei sovelleta kolmannen maan viranomaisten antamiin asiakirjoihin eikä jäsenvaltion viranomaisten antamiin kyseisten asiakirjojen oikeaksi todistettuihin jäljennöksiin (2 artiklan 3 kohta). Asetusta ei myöskään sovelleta toisen jäsenvaltion viranomaisten antamien yleisten asiakirjojen sisältöön liittyvien oikeusvaikutusten tunnustamiseen jäsenvaltiossa (2 artiklan 4 kohta).

Yleisillä asiakirjoilla tarkoitetaan asetuksessa ensinnäkin asiakirjoja, jotka on antanut jäsenvaltion oikeuslaitokseen kuuluva viranomainen tai virkamies, mukaan lukien virallisen syyttäjän, tuomioistuimen sihteerin tai haastemiehen (”huissier de justice”) antamat asiakirjat. Yleisillä asiakirjoilla tarkoitetaan myös hallinnollisia asiakirjoja, notaarien antamia asiakirjoja sekä virallisia todistuksia asiakirjoihin, jotka henkilö on allekirjoittanut yksityishenkilönä, kuten virallisia todistuksia asiakirjan kirjaamisesta, päiväyksen vahvistamisesta ja nimikirjoitusten oikeaksi todistamisia. Lisäksi yleisillä asiakirjoilla tarkoitetaan minkä tahansa valtion alueella toimivien jäsenvaltion diplomaattisten edustajien tai konsuliedustajien virantoimituksessa antamia virallisia asiakirjoja, jos tällaiset asiakirjat on esitettävä toisen jäsenvaltion alueella tai toisen jäsenvaltion diplomaattisille edustajille tai konsuliedustajille, jotka toimivat kolmannen valtion alueella (3 artiklan 1 kohta).

Asetuksen 4 artiklan mukaan asetuksen soveltamisalaan kuuluvat yleiset asiakirjat ja niiden oikeaksi todistetut jäljennökset vapautetaan kaikista laillistamisen ja vastaavien muodollisuuksien muodoista. Näihin asiakirjoihin ei siten saa vaatia liitettäväksi apostille-todistusta.

1.2.2 Käännökset ja monikieliset vakiolomakkeet

Asetuksen III luvussa säädetään käännöksiin ja monikielisiin vakiolomakkeisiin liittyvien muiden muodollisuuksien yksinkertaistamisesta. Käännöstä ei asetuksen mukaan edellytetä, jos yleinen asiakirja on laadittu sen jäsenvaltion virallisella kielellä, jossa asiakirja esitetään, tai muulla kyseisen jäsenvaltion nimenomaisesti hyväksymällä kielellä (6 artiklan 1 kohdan a alakohta).

Käännöstä ei edellytetä myöskään silloin, jos asiakirjaan liitetään monikielinen vakiolomake ja viranomainen, jolle asiakirja esitetään, katsoo, että kyseiseen vakiolomakkeeseen sisältyvät tiedot ovat asiakirjan käsittelyn kannalta riittäviä (6 artiklan 1 kohdan b alakohta). Monikielinen vakiolomake voidaan liittää yleisiin asiakirjoihin, jotka koskevat seuraavia asioita: syntymä, henkilön elossaolo, kuolema, avioliitto (mukaan lukien kelpoisuus solmia avioliitto ja siviilisääty), rekisteröity parisuhde (mukaan lukien kelpoisuus rekisteröidä parisuhde ja rekisteröityyn parisuhteeseen liittyvä siviilisääty), koti- ja/tai asuinpaikka ja merkinnätön rikosrekisteriote (7 artiklan 1 kohta). Jäsenvaltion on ilmoitettava komissiolle, mihin yleisiin asiakirjoihin vakiolomake voidaan liittää (24 artiklan 1 kohta). Monikielisiä vakiolomakkeita käytetään vain käännösapuna eikä niillä ole itsenäistä oikeudellista merkitystä (8 artiklan 1 kohta).

Lisäksi kaikissa jäsenvaltioissa on asetuksen mukaan hyväksyttävä oikeaksi todistettu käännös, jonka on laatinut henkilö, jolla on jonkin jäsenvaltion lainsäädännön mukaan tähän kelpoisuus (6 artiklan 2 kohta).

Monikielisissä vakiolomakkeissa on vakio-osa, joka sisältää muun muassa vakiolomakkeen nimen, vakiolomakkeen antamisen oikeusperustan, jäsenvaltion, jossa vakiolomake annetaan, tietyt vakiomuotoiset otsaketiedot ja niiden koodinumerot sekä allekirjoituskentän. Lisäksi vakiolomakkeisiin sisältyy tarvittaessa myös vakioimaton osa, jossa on maakohtaisia otsaketietoja sen yleisen asiakirjan sisällöstä, johon monikielinen vakiolomake on tarkoitus liittää (9 artikla).

Asiakirjan antava viranomainen täyttää monikielisen vakiolomakkeen jäsenvaltionsa virallisella kielellä (10 artiklan 1 kohta). Monikielisten vakiolomakkeiden vakio-osan ja maakohtaisten otsaketietojen on oltava sekä sen jäsenvaltion virallisella kielellä, jossa monikielinen vakiolomake annetaan, että sen jäsenvaltion virallisella kielellä, jossa yleinen asiakirja ja siihen liitetty monikielinen vakiolomake on tarkoitus esittää. Jos kyseisessä jäsenvaltiossa on useita virallisia kieliä, on kyseisten tietojen oltava sekä sen paikkakunnan, jossa monikielinen vakiolomake annetaan, että sen, jossa yleinen asiakirja ja siihen liitetty monikielinen vakiolomake on tarkoitus esittää, virallisella kielellä tai jollakin virallisista kielistä (10 artiklan 2 kohta).

1.2.3 Tietopyynnöt ja hallinnollinen yhteistyö

Asetuksen IV luvussa säädetään tietopyynnöistä ja hallinnollisesta yhteistyöstä.

Tietopyyntöjen välittämiseen ja keskusviranomaisten tehtävien suorittamiseen käytetään 25 päivänä lokakuuta 2012 annetulla Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksella (EU) N:o 1024/2012 perustettua sisämarkkinoiden tietojenvaihtojärjestelmää (Internal Market Information System, jäljempänä IMI) (13 artikla).

Jos viranomaisilla, joille yleinen asiakirja tai sen oikeaksi todistettu jäljennös esitetään, on perustellusti syytä epäillä kyseisen asiakirjan aitoutta, niiden on toteutettava 14 artiklan mukaiset toimenpiteet epäilynsä poistamiseksi. Ensiksi viranomaisten tulee tarkistaa IMI:in sisältyvästä rekisteristä saatavilla olevat asiakirjojen mallit. Jos asiakirjan aitoutta on tämän jälkeen edelleen syytä epäillä, on viranomaisten toimitettava IMI:n kautta tietopyyntö asiakirjan antaneelle viranomaiselle tai asianomaiselle keskusviranomaiselle.

Yleisen asiakirjan tai sen oikeaksi todistetun jäljennöksen aitoutta koskeva perusteltu epäily voi koskea erityisesti allekirjoituksen aitoutta, asemaa, jossa asiakirjan allekirjoittaja on toiminut, sinettiä tai leimaa taikka sitä, että asiakirja voi olla väärennetty tai sitä on muutettu (14 artiklan 2 kohta).

Artiklan mukaiset tietopyynnöt on perusteltava ja niihin on liitettävä jäljennös asianomaisesta yleisestä asiakirjasta tai sen oikeaksi todistetusta jäljennöksestä. Pyynnöistä ja vastauksista ei saa periä maksua (14 artiklan 3 ja 4 kohta).

Viranomaisten on vastattava tietopyyntöihin mahdollisimman lyhyessä ajassa ja joka tapauksessa enintään viiden työpäivän kuluessa. Jos pyyntö on toimitettu keskusviranomaisen kautta, se tulee käsitellä enintään kymmenen työpäivän kuluessa. Jos määräaikoja ei voida poikkeustapauksissa noudattaa, tietopyynnön vastaanottaneen viranomaisen ja sen esittäneen viranomaisen on sovittava määräajan pidentämisestä (14 artiklan 5 kohta). Jos yleisen asiakirjan tai sen oikeaksi todistetun jäljennöksen aitoutta ei vahvisteta, tietopyynnön esittäneellä viranomaisella ei ole velvollisuutta käsitellä sitä (14 artiklan 6 kohta).

Asetuksen soveltamiseksi kunkin jäsenvaltion on nimettävä vähintään yksi keskusviranomainen (15 artiklan 1 kohta). Keskusviranomaisten on annettava tietopyyntöihin liittyvää apua. Niiden on etenkin lähetettävä ja vastaanotettava tietopyyntöjä ja tarvittaessa vastattava niihin sekä toimitettava pyyntöihin liittyvät tarvittavat tiedot (16 artikla).

1.2.4 Suhde kansainvälisiin yleissopimuksiin, sopimuksiin ja järjestelyihin

Asetus ei rajoita sellaisten kansainvälisten yleissopimusten soveltamista, joiden osapuolena on asetusta annettaessa yksi tai useampi jäsenvaltio ja jotka koskevat asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asioita (19 artiklan 1 kohta). Tämän estämättä asetuksella on sen soveltamisalaan kuuluvissa asioissa ja siinä vahvistetussa laajuudessa etusija jäsenvaltioiden tekemien kahden- tai monenvälisten sopimusten tai järjestelyjen sisältämiin muihin määräyksiin nähden näiden sopimusten tai järjestelyjen osapuolina olevien jäsenvaltioiden välisissä suhteissa (19 artiklan 2 kohta).

Asetus ei estä jäsenvaltioita neuvottelemasta, tekemästä, muuttamasta tai soveltamasta sellaisten asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asioita käsittelevien yleisten asiakirjojen, jotka jäsenvaltioiden tai kolmansien maiden viranomaiset ovat antaneet käytettäväksi asianomaisten jäsenvaltioiden ja kolmansien maiden välisissä suhteissa, laillistamista tai vastaavia muodollisuuksia koskevia kansainvälisiä sopimuksia ja järjestelyjä kolmansien maiden kanssa taikka liittymästä niihin. Asetus ei myöskään estä jäsenvaltioita päättämästä hyväksyä uusien sopimuspuolten liittymistä sellaisiin sopimuksiin tai järjestelyihin, joiden osapuoleksi yksi tai useampi jäsenvaltio on liittymässä tai voi päättää liittyä (19 artiklan 4 kohta).

Johdanto-osan 4 kappaleen mukaan asetuksessa säädetty järjestelmä ei saisi rajoittaa henkilöiden mahdollisuutta edelleen hyödyntää halutessaan muita jäsenvaltioiden välillä sovellettavia järjestelmiä, joilla yleiset asiakirjat vapautetaan laillistamisesta tai vastaavista muodollisuuksista. Asetusta olisi nimenomaisesti pidettävä apostille-yleissopimuksesta erillisenä ja riippumattomana säädöksenä. Edelleen johdanto-osan 5 kappaleen mukaan asetuksessa säädetyn järjestelmän ja jäsenvaltioiden välillä sovellettavien muiden järjestelmien rinnakkaisuus olisi turvattava. Vaikka jäsenvaltioiden viranomaiset eivät voi vaatia apostille-todistusta, kun henkilö esittää niille toisessa jäsenvaltiossa annetun asetuksen soveltamisalaan kuuluvan yleisen asiakirjan, asetus ei kuitenkaan saa estää jäsenvaltioita antamasta apostille-todistusta, jos henkilö päättää pyytää sitä. Asetus ei myöskään saa estää henkilöä käyttämästä toisessa jäsenvaltiossa annettua apostille-todistusta. Näin ollen apostille-yleissopimusta voidaan yhä käyttää henkilön pyynnöstä jäsenvaltioiden välisissä suhteissa. Kun henkilö pyytää asetuksen soveltamisalaan kuuluvasta yleisestä asiakirjasta apostille-todistusta, asiakirjan antavien kansallisten viranomaisten on kuitenkin ilmoitettava hänelle, että apostille-todistus ei ole enää tarpeen, jos henkilön tarkoituksena on esittää asiakirja toisessa jäsenvaltiossa. Jäsenvaltioiden on asetettava tämä tieto ihmisten saataville kaikin asianmukaisin keinoin.

1.2.5 Asetuksen soveltaminen

Asetusta sovelletaan 16 päivästä helmikuuta 2019. Keskusviranomaisia koskevaa 22 artiklaa sekä jäsenvaltioiden komissiolle ilmoitettavia tietoja koskevaa 24 artiklan 1 kohtaa sovelletaan 16 päivästä elokuuta 2018 (27 artiklan 2 kohta).

Suomi on liittynyt ulkomaisten yleisten asiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamisesta Haagissa vuonna 1961 tehtyyn yleissopimukseen (SopS 45—46/1985, jäljempänä apostille-sopimus). Apostille-sopimuksen 2 artiklan mukaan sopimusvaltio ei vaadi laillistamista asiakirjoilta, joihin yleissopimusta sovelletaan ja jotka esitetään sen alueella. Apostille-sopimuksessa laillistamisella tarkoitetaan menettelyä, jolla sen valtion, jonka alueella asiakirja on esitettävä, diplomaattiset tai konsuliedustajat todistavat allekirjoituksen oikeaperäisyyden, missä ominaisuudessa asiakirjan allekirjoittaja on toiminut ja, tarvittaessa, asiakirjassa olevan sinetin tai leiman. Apostille-sopimuksen 3 artiklan 1 kappaleen mukaan allekirjoituksen oikeaperäisyyden, asiakirjan allekirjoittajan aseman ja, tarvittaessa, asiakirjassa olevan sinetin tai leiman alkuperän todistamiseksi saadaan ainoana toimenpiteenä vaatia, että asiakirjaan liitetään sopimuksen 4 artiklassa tarkoitettu todistus, jonka on antanut toimivaltainen viranomainen siinä valtiossa, josta asiakirja on peräisin. Apostille-sopimuksen liitteenä on malli todistuksesta, josta käytetään nimitystä apostille.

Yleisillä asiakirjoilla tarkoitetaan apostille-sopimuksessa muun muassa hallinnollisia asiakirjoja, joihin kuuluvat esimerkiksi viranomaisten antamat todistukset ja otteet kansallisesta väestörekisteristä. Apostille-todistuksen antamiseen toimivaltaisia viranomaisia Suomessa ovat maistraatit, joissa niitä antavat julkiset notaarit. Kaikki Euroopan unionin jäsenvaltiot ovat liittyneet apostille-sopimukseen, joten kaikkien EU-maiden välillä voidaan nykyään käyttää tätä laillistamista yksinkertaisempaa menettelyä.

Suomen ja Viron välillä on tehty kahdenvälinen väestörekisteriasiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamista koskeva sopimus (SopS 37/2012), jonka tarkoituksena on helpottaa niiden Suomen ja Viron kansalaisten elämää, jotka muuttavat toisesta sopimusvaltiosta toiseen tai joilla on muusta syystä tarve esittää oman maansa kansallisesta väestörekisteristä annettu todistus tai ote toisen sopimusvaltion viranomaiselle. Sopimuksen johdosta englanninkieliseen väestörekisteritietoja sisältävään otteeseen tai todistukseen, joka esitetään viranomaisille toisessa sopimusmaassa, ei tarvitse liittää apostille-sopimuksen mukaista apostillea. Sopimus sisältää myös keskusviranomaisjärjestelmän. Suomessa keskusviranomainen on Väestörekisterikeskus.

Lisäksi Pohjoismaiden välillä on väestön rekisteröintiä koskeva sopimus (SopS 95—96/2006), jonka mukaan sopimusvaltiosta toiseen muuttavan henkilön väestörekisteritiedot välitetään lähtövaltion viranomaiselta suoraan tulovaltion väestörekisteriin. Asetuksen säännöksillä ei ole vaikutusta sopimuksen soveltamiseen.

Väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 19 §:ssä säädetään järjestelmän tietojen luotettavuuden varmistamisesta. Pykälän mukaan niissä tapauksissa, joissa väestötietojärjestelmään talletettavaksi ilmoitettu tieto perustuu ulkomaiseen asiakirjaan, voidaan julkisesti luotettavana tietona väestötietojärjestelmään tallettaa asiakirjan perusteella vain sellainen tieto, jonka luotettavuus on varmistettu alkuperäisestä virallisesta asiakirjasta tai sen luotettavasti oikeaksi todistetusta jäljennöksestä taikka tiedon luotettavuus on aiemmin varmistettu suomalaisessa tuomioistuin- tai hallintomenettelyssä. Pykälän mukaan tässä tarkoitetun asiakirjan on oltava laillistettu tai siihen on liitettävä asianomaisen valtion toimivaltaisen viranomaisen todistus sen alkuperästä, jollei Suomea sitovan kansainvälisen sopimuksen velvoitteiden täyttämisestä muuta johdu. Ulkomaisen asiakirjan esittäjä on velvollinen tarvittaessa huolehtimaan esittämänsä asiakirjan kääntämisestä suomen tai ruotsin kielelle sekä sen laillistamisesta. Maistraatti voi tarvittaessa pyytää ulkoasiainministeriön, Maahanmuuttoviraston tai poliisiviranomaisen lausunnon edellä tarkoitetun asiakirjan aitoudesta ja luotettavuudesta.

Asetuksen soveltamisala huomioon ottaen sen 15 artiklan 1 kohdan mukaiseksi keskusviranomaiseksi soveltuisi parhaiten Väestörekisterikeskus. Väestörekisterikeskus ylläpitää väestötietojärjestelmää, josta saadaan rikosrekisteriotetta lukuun ottamatta suurin osa asetuksen soveltamisalaan kuuluvista asiakirjoista. Väestörekisterikeskus on toiminut keskusviranomaisena myös väestörekisteriasiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamista koskevassa Suomen ja Viron välisessä sopimuksessa.

Asetus mahdollistaa kahden keskusviranomaisen nimeämisen, mutta tämä saattaisi olla hankalaa lähettävän viranomaisen kannalta ja voisi lisäksi aiheuttaa viivettä tietopyyntöihin. Näin ollen ehdotetaan vain yhden keskusviranomaisen nimeämistä.

Asetuksen 24 artiklan 1 kohdassa säädetään jäsenvaltioiden komissiolle ilmoitettavista tiedoista. Komissiolle on ilmoitettava muun muassa kielet, jotka jäsenvaltiot voivat hyväksyä viranomaisille esitettävissä yleisissä asiakirjoissa. Ehdotuksen mukaan nämä kielet olisivat suomi ja ruotsi. Asiakirjat olisi asetuksen mukaan mahdollista hyväksyä myös muilla kuin jäsenvaltion virallisilla kielillä, jos jäsenvaltio niin ilmoittaa. Vaikka Suomessa monet viranomaiset voivat hyväksyä myös englanninkielisen asiakirjan, viranomaisten velvoittaminen hyväksymään kaikki asetuksen soveltamisalaan kuuluvat ulkomaiset asiakirjat myös englanninkielisinä ei vaikuta tarkoituksenmukaiselta. Hyväksyttävien kielten rajaaminen suomen ja ruotsin kieleen on perusteltua senkin vuoksi, että asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja voidaan esittää lukuisille viranomaisille mitä moninaisimmissa yhteyksissä.

Komissiolle on myös ilmoitettava, mihin asetuksen soveltamisalaan kuuluviin asiakirjoihin monikielinen vakiolomake voidaan liittää. Asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja ovat muun muassa väestötietojärjestelmästä annettavat otteet, seurakuntien antamat virkatodistukset, rikosrekisteriote, jonka mukaan henkilöllä ei ole merkintöjä rikosrekisterissä, sekä joissain tilanteissa myös tuomioistuimen ratkaisu. Ehdotuksen mukaan monikielinen vakiolomake voitaisiin liittää asiakirjoihin, jotka maistraatti antaa väestötietojärjestelmässä olevien tietojen perusteella, sekä merkinnättömiin rikosrekisteriotteisiin. Seurakuntien antamiin virkatodistuksiin ja tuomioistuimen ratkaisuihin vakiolomaketta ei olisi tarkoituksenmukaista liittää, koska näiden asiakirjojen muoto vaihtelee ja lomakkeiden käyttäminen edellyttää tietynasteista vakiomuotoa niiltä asiakirjoilta, joihin ne liitetään. Lisäksi järjestelmäkustannukset pysyvät hallinnassa, kun tekniset muutokset tehdään vain Väestörekisterikeskuksen ja Oikeusrekisterikeskuksen tietojärjestelmiin.

Asetuksen 11 artiklan mukaan vakiolomakkeen hinta ei saa ylittää vakiolomakkeen tai sen asiakirjan, johon lomake liitetään, tuotantokustannusta, sen mukaan kumpi näistä on matalampi. Nykyään ote väestötietojärjestelmästä (virka- tai kotipaikkatodistus) maksaa 9 euroa ja manuaalisesti laadittu ote 30 euroa. Rikosrekisteriote maksaa 12 euroa. Apostille-todistus puolestaan maksaa nykyään 13 euroa. Asetuksen mukaisen vakiolomakkeen hinta tulee vahvistaa valtion maksuperustelain (150/1992) nojalla annettavissa asetuksissa.

Asetus ei estä Suomen ja Viron välisen väestörekisteriasiakirjojen laillistamisvaatimuksen poistamista koskevan sopimuksen soveltamista. Suomen ja Viron viranomaiset voivat sopia tarkoituksenmukaisesta menettelystä, eikä asia edellytä lainsäädäntötoimia.

Pohjoismaisen väestön rekisteröintiä koskevan sopimuksen soveltamiseen asetuksella ei ole vaikutusta.

Rikosrekisteriotteeseen liittyvä vakiolomake on tarkoitus integroida Oikeusrekisterikeskuksen tietojärjestelmään. Oikeusrekisterikeskuksen esittämän kustannusarvion mukaan tämä maksaa noin 14 000 euroa.

Väestötietoihin liittyvät vakiolomakkeet puolestaan on tarkoitus integroida Väestörekisterikeskuksen tuottamaan VTJkysely-palveluun. Väestörekisterikeskuksen esittämän kustannusarvion mukaan kyseinen väestötietojärjestelmän lomaketekniikka maksaa noin 21 000 euroa.

Tietopyynnöt ja jäsenvaltioiden välinen yhteistyö parhaiden käytäntöjen vaihtamisesta työllistävät jossain määrin keskusviranomaista, mikä edellyttää lisäresursseja. Asetuksen mukaisten keskusviranomaistehtävien hoitamiseen voidaan arvioida tarvittavan puolikas henkilötyövuosi.

Maistraattien tulokertymän voidaan vakiolomakkeiden johdosta olettaa säilyvän vastaavalla tasolla kuin nykyisinkin.

Esityksessä tarkoitetuista muutoksista oikeusministeriön ja valtiovarainministeriön hallinnonalalle aiheutuvat kustannukset katetaan valtiontalouden kehyspäätösten ja valtion talousarvioiden mukaisten määrärahojen ja henkilötyövuosimäärien puitteissa.

Asetuksen soveltaminen merkitsee sitä, että muussa jäsenvaltiossa annettu asetuksen soveltamisalaan kuuluva asiakirja on hyväksyttävä Suomessa ilman apostillea. Samalla tavoin suomalaiset vastaavat asiakirjat hyväksytään toisissa jäsenvaltioissa sellaisinaan. Tämä vähentää jonkin verran apostille-todistuksia maistraateissa antavien julkisten notaarien työtä. Toisaalta vakiolomakkeiden antaminen on maistraatille uusi tehtävä, minkä johdosta maistraattien työn voidaan olettaa säilyvän vastaavalla tasolla kuin nykyisinkin. Sitä, miten suuri osuus apostille-todistuksista koskee asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja ja esitetään toisen jäsenvaltion viranomaisille, ei ole tilastoitu.

Myös Oikeusrekisterikeskukselle asetuksen mukaisten vakiolomakkeiden antaminen on uusi tehtävä. Toisaalta uutta tehtävää ei työn lisääntymisen näkökulmasta ole pidettävä kovin merkittävänä, sillä vakiolomakkeet on tarkoitus integroida jo käytössä olevaan tietojärjestelmään, josta sekä asetuksen tarkoittamat asiakirjat että niihin liitettävät vakiolomakkeet on tarkoitus saada annettua samanaikaisesti.

Asetus edellyttää keskusviranomaisen nimeämistä Suomessa huolehtimaan asetuksen mukaisista tietopyynnöistä. Kyseessä on uusi tehtävä, minkä vuoksi sen vaikutuksia Väestörekisterikeskuksen nykyiseen toimintaan on tässä vaiheessa vaikea arvioida. Keskusviranomaisen käyttö on kuitenkin viimesijainen keino perustellun epäilyn tapauksessa, sillä asiakirjan aitoutta epäilevän viranomaisen on ennen tietopyynnön lähettämistä tarkistettava asiakirjojen mallit IMI:in sisältyvästä rekisteristä. Lisäksi on oletettavaa, että keskusviranomaisen työmäärä vähenee alkuvaiheen jälkeen, kun jäsenvaltioiden käytännöt yhtenäistyvät ja yleisimmin käytetyt ulkomaiset asiakirjat tulevat tutuiksi.

Asetusehdotus koskee useita erilaisia asiakirjoja ja vaikuttaa siten myös useiden muiden viranomaisten toimintaan niiden vastaanottaessa asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja. Tällaisia viranomaisia ovat esimerkiksi poliisi ja Maahanmuuttovirasto. Vaikutus on eri viranomaisiin nähden erilainen riippuen siitä, kuinka usein asetuksessa tarkoitettuja asiakirjoja kussakin viranomaisessa esiintyy. Asetuksen mukainen menettely muuttaa asiakirjoja hyväksyvien viranomaisten työkäytäntöjä. Etenkin asetuksen soveltamisen alkuvaiheessa työmäärä voi hetkellisesti kasvaa ennen kuin asetuksen mukaiset menettelytavat vakiintuvat.

Asetuksen mukainen menettely yksinkertaistaa tiettyjen yleisten asiakirjojen liikkuvuuden hallinnollisia muodollisuuksia EU:ssa ja säästää näin kansalaisten vaivaa, kun asiakirjoihin ei enää tarvitse liittää apostille-todistusta. Ehdotetuilla muutoksilla ei kuitenkaan arvioida olevan kansalaisten näkökulmasta ainakaan kustannuksia lisäävää vaikutusta, sillä vakiolomakkeen antamisesta perittävä maksu ei asetuksen mukaan saa ylittää vakiolomakkeen tai sen asiakirjan, johon lomake liitetään, tuotantokustannusta, sen mukaan kumpi näistä kustannuksista on matalampi.

Asetuksen mukaisen menettelyn johdosta kansalaisilta säästyy käännöskustannuksia niissä tapauksissa, joissa yleiseen asiakirjaan voidaan kansallisen lainsäädännön mukaan liittää monikielinen vakiolomake.

Esitys on valmisteltu virkatyönä oikeusministeriössä. Asetuksen edellyttämistä kansallisista muutostarpeista laaditusta arviomuistiosta (OM 15/41/2017) pyydettiin lausunnot 20 viranomaiselta ja yhteisöltä. Arviomuistiosta saatiin 15 lausuntoa. Lausunnon antoivat ulkoministeriö, valtiovarainministeriö, Helsingin käräjäoikeus, Pirkanmaan käräjäoikeus, Kansaneläkelaitos, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, Maahanmuuttovirasto, Oikeusrekisterikeskus, Poliisihallitus, Verohallinto, Väestörekisterikeskus, Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö, Länsi-Suomen maistraatti (yhteinen lausunto Uudenmaan maistraatin kanssa), Suomen ortodoksinen kirkollishallitus ja Suomen Kuntaliitto. Kaikki lausunnot löytyvät lausuntopalvelusta seuraavasta osoitteesta:

https://lausuntopalvelu.fi/FI/Proposal/ParticipationNonJs?proposalId=0aa292bd-f99e-410f-8467-30ee9dd20bba.

Lausuntopalaute oli yleisesti ottaen myönteistä ja ehdotettuja ratkaisuja pidettiin pääosin kannatettavina. Väestörekisterikeskus esitti, että lailla tai asetuksella tulisi säätää siitä, mitkä viranomaiset Suomessa voivat antaa asetuksen mukaisia vakiolomakkeita. Lakiehdotusta on tämän johdosta täsmennetty. Myös esityksen vaikutuksia viranomaisten toimintaan on tarkennettu. Valtiovarainministeriö ja Väestörekisterikeskus esittivät englanninkielisten asiakirjojen hyväksymistä ja Väestörekisterikeskus vakiolomakkeiden liittämistä myös seurakuntien antamiin virkatodistuksiin, mutta esitystä ei edellä esitetyistä syistä ole näiltä osin pidetty perusteltuna muuttaa. Esitykseen on lisäksi tehty joitain tarkistuksia ja täydennyksiä lausuntopalautteessa esitettyjen huomautusten johdosta.

Edellä esitetyn perusteella annetaan eduskunnan hyväksyttäviksi seuraavat lakiehdotukset:

1 §. Soveltamisala. Pykälään ehdotetaan otettavaksi lain soveltamisalaa koskeva säännös. Siitä ilmenee, että laki sisältää säännökset tiettyjen yleisten asiakirjojen esittämistä koskevan asetuksen soveltamisesta Suomessa. Lain säännöksiä sovelletaan mainitun asetuksen säännösten tullessa sovellettaviksi.

2 §. Keskusviranomainen. Pykälässä säädettäisiin asetuksen mukaisesta keskusviranomaisesta, joka Suomessa olisi Väestörekisterikeskus.

3 §. Monikieliset vakiolomakkeet. Pykälässä säädetään siitä, mihin asiakirjoihin asetuksen mukaiset monikieliset vakiolomakkeet liitetään asiakirjan saamiseen oikeutetun henkilön pyynnöstä. Säännös perustuu asetuksen 7 artiklan 1 kohtaan ja 24 artiklan 1 kohdan c alakohtaan. Monikielisiä vakiolomakkeita käytetään käännösapuna, eikä niillä ole itsenäistä oikeudellista merkitystä. Vakiolomakkeet eivät myöskään saa liikkua itsenäisinä asiakirjoina jäsenvaltioiden välillä.

Pykälän 1 momentissa säädetään maistraatin antamista asiakirjoista, joihin monikielinen vakiolomake liitetään. Näitä olisivat syntymää, henkilön elossaoloa, kuolemaa, avioliittoa, rekisteröityä parisuhdetta sekä koti- ja asuinpaikkaa koskevat asiakirjat, jotka maistraatti antaa väestötietojärjestelmässä olevien tietojen perusteella.

Pykälän 2 momentissa säädetään siitä, mihin Oikeusrekisterikeskuksen antamaan asiakirjaan vakiolomake liitetään. Säännöksen mukaan monikielinen vakiolomake liitetään rikosrekisteriotteeseen, jonka mukaan henkilöllä ei ole merkintöjä rikosrekisterissä. Kyseinen vakiolomake voidaan liittää vain Suomen kansalaista koskevaan rikosrekisteriotteeseen. Asetuksen 2 artiklan 1 kohdan m alakohdan mukaan asetusta sovelletaan merkinnättömiin rikosrekisteriotteisiin edellyttäen, että sen jäsenvaltion, jonka kansalainen kyseessä oleva unionin kansalainen on, viranomaiset myöntävät kyseisellä kansalaiselle tällaisia seikkoja koskevia yleisiä asiakirjoja. Säännöstä ei sovelleta oikeushenkilöä koskevaan rikosrekisteriotteeseen (asetuksen johdanto-osan 16 kappale).

4 §. Voimaantulo. Pykälässä on tavanomainen voimaantulosäännös.

19 §. Järjestelmän tietojen luotettavuuden varmistaminen. Ulkomaiseen asiakirjaan perustuvien tietojen tallettamista väestötietojärjestelmään koskevan pykälän 1 momenttiin lisättäisiin selvyyden vuoksi viittaus asetukseen. Asetuksen soveltamisalaan kuuluvia asiakirjoja ei siis tarvitse laillistaa eikä niihin tarvitse liittää apostille-todistusta silloinkaan, kun asiakirjaan perustuva tieto talletetaan väestötietojärjestelmään.

Lait ehdotetaan tulemaan voimaan 16 päivänä helmikuuta 2019, jolloin asetuksen täysimääräinen soveltaminen alkaa.

Lakiehdotukset

1.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti säädetään:

1 §
Soveltamisala

Tässä laissa annetaan kansalaisten vapaan liikkuvuuden edistämisestä yksinkertaistamalla tiettyjen yleisten asiakirjojen esittämistä Euroopan unionissa koskevia vaatimuksia sekä asetuksen (EU) N:o 1024/2012 muuttamisesta annetun Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) 2016/1191, jäljempänä asetus, soveltamista koskevat täydentävät säännökset.

2 §
Keskusviranomainen

Asetuksen 15 artiklan 1 kohdan mukaisena keskusviranomaisena toimii Väestörekisterikeskus.

3 §
Monikieliset vakiolomakkeet

Maistraatin on pyynnöstä liitettävä asetuksessa tarkoitettu monikielinen vakiolomake syntymää, henkilön elossaoloa, kuolemaa, avioliittoa, rekisteröityä parisuhdetta sekä koti- ja asuinpaikkaa koskeviin asetuksessa tarkoitettuihin yleisiin asiakirjoihin, jotka se antaa väestötietojärjestelmässä olevien tietojen perusteella.

Oikeusrekisterikeskuksen on pyynnöstä liitettävä asetuksessa tarkoitettu monikielinen vakiolomake Suomen kansalaisesta annettavaan rikosrekisteriotteeseen, jonka mukaan henkilöllä ei ole merkintöjä rikosrekisterissä.

4 §
Voimaantulo

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

---

2.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti

muutetaan väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 19 §:n 1 momentti seuraavasti:

19 §
Järjestelmän tietojen luotettavuuden varmistaminen

Jos väestötietojärjestelmään talletettavaksi ilmoitettu tieto perustuu ulkomaiseen asiakirjaan, voidaan julkisesti luotettavana tietona väestötietojärjestelmään tallettaa asiakirjan perusteella vain sellainen tieto, jonka luotettavuus on varmistettu alkuperäisestä virallisesta asiakirjasta tai sen luotettavasti oikeaksi todistetusta jäljennöksestä taikka tiedon luotettavuus on aiemmin varmistettu suomalaisessa tuomioistuin- tai hallintomenettelyssä. Tässä tarkoitetun asiakirjan on oltava laillistettu tai siihen on liitettävä asianomaisen valtion toimivaltaisen viranomaisen todistus sen alkuperästä, jollei kansalaisten vapaan liikkuvuuden edistämisestä yksinkertaistamalla tiettyjen yleisten asiakirjojen esittämistä Euroopan unionissa koskevia vaatimuksia sekä asetuksen (EU) N:o 1024/2012 muuttamisesta annetusta Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksesta (EU) 2016/1191 tai Suomea sitovan kansainvälisen sopimuksen velvoitteiden täyttämisestä muuta johdu. Ulkomaisen asiakirjan esittäjä on velvollinen tarvittaessa huolehtimaan esittämänsä asiakirjan kääntämisestä suomen tai ruotsin kielelle sekä sen laillistamisesta. Maistraatti voi tarvittaessa pyytää ulkoministeriön, Maahanmuuttoviraston tai poliisiviranomaisen lausunnon edellä tarkoitetun asiakirjan aitoudesta ja luotettavuudesta.

---

---

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

---

Helsingissä 11 päivänä lokakuuta 2018

Pääministeri
Juha Sipilä

Oikeusministeri
Antti Häkkänen