Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi kaupparekisterilakia, yhdistyslakia ja yritys- ja yhteisötietolakia. Esityksessä ehdotetaan, että maistraattien ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaistehtävät keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle. Palvelujen sähköistämisen myötä osa tehtävistä automatisoituu ja lakkaa vuoden 2015 aikana. Tämän seurauksena tehtäviin käytettävä henkilöresurssi vähenee merkittävästi, jolloin tehtävät olisi tarkoituksenmukaista keskittää. Tehtävien siirrolla Patentti- ja rekisterihallitukseen voidaan varmistaa käsittelyn ja asiakaspalvelun tasainen laatu ja asiantunteva palvelu. Toimintojen keskittäminen keventää lisäksi hallinnollista ohjausta. Esitys liittyy valtion vuoden 2015 talousarvioesitykseen ja on tarkoitettu käsiteltäväksi sen yhteydessä.

Lait on tarkoitettu tulemaan voimaan 1 päivänä syyskuuta 2015.

---

Kaupparekisteriä ja yhdistysrekisteriä pitää Patentti- ja rekisterihallitus. Kaupparekisteri-ilmoituksia vastaanottavat Patentti- ja rekisterihallituksen lisäksi paikallisviranomaisina maistraatit ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset, jäljempänä ELY-keskukset, jotka toimittavat ilmoitukset edelleen Patentti- ja rekisterihallituksen käsiteltäväksi. Maistraatit käsittelevät pääosan asunto-osakeyhtiöitä koskevista kaupparekisteri-ilmoituksista. Kaupparekisteriin tehtäviä ilmoituksia voi jättää myös Verohallinnon toimipisteisiin.

Asunto-osakeyhtiöiden perustamisilmoitusten ja muutosilmoitusten käsittely tapahtui ennen vuotta 1990 Patentti- ja rekisterihallituksessa. Asunto-osakeyhtiöitä koskevien kaupparekisteri-ilmoitusten käsittely siirrettiin Patentti- ja rekisterihallituksesta silloisille kihlakuntien rekisteritoimistoille vuonna 1990. Rekisteritoimistojen oli kuitenkin tässä alkuvaiheessa toimitettava Patentti- ja rekisterihallitukseen ratkaistavaksi kaikki ne ilmoitukset, jotka sisälsivät päätöksen yhtiöjärjestyksen muuttamisesta sekä ilmoitukset, joiden rekisteröinti oli evättävä.

Valtioneuvoston 17.6.1993 tekemän keskushallinnon ja aluehallinnon uudistamisen toimenpiteitä koskevan periaatepäätöksen mukaan muun muassa Patentti- ja rekisterihallituksen neuvonta- ja palvelutehtäviä sekä kaupparekisteritehtäviä hajautettiin rekisteritoimistoille. Periaatepäätöksen linjauksen mukaisesti vuonna 1994 toteutettiin nykyinen työnjako. Asunto-osakeyhtiön kaupparekisteriin tehtävän perus- ja muutosilmoituksen käsittelee ja sen rekisteriin merkitsemisestä päättää maistraatti, jonka virka-alueella yhtiön kotipaikka on. Rajoituksena ovat asunto-osakeyhtiön osakepääoman alentamista, sulautumista, jakautumista ja yhteisömuodon muuttamista koskevat asiat, jotka käsittelee edelleen Patentti- ja rekisterihallitus.

Vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelman (VATU) tavoitteena on talouden kestävyysvajeeseen ja työmarkkinoiden muutokseen vastaaminen. Tarkoituksena on muun muassa kirkastaa valtionhallinnon roolia ja tehtäviä sekä tehdä rakenteellisia uudistuksia. Hallinnonalat ovat VATU -ohjelman mukaisesti laatineet ydintoimintoanalyysit, ja siihen liittyen työ- ja elinkeinoministeriö on edellyttänyt kaikilta hallinnonalansa virastoilta toiminnan tehostamiseen tähtääviä ehdotuksia.

Patentti- ja rekisterihallitus toimitti 12.3.2013 työ- ja elinkeinoministeriölle ehdotuksen, jossa esitetään, että olisi tehokkaampaa siirtää kaikki kaupparekisteriasiat hoidettavaksi keskitetysti Patentti- ja rekisterihallituksessa.

Viranomaiset

Patentti- ja rekisterihallitus edistää taloudellista ja teknistä kehitystä. Virasto toimii työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalalla. Patentti- ja rekisterihallituksesta ja viraston tehtävistä säädetään Patentti- ja rekisterihallituksesta annetussa laissa (578/2013). Patentti- ja rekisterihallitus sijaitsee Helsingissä, ja virastossa työskenteli vuoden 2013 lopussa 440 henkilöä. Henkilötyövuosia koko vuonna käytettiin 416, joista 129,2 henkilötyövuotta käytettiin yritys- ja yhteisölinjalla. Patentti- ja rekisterihallitus kattaa noin 95 prosenttia menoistaan omilla palvelutuloillaan.

Maistraatit ovat osa valtion paikallishallintoa. Maistraattien tehtävistä säädetään rekisterihallintolaissa (166/1996) sekä rekisterihallintoasetuksessa (248/1996). Maistraatit kuuluvat valtiovarainministeriön hallinnonalaan ja toimivat aluehallintovirastojen alaisuudessa. Maistraattien ohjaus, kehittäminen ja valvonta on keskitetty Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikölle. Yksikkö hoitaa aluehallintovirastojen toimialaan kuuluvat aluehallintovirastoista annetun lain (896/2009) 4 §:n 2 momentissa tarkoitetut maistraattien ohjaus-, valvonta- ja kehittämistehtävät.

Suomessa on yhteensä 11 maistraattia, joiden tehtäviä hoidetaan yhteensä 41 yksikössä. Ahvenanmaalla tehtäviä hoitaa Ahvenanmaan valtionvirasto. Maistraattien sijaintipaikoista ja yksiköistä säädetään valtiovarainministeriön asetuksella (585/2011). Vuoden 2013 lopussa maistraateissa työskenteli 781 henkilöä, henkilötyövuosien ollessa 745,4. Maistraatit ovat kooltaan noin 40-100 henkilön virastoja. Maistraattien toimipisteverkon uudistamistarpeista on valmistunut maaliskuussa 2014 kokonaistarkastelu (Itä-Suomen aluehallintoviraston julkaisuja 19/2014), jossa työryhmä ehdottaa, että maistraattien toimipisteverkkoa supistettaisiin nykyisestä 41 yksiköstä 25 yksikköön. Näiden maistraattien yksiköiden palvelut korvattaisiin vuosien 2016–2019 aikana perustettavilla julkisen hallinnon yhteisillä asiakaspalvelupisteillä ja julkisen hallinnon yhteispalvelusta annetun lain (223/2007) mukaisilla yhteispalvelupisteillä.

Maistraateissa käytettiin asunto-osakeyhtiöitä koskevaan käsittelyyn, muiden kaupparekisteri-ilmoitusten kirjaamiseen ja yhdistysrekisteri-ilmoitusten vastaanottoon vuonna 2013 yhteensä 46,7 henkilötyövuotta. Tämä työmäärä muodostuu useiden virkamiesten työpanoksesta, sillä yhteensä 261 henkilöä on kirjannut työaikakirjanpidossa käyttäneensä työaikaa Patentti- ja rekisterihallituksen alaan kuuluviin tehtäviin. Työaikakirjanpidon perusteella Patentti- ja rekisterihallituksen alaan kuuluvien tehtävien osuus henkilön työajasta vaihtelee huomattavasti: noin 40 henkilöä tekee enemmän kuin 0,5 henkilötyövuotta, noin 17 henkilöä tekee 0,3 – 0,5 henkilötyövuotta, noin 52 tekee 0,1 – 0,3 henkilötyövuotta ja noin 152 henkilöä alle 0,1 henkilötyövuotta.

ELY–keskukset edistävät alueellista kehittämistä hoitamalla valtionhallinnon toimeenpano- ja kehittämistehtäviä alueilla. ELY-keskuksia on kaikkiaan 15. Keskusten toiminnasta säädetään elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskuksista annetussa laissa (897/2009). Lain 6 §:n mukaan elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten yleishallinnollinen ohjaus kuuluu työ- ja elinkeinoministeriölle. Lain 8 §:n mukaan keskusten toimintaa ohjaavat omilla toimialoillaan sisäministeriö, opetusministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, maa- ja metsätalousministeriö, työ- ja elinkeinoministeriö ja ympäristöministeriö tai keskushallinnon virasto, jonka tehtäväksi ohjaus on erikseen säädetty tai määrätty.

Kaupparekisteri

Patentti- ja rekisterihallituksen pitämän kaupparekisterin tehtävänä on palvella niin yksityistä kuin julkistakin sektoria sekä ylläpitää ja parantaa oikeusvarmuutta elinkeinoelämässä. Kaupparekisteri on julkinen rekisteri, johon merkitään elinkeinonharjoittajia eli yrityksiä koskevat tiedot. Rekisteröintimenettelystä ja rekisteriin merkittävistä tiedoista säädetään kaupparekisterilaissa (129/1979). Rekisteriin merkittäviä yritys- ja yhteisömuotoja on kaikkiaan 23. Kaupparekisteriin oli rekisteröity 31.12.2013 noin 584 000 yritystä, joista osakeyhtiöitä oli noin 242 000, yksityisiä elinkeinonharjoittajia noin 202 000, asunto-osakeyhtiöitä noin 85 000, avoimia yhtiöitä noin 12 400 ja kommandiittiyhtiöitä noin 35 000 sekä muita yritysmuotoja, esimerkiksi osuuskuntia, ulkomaisten elinkeinonharjoittajien sivuliikkeitä, hypoteekkiyhdistyksiä, eurooppayhtiöitä ja valtion liikelaitoksia yhteensä noin 6 700. Jokaisella on oikeus saada kaupparekisterin merkinnöistä tietoja, otteita ja todistuksia. Kaupparekisterilaki sisältää säännökset velvollisuudesta ilmoittaa tietoja rekisteröitäväksi, merkitä tietoja rekisteriin sekä kuuluttaa tietoja. Yksityiskohtaisempia säännöksiä ilmoitusmenettelystä annetaan kaupparekisteriasetuksessa (208/1979).

Patentti- ja rekisterihallituksella ja Verohallinnolla on yhteinen yritys- ja yhteisötietojärjestelmä, josta säädetään yritys- ja yhteisötietolaissa (244/2001) ja joka mahdollistaa tietojen ilmoittamisen molemmille viranomaisille. Ilmoitukset kaupparekisteriin on tehtävä yritys- ja yhteisötietolain 10 ja 11 §:n mukaisilla perustamis-, muutos- tai lopettamisilmoituslomakkeilla. Samoilla lomakkeilla, joilla ilmoitetaan yrityksen tai yhteisön perustamisesta tai elinkeinotoiminnan harjoittamisen aloittamisesta, voi tehdä ilmoituksen Verohallinnon ylläpitämiin ennakkoperintärekisteriin, työnantajarekisteriin ja arvonlisäverovelvollisten rekisteriin. Kaikki yritys- ja yhteisötietojärjestelmään kirjattavat yritykset saavat yritys- ja yhteisötunnuksen (Y-tunnuksen). Ilmoituksen tekemisestä vastuussa olevat henkilöt on lueteltu lain 14 §:ssä. Kaupparekisteriin tehtävän ilmoituksen laiminlyönnistä on säädetty rangaistus lain 19 §:n 1 momentissa. Lain 10 § ja 11 §:n nojalla kaupparekisteri-ilmoituksen voi jättää myös Verohallinnon toimipisteisiin.

Verohallinnon toimipisteitä on nykyisin 59 paikkakunnalla. Verohallinnon toimipisteet ottavat vastaan paperimuotoisia y-lomakkeella tehtäviä ilmoituksia, kuten kaupparekisteri-ilmoituksia. Verohallinto on suunnitellut supistavansa omaa toimipisteverkkoaan. Verohallinnon omien asiakaspalvelupisteiden määrä lähivuosina riippuu muun muassa julkisen hallinnon asiakaspalvelun kehittämishankeen (Asiakaspalvelu 2014 -hanke) toteutuksesta.

Paikallisviranomaisina kaupparekisteriasioissa toimivat kaupparekisterilain 1 §:n 2 momentin nojalla maistraatit ja ELY–keskukset, jotka ottavat vastaan kaupparekisteri-ilmoituksia ja toimittavat ne edelleen Patentti- ja rekisterihallituksen käsiteltäväksi. Ne myös antavat otteita ja jäljennöksiä rekistereistä. Maistraatit käsittelevät pääosan asunto-osakeyhtiöitä koskevista ilmoituksista. Kaupparekisterilain 19 a §:n mukaan asunto-osakeyhtiön kaupparekisteriin tehtävän perus- ja muutosilmoituksen käsittelee ja sen rekisteriin merkitsemisestä päättää sen kihlakunnan rekisteritoimisto (nykyisin maistraatti), jonka virka-alueella yhtiön kotipaikka on. Asunto-osakeyhtiön osakepääoman alentamista, sulautumista, jakautumista ja yhteisömuodon muuttamista koskevat asiat käsittelee Patentti- ja rekisterihallitus.

Kaupparekisteriasioita tuli vuonna 2013 vireille yhteensä noin 154 000. Niitä kirjaavat Patentti- ja rekisterihallitus, Verohallinto ja maistraatit. Suurin osa ilmoituksista lähetetään postitse Patentti- ja rekisterihallituksen ja Verohallinnon yhteiseen postilokeroon tai ilmoitus tulee vireille sähköisesti. Patentti- ja rekisterihallituksessa kaupparekisteriasioiden hoito on keskitetty yritys- ja yhteisölinjalle, jossa vuonna 2013 käsiteltiin kaupparekisteri-ilmoituksia noin 128 700. Näiden asioiden käsittelyyn käytettiin työajanseurannan mukaan 68 henkilötyövuotta.

Maistraateissa käsiteltiin vuonna 2013 yhteensä noin 25 600 asunto-osakeyhtiötä koskevaa ilmoitusta. Maistraateissa rekisteröidään noin 1 300 uutta asunto-osakeyhtiötä ja puretaan noin 200. Maistraateille tehtävistä ilmoituksista valtaosa, noin 80 prosenttia, on henkilömuutoksia koskevia ilmoituksia, kuten asunto-osakeyhtiöiden hallitusta tai isännöitsijää koskevia muutoksia. Lisäksi vuosittain jätetään noin 3 000 asunto-osakeyhtiön yhtiöjärjestystä koskevaa ilmoitusta. Asunto-osakeyhtiötä koskevien ilmoitusten lisäksi maistraateissa kirjattiin noin 15 000 muita, ns. kaupallisia yhtiöitä koskevia ilmoituksia, jotka toimitettiin Patentti- ja rekisterihallitukseen käsiteltäväksi.

Vuonna 2013 maistraatit käyttivät kaikkiaan 46,7 henkilötyövuotta kauppa- ja yhdistysrekisteriasioiden hoitoon.

Maistraatit tekivät syksyllä 2013 kyselytutkimuksen, jonka mukaan suuresta osasta maistraattien käsittelemistä asunto-osakeyhtiöitä koskevista kaupparekisteri-ilmoituksista lähtee asiakkaalle kirjallinen korjauskehotus. Perusilmoituksissa ja yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksissa korjausfrekvenssi vaihtelee eri maistraateissa 40 prosentin ja 90 prosentin välillä. Muissa muutoksissa korjausta vaativien ilmoitusten määrä vaihtelee 15 prosentista 50 prosenttiin. Patentti- ja rekisterihallituksesta lähtee sen käsiteltäviin kuuluvissa asioissa asiakkaalle korjauskehotus noin 25 prosentissa kaikista ilmoituksista.

ELY -keskuksissa kirjattiin vuonna 2013 yhteensä 1 374 kaupparekisteri-ilmoitusta.

Yhdistysrekisteri

Yhdistyslain (503/1989) 47 §:n nojalla yhdistysrekisteriä pitää Patentti- ja rekisterihallitus. Yhdistysrekisteriasioiden paikallisviranomaisina toimivat maistraatit. Yhdistyslain 48 §:n mukaan ilmoitus yhdistyksen rekisteröimiseksi on tehtävä Patentti- ja rekisterihallitukselle tai yhdistyksen kotipaikan paikallisviranomaiselle, joka toimittaa ilmoituksen Patentti- ja rekisterihallitukselle. Yhdistysrekisteri-ilmoitukset kirjaa ja käsittelee Patentti- ja rekisterihallitus.

Yhdistysrekisteriasetuksen (506/1989) 2 §:n mukaan yhdistyksiä koskevat ilmoitukset voidaan toimittaa suoraan Patentti- ja rekisterihallitukselle tai jättää maistraattiin Patentti- ja rekisterihallitukselle toimitettaviksi. Asetuksen 8 §:n mukaan paikallisviranomainen säilyttää otteet yhdistysrekisteristä sekä yhdistyksiä koskevat asiakirjat. Tämä koskee kuitenkin ilmoituksia, jotka on tehty ennen asetuksen muutosta vuonna 2011. Sen jälkeisenä aikana yhdistysrekisterin arkisto on pelkästään sähköisessä muodossa, eikä asiakirjoja enää toimiteta maistraateille arkistoitaviksi. Yhdistysrekisteriasetuksen 10 §:n mukaisesti maistraatit antavat otteita yhdistysrekisteristä ja jäljennöksiä siihen liittyvistä käytettävissään olevista asiakirjoista.

Yhdistysrekisterissä on noin 135 000 yhdistystä. Yhdistysrekisteri-ilmoituksia jätettiin vuonna 2013 yhteensä 21 086 kappaletta, joista maistraatteihin jätettiin 1 278 kappaletta ja Patentti- ja rekisterihallitukseen 19 808 kappaletta. Yhdistysrekisteristä annettiin otteita, jäljennöksiä ja todistuksia Patentti- ja rekisterihallituksessa yhteensä 6 756 kappaletta ja maistraateissa 1 919 kappaletta.

Maksuja koskeva lainsäädäntö ja käytäntö

Patentti- ja rekisterihallituksen perimistä maksuista on säädetty patentti- ja rekisterihallituksen suoritteista perittävistä maksuista annetussa laissa (1032/1992). Lakia sovelletaan myös kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaisten eli maistraattien ja ELY-keskusten tuottamiin suoritteisiin. Kaupparekisteriasioissa perittävien maksujen suuruus määräytyy lain 2 ja 3 §:n mukaan ns. suoriteryhmäkohtaisen kustannusvastaavuuden perusteella, eli rekisterikohtaisesti. Tämä tarkoittaa käytännössä sitä, että yksittäisestä suoritteesta tai asiaryhmästä perittävien maksujen ei tarvitse olla kustannusvastaavia, kunhan kustannusvastaavuuteen päästään rekisteritasolla. Koska kaupparekisteriasiat muodostavat oman suoriteryhmänsä, mitoitetaan kaupparekisteri-ilmoitusten maksutaso niin, että Patentti- ja rekisterihallituksen ja paikallisviranomaisten kustannukset katetaan täysimääräisesti. Samaan suoriteryhmään kuuluvat siten asunto-osakeyhtiöistä perittävät käsittelymaksut ja muissa kaupparekisteriasioissa perittävät maksut. Maksutasosta säädetään työ- ja elinkeinoministeriön asetuksella (696/2014).

Lain 7 §:n mukaan maksun perii se viranomainen, jonka toimivaltaan kuuluu päätöksenteko kyseisen suoritteen tuottamisesta. Maksun perivä viranomainen on velvollinen korvaamaan suoritteen tuottamiseen osallistuneelle muulle viranomaiselle osallistumisesta aiheutuneet kustannukset. Lain 10 §:n mukaan muilta osin noudatetaan, mitä valtion maksuperustelaissa (150/1992) säädetään.

Kauppa- ja teollisuusministeriö on 28.9.1994 antanut päätöksen kaupparekisterimaksujen jakaantumisesta Patentti- ja rekisterihallituksen ja maistraattien kesken niissä tapauksissa, joissa ilmoitus on jätetty paikallisviranomaiselle. Tätä sopimusta noudatetaan edelleen. Sen mukaan maistraatit saavat asunto-osakeyhtiön perusilmoituksista ja yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksista 75 prosenttia, asunto-osakeyhtiön muusta muutosilmoituksesta 44 prosenttia ja kaupparekisterin käsittelyyn tulevista ilmoituksista 17 prosenttia asiakkaalta perittävästä maksusta. Kaupparekisteriotteista ja diaaritodistuksesta maksu menee sille viranomaiselle, joka otteen antaa. Käytännössä maksuliikenne toteutetaan Patentti- ja rekisterihallituksen kautta siten, että maistraatit perivät kaupparekisteriasioissa maksun, jotka tilitetään Patentti- ja rekisterihallitukselle, ja joka palauttaa tästä summasta maistraateille yllä kuvatun päätöksen mukaisen osuuden.

Asunto-osakeyhtiöitä koskevia maksuja Patentti- ja rekisterihallitukselle on tilitetty vuonna 2013 yhteensä 3,416 miljoonaa euroa. Tästä Patentti- ja rekisterihallitus on tilittänyt takaisin maistraatille 2,054 miljoonaa euroa. Muiden yritysmuotojen ilmoitusten vastaanotosta ja neuvonnasta maistraateille tilitettiin lisäksi 432 000 euroa ja ELY-keskuksille 30 000 euroa. Patentti- ja rekisterihallitukselle maksettiin kaupparekisterin ilmoitusmaksuja vuonna 2013 yhteensä 21,977 miljoonaa euroa.

Käsittelymaksujen tilitysten lisäksi maistraatit osallistuvat omalta osaltaan yritys- ja yhteistietojärjestelmän ylläpitoon siten kuin yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä annetussa asetuksessa (288/2001) säädetään ja sen mukaan kuin siitä on sovittu 30.1.2003 tehdyllä kustannusten jakoa koskevalla sopimuksella. Maistraattiorganisaation maksettavaksi tuleva osuus yritys- ja yhteisötietojärjestelmään ylläpitokustannuksista oli vuonna 2013 yhteensä 143 000 euroa.

Kauppa- ja yhdistysrekisterin sähköiset palvelut

Patentti- ja rekisterihallitus ja Verohallinto toteuttavat yhteisesti yritys- ja yhteisötietojärjestelmän sähköistä asiointipalvelukanavaa. Palvelun välityksellä voi tehdä kaupparekisteri-ilmoituksia Patentti- ja rekisterihallitukselle sekä ilmoituksia Verohallinnon ylläpitämiin rekistereihin. Sähköisessä asioinnissa ilmoitettavat asiat pyritään tarkistamaan mahdollisimman pitkälle jo siinä vaiheessa, kun asiakas syöttää tiedot sähköiselle ilmoituslomakkeelle, mikä nopeuttaa käsittelyä ja vähentää virheiden mahdollisuutta.

Kaupparekisteri-ilmoitusten käsittely tapahtuu nykyisin kokonaan sähköisesti. Sähköinen käsittelyjärjestelmä otettiin käyttöön keväällä 2014. Paperisina tulevat ilmoitukset skannataan ennen vireilletuloa, ja käsittely tapahtuu pelkästään järjestelmässä. Sähköisiä asiointimahdollisuuksia lisätään asteittain kattamaan yleisimmät yritysmuodot ja niiden tyypilliset ilmoitukset. Tällä hetkellä on otettu käyttöön muun muassa osoite- ja yhteystietojen sähköinen ilmoittaminen sekä osakeyhtiön ohjattu sähköinen perustaminen sekä sähköinen tietopalvelujärjestelmä (Virre) ja sähköinen arkisto.

Kaupparekisterin sähköinen tietopalvelu on ollut käytössä noin kolme vuotta ja sen myötä manuaalinen tietopalvelutyö on vähentynyt huomattavasti, kun palvelut ovat tulleet tutuiksi asiakkaille. Tietopalvelu on asiakkaiden käytössä kaupparekisteri-, säätiörekisteri- ja yrityskiinnitysrekisteriasioissa ympäri vuorokauden. Asunto-osakeyhtiöiden tiedot löytyvät palvelusta yhtä kattavasti kuin muidenkin yhtiömuotojen.

Sähköinen ilmoitusmenettely osoitteenmuutoksissa on ollut käytössä yritys- ja yhteisötietojärjestelmän kautta syksystä 2009 alkaen. Osoitteenmuutoksista tulee sähköisesti noin 40 prosenttia. Vuoden 2012 joulukuussa otettiin käyttöön myös sähköinen osakeyhtiön ohjattu perustaminen. Sähköisten ilmoitusten osuus osakeyhtiöiden perustamisilmoituksista oli 26 prosenttia vuonna 2013. Paperisten asiakirjojen arkistointi on loppunut keväällä 2014, kun saatiin käyttöön uusi sähköinen kaupparekisteriasioiden käsittelyjärjestelmä. Sen myötä arkistointi muuttui kokonaan sähköiseksi. Käyttöön otetut sähköiset palvelut koskevat myös maistraattien käsittelemiä asunto-osakeyhtiöitä.

Sähköinen ilmoittaminen on tulossa käyttöön 19.9.2014 edustamista, kuten esimerkiksi hallitusta, prokuristeja, toimitusjohtajia, isännöitsijöitä ja tilintarkastajia koskevissa ilmoituksissa. Sähköisessä asioinnissa näiden ilmoitusten käsittely suurimmaksi osaksi automatisoituu. Muuta kuin edustamista koskevien ilmoitusten osalta sähköiset asiointipalvelut saataneen käyttöön syksyllä 2015. Palvelu kattaa myös asunto-osakeyhtiöt.

Kaupparekisteripalvelujen sähköistämisen tavoitteena on muun muassa lyhentää kaupparekisteri-ilmoitusten kokonaiskäsittelyaikaa. Käsittelyjärjestelmien uudistaminen ja sähköinen ilmoittaminen automatisoi useita yritys- ja yhteisölinjan työvaiheita, liittyen muun muassa ilmoitusten kirjaamiseen, käsittelyyn ja arkistointiin.

Yhdistysrekisterissä on ollut käytössä sähköinen ilmoittaminen loppuvuodesta 2005 alkaen. Kaikki ilmoitukset ja ilmoituslaadut uskonnollisia yhdistyksiä lukuun ottamatta voidaan ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle sähköisesti. Vuonna 2012 sähköisiä ilmoituksia oli noin 55 prosenttia kaikista ilmoituksista ja vuonna 2013 noin 60 prosenttia.

Virkasuhteita koskeva sääntely

Virkojen perustamisesta, lakkauttamisesta ja siirtämisestä säädetään valtion virkamieslaissa (759/1994). Lain 5 a §:n mukaan valtionhallinnon toimintojen uudelleenjärjestelyn yhteydessä virat ja niihin nimitetyt virkamiehet siirtyvät samaan virastoon tai samoihin virastoihin kuin tehtävät siirtyvät. Määräaikaiseen virkasuhteeseen nimitetty virkamies siirtyy viraston palvelukseen määräaikaisen virkasuhteensa keston ajaksi. Virka voidaan siirtää ilman virkamiehen suostumusta, jos virka siirretään virkamiehen työssäkäyntialueella tai työssäkäyntialueelle. Säännös koskee tilanteita, joissa muutos toteutetaan lailla tai asetuksella. Niissä tapauksissa siirrot tapahtuvat ilman nimenomaista päätöstä eivätkä vaadi virkaan nimitetyn virkamiehen suostumusta, jos siirrot tapahtuvat henkilöiden työssäkäyntialueella tai työssäkäyntialueelle.

Työssäkäyntialueella tarkoitetaan työttömyysturvalain (1290/2002) 1 luvun 9 §:n mukaista aluetta. Työssäkäyntialue ulottuu 80 kilometrin etäisyydelle henkilön asuinpaikasta.

Valtion virkamieslain 5 c § koskee uudelleenjärjestelyä, jossa viran tehtävät muuttuvat uudelleenjärjestelyn yhteydessä olennaisesti. Tällöin viran tilalle perustetaan uusi virka, ja uusi virka voidaan sitä ensi kertaa täytettäessä täyttää ilman haettavaksi julistamista, jos siihen nimitetään uudelleenjärjestelyn kohteena olevan viraston virkaan nimitetty virkamies.

Valtioneuvosto teki 26.1.2012 periaatepäätöksen valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa. Periaatepäätökseen on annettu soveltamisohjeet (VM/201/00.00.02/2012), minkä lisäksi valtiovarainministeriö on antanut määräyksen henkilöstövoimavarojen siirtämisestä hallinnonalalta toiselle (VM/336/00.00.00/2013) sekä päätöksen muutoksen johtamisesta ja muutosturvasta valtionhallinnossa (VM/305/00.00.00/2012). Valtionhallinnon sisäisissä muutoksissa noudatetaan asteittaista toimintatapaa. Ensisijaisesti se toimintayksikön palveluksessa oleva henkilöstö, jonka tehtäviä muutos koskee ja jolle on tarjottavissa tehtäviä uudessa organisaatiossa, siirtyy tämän organisaation palvelukseen. Jos henkilö ei siirry, hänelle pyritään löytämään samanlaisia tai vastaavia tehtäviä nykyisessä toimintayksikössä. Jollei niitä ole tarjottavissa, henkilölle annetaan tarvittavat välineet ja opastus uuden työpaikan etsimiseen valtionhallinnon muusta toimintayksiköstä samalla työssäkäyntialueella.

Kaupparekisterin toiminta on sähköisten palvelujen käyttöönoton myötä muuttumassa monessa suhteessa nykyisestä. Sen seurauksena toiminta Patentti- ja rekisterihallituksessa ja maistraateissa tehostuu. Asiakkaan kannalta sähköiset palvelut ovat saatavissa myös virka-ajan ulkopuolella, mikä helpottaa asiointia.

Viranomaisten kannalta työmäärä vähenee, kun sähköiset palvelut yksinkertaistavat ja automatisoivat eräitä työvaiheita. Sähköisten palvelujen myötä tiedot välittyvät suoraan järjestelmään. Viranomaisessa tapahtuva käsittely tapahtuu sähköisesti myös paperimuodossa jätettyjen ilmoitusten osalta. Myös asiakirjatilauksia hoidetaan sähköisen palvelun välityksellä. Muutokset koskevat sekä Patentti- ja rekisterihallituksessa että maistraateissa tapahtuvaa käsittelyä ja neuvontaa.

Myös asunto-osakeyhtiöiden osalta sähköisiä palveluja on saatu käyttöön vuoden 2014 aikana, ja niiden vaikutukset alkavat näkyä syksyllä 2014 ja keväällä 2015. Syyskuussa 2014 käyttöönotettavan palvelun myötä asunto-osakeyhtiöiden edustajien, kuten hallituksen ja isännöitsijöiden, vaihtumista koskevat ilmoitukset menisivät sähköisessä palvelussa rekisteriin hyvin vähäisellä viranomaisen työllä. Sähköisesti jätetyissä ilmoituksissa viranomaistyötä aiheuttaisivat jatkossa pääasiassa asunto-osakeyhtiöiden perustamisilmoitukset, joita oli vuonna 2013 noin 1 300, yhtiöjärjestyksen muutosilmoitukset, joita oli noin 3 000, sekä lopettamisilmoitukset, joita oli noin 200. Asunto-osakeyhtiöitä koskevia ilmoituksia tehtiin yhteensä noin 25 600 kappaletta. Noin 80 prosenttia asunto-osakeyhtiöitä koskevista ilmoituksista oli edellä mainittuja edustamista koskevia ilmoituksia, joten sähköisillä palveluilla voidaan arvioida olevan suuri vaikutus maistraattien työmäärään.

Sekä maistraattien että Patentti- ja rekisterihallituksen tekemän arvion mukaan tehtäviin tarvittava henkilöresurssi vuonna 2016 on noin 13 henkilötyövuotta. Kun tehtäviin käytettävä henkilöresurssi palvelujen sähköistymisen myötä vähenee merkittävästi, on syytä arvioida, miten jäljelle jäävät tehtävät organisoidaan. Asunto-osakeyhtiöiden käsittelyssä jäljelle jäävä henkilömäärä on niin pieni, ettei se mahdollista enää alueellisesti kattavan palvelun tarjoamista 11 maistraatin nykyisissä 41 toimipisteessä. Näin voimakkaasti hajautetussa mallissa asioiden käsittelyn edellyttämän erityisosaamisen ja yhtenäisen viranomaiskäytännön ylläpitäminen muuttuu myös haastavaksi. Muutosten seurauksena jäljelle jäävät tehtävät olisi aiheellista keskittää.

Hallituksen esitystä valmisteltaessa harkittavana on ollut kaksi pääasiallista ratkaisuvaihtoehtoa: Patentti- ja rekisterihallitus on ehdottanut, että kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaisten tehtävät keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle. Maistraattien toimesta on toisaalta ehdotettu, että henkilöresurssin pienentyessä tehtävät keskitettäisiin yhteen tai useampaan maistraattiin. Tehtävien keskittämisellä Patentti- ja rekisterihallitukseen saavutettaisiin henkilötyövuosissa laskettuna suunnilleen sama tuottavuushyöty kuin maistraateissa toteutettavalla organisaatiouudistuksella. Kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaisten tehtävät voitaisiin hoitaa 12,5 henkilötyövuodella Patentti- ja rekisterihallituksessa ja 13,5 henkilötyövuodella maistraateissa.

Kaupparekisteriin liittyvän viranomaiskäsittelyn osalta tuottavuus on kehittynyt erilaiseksi maistraateissa ja Patentti- ja rekisterihallituksessa, vaikka kyse on hyvin samankaltaisista asioista. Patentti- ja rekisterihallituksessa käsiteltiin noin 128 700 kaupparekisteriasiaa vuonna 2013. Niiden kirjaamiseen ja käsittelyyn käytettiin 68 henkilötyövuotta. Vastaavasti maistraateissa kirjattiin ja käsiteltiin noin 25 600 asunto-osakeyhtiötä koskevaa asiaa ja lisäksi kirjattiin noin 15 000 ilmoitusta, jotka toimitettiin Patentti- ja rekisterihallitukseen käsiteltäväksi. Maistraateissa tähän työhön käytettiin 46,7 henkilötyövuotta.

Kun tarkastellaan neuvontaan ja ilmoitusten käsittelyyn käytettyjä resursseja, käsitellään Patentti- ja rekisterihallituksessa tällä hetkellä noin 1 550 ilmoitusta / käytetty henkilötyövuosi ja maistraateissa noin 700 ilmoitusta / käytetty henkilötyövuosi. Ero selittyy muun muassa sillä, että Patentti- ja rekisterihallituksessa ei anneta maistraatteja vastaavalla tavalla henkilökohtaista palvelua, vaan sen sijaan on pyritty tehostamaan etukäteen annettavaa oheistusta ja neuvontaa. Patentti- ja rekisterihallituksen toimintamallilla asunto-osakeyhtiöitä koskevat ilmoitukset pystyttäisiin nykyisin käsittelemään arviolta noin 20 henkilötyövuodella. Tästä syystä uudistuksen toteuttamisen lähtökohdat ovat paremmat Patentti- ja rekisterihallituksessa.

Koska kaupparekisterin kustannukset katetaan kaupparekisterimaksuilla kokonaisuudessaan ja kun asunto-osakeyhtiöistä peritään samantasoiset käsittelymaksut kuin esimerkiksi osakeyhtiöistä, merkitsee nykytila, että asunto-osakeyhtiöitä koskevien ilmoitusten käsittelyä rahoitetaan osittain kaupallisilta yhtiöiltä perittävillä kaupparekisterimaksuilla. Tätä ei voida pitää tyydyttävänä asiantilana. Asunto-osakeyhtiöitä koskevia kaupparekisterimaksuja voitaisiin korottaa niiden kustannuksia vastaavalle tasolle. Tämä johtaisi kuitenkin perimään yhden yritysmuodon osalta muihin samankaltaisiin ilmoituksiin verrattuna selvästi korkeampia maksuja, mitä ei myöskään voida pitää asianmukaisena ratkaisuna. Tarkoituksenmukaisin ratkaisu olisi tarkastella mahdollisuuksia asunto-osakeyhtiöitä koskevien ilmoitusten käsittelyn tehostamiseen Patentti- ja rekisterihallituksen käsittelyä vastaavalle tasolle.

Ilmoitusten käsittely ei nykyisin ole yhdenmukaista eri viranomaisten välillä eikä maistraattiorganisaation sisällä. Patentti- ja rekisterihallitus korjauttaa noin 25 prosenttia saapuneista kaupparekisteri-ilmoituksista, kun maistraateissa vastaava luku on yhtiöjärjestystä koskevien muutosten osalta 40 – 90 prosenttia käsittelevästä maistraatista riippuen ja muissa muutosilmoituksissa 15 – 50 prosenttia käsittelevästä maistraatista riippuen. Eroa selittänee se, että Patentti- ja rekisterihallitus on panostanut merkittävästi etukäteisneuvontaan ja ohjeistukseen, jolloin tyypillisesti toistuvia virheitä pystytään karsimaan ennen ilmoituksen jättämistä.

Asiakkaiden yhdenvertaisuuden ja oikeusturvan kannalta olisi tarkoituksenmukaista, että kaikkien kaupparekisteri-ilmoitusten käsittely keskitettäisiin yhdelle taholle. Toimintojen keskittämisellä Patentti- ja rekisterihallitukseen pystyttäisiin nykyistä paremmin turvaamaan käsittelyn ja neuvonnan yhdenmukaisuus. Yhdenmukainen käsittely toteutuisi Patentti- ja rekisterihallituksessa paitsi asunto-osakeyhtiöitä koskevissa ilmoituksissa myös eri yritysmuotojen välillä.

Hallinnollisen ohjauksen näkökulmasta katsottuna asunto-osakeyhtiöitä koskevan toiminnon ohjaus on muodostunut suhteellisen raskaaksi. Patentti- ja rekisterihallitus toimii työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalalla ja valtiovarainministeriön hallinnonalalla toimiva Itä-Suomen aluehallintoviraston maistraattien ohjaus- ja kehittämisyksikkö allekirjoittaa maistraattien kanssa tehtävät tulossopimukset. Asunto-osakeyhtiöitä koskevien kaupparekisteri-ilmoitusten hinnoista säädetään työ- ja elinkeinoministeriön asetuksella, ja maksut kuuluvat samaan suoriteryhmään muiden kaupparekisterimaksujen kanssa. Maksujen jaosta Patentti- ja rekisterihallituksen ja maistraattien kesken on päätetty työ- ja elinkeinoministeriön päätöksellä. Patentti- ja rekisterihallitus osallistuu maistraattien strategiatyöhön, minkä lisäksi Patentti- ja rekisterihallituksen ja maistraattien kesken tehdään yhteistyötä laadun kehittämisen osalta.

Valtiohallinnon tuottavuutta parannettaessa on syytä painottaa ratkaisuja, joilla voidaan vähentää hallinnon hallinnollista taakkaa. Sen lisäksi että nykyinen järjestely on hallinnollisesti raskas, sen ongelmana on rahoituksen ja tulosohjauksen eriytyminen erillisiin prosesseihin ja eri viranomaisille, mikä ei ole ollut omiaan edistämään tuottavuutta. Jos tehtävät keskitetään Patentti- ja rekisterihallitukselle, tehtäviin liittyvästä tulosohjauksesta, budjettivalmistelusta ja säädösvalmistelusta vastaisi yksi ministeriö, jolloin kauppa- ja yhdistysrekisteritoimintojen ohjaus yksinkertaistuisi. Virastotasolla ei jatkossa olisi tarvetta nykyisenkaltaisiin maksujen tilityksiin viranomaiselta toiselle, minkä lisäksi kaupparekisteriasioissa vaadittu kustannusvastaavuuslaskenta voitaisiin järjestää yksinkertaisemmin yhden viranomaisen toimesta. Myös virastotason tarve poikkihallinnolliseen ohjaukseen, laadunkehittämiseen ja sitä koskevaan työryhmätyöskentelyyn poistuisi ja kaupparekisteripalveluiden laatua voitaisiin kehittää yhden organisaation sisäisenä tehtävänä. Patentti- ja rekisterihallitus myös ylläpitää nykyisin maistraattien käyttämiä keskeisiä käsittely- ja tietojärjestelmiä, joiden ylläpito tehostuisi, jos niihin liittyvä substanssiosaaminen olisi samassa viranomaisessa.

Asiakkaan kannalta merkittävä näkökohta on myös ilmoitusten hinnoittelu, joka ei nykyisin asunto-osakeyhtiöpalveluiden osalta perustu aitoon kustannusvastaavuuteen. Keskittämällä tehtävät Patentti- ja rekisterihallitukseen voidaan turvata hinnoittelun läpinäkyvyys hajautettua mallia tehokkaammin sekä asunto-osakeyhtiöitä koskevissa ilmoituksissa että muissa kaupparekisteriasioissa. Lisäksi tässä mallissa tehtävien hoitoon käytettävistä resursseista ja niiden kattamiseksi perittävistä maksuista päätettäisiin keskitetysti, mikä johtaisi tehostamaan toimintaa myös pidemmällä aikavälillä.

Edellä esitetyt käsittelyn ja asiakaspalvelun tehokkuutta ja taloudellisuutta, käsittelyn yhdenmukaisuutta sekä hallinnon ja ohjauksen järjestämistä koskevat näkökohdat puoltavat toimintojen keskittämistä Patentti- ja rekisterihallitukselle. Sähköisten palveluiden käyttöasteen lisääntyessä on oletettavaa, että ilmoitusten käsittelyyn tarvittava resurssi tulee tulevien vuosien aikana vielä edelleen vähenemään. Tällaisessa tilanteessa on tuottavuuden ja vaikuttavuuden kannalta tehokkainta keskittää toiminnot yhteen jo olemassa olevaan keskusvirastoon.

Maistraattiratkaisussa käytännössä synnytettäisiin valtiohallintoon kaksi tai useampi asiantuntijakeskittymä, jolloin kaupparekisteripalveluihin liittyviä tehtäviä hoidettaisiin osin päällekkäin keskusvirastossa ja paikallistasolla. Sähköistämisen ja asunto-osakeyhtiötehtävien uudelleen organisoinnin vuoksi maistraateissa paikallistasolla tarvittaisiin jatkossa 13,5 henkilötyövuotta. Nämä tehtävät keskitettäisiin lisäksi todennäköisesti vain yhteen tai kahteen maistraattiin. Asiakaspalvelua tarjottaisiin suunnitelmien mukaan kuitenkin lakisääteisesti koko maan kattavasta julkisen hallinnon yhteisen asiakaspalvelun verkosta.

Sähköiset palvelut ovat myös saatavissa sijaintipaikasta riippumatta. Asian valmistelun yhteydessä on kiinnitetty huomiota myös palvelujen alueelliseen saatavuuteen. Asiansa saisi jatkossakin vireille paperimuodossa postitse tai muulla vastaavalla tavalla. Myös mahdollisuus käyntiasiointiin säilyisi Verohallinnon toimipisteissä 59 paikkakunnalla. Verohallinnon toimipisteverkko kattaa pääosin ne paikkakunnat, joilta maistraattien antama henkilökohtainen palvelu lakkaa. Patentti- ja rekisterihallitus liittyisi tämän lisäksi sopimusperusteisesti julkishallinnon yhteisiin asiakaspalvelupisteisiin, joissa asiansa saisi jatkossa vireille alueellisesti ja sisällöllisesti laajasti.

Patentti- ja rekisterihallituksessa on erityisasiantuntemusta yhtiöoikeudesta ja myös asunto-osakeyhtiölain soveltamisesta. Tehtävien siirron myötä maistraateista siirtyisi lisäksi Patentti- ja rekisterihallitukseen asunto-osakeyhtiöiden käsittelyyn erikoistunutta henkilökuntaa, mikä vahvistaisi asunto-osakeyhtiölakiin liittyvää osaamista ja tukisi soveltamiskäytännön yhdenmukaisuutta siirron yhteydessä. Patentti- ja rekisterihallituksen muu yhtiöoikeudellinen osaaminen tukisi toisaalta myös asunto-osakeyhtiöilmoitusten käsittelyä.

Koska Patentti- ja rekisterihallituksen nykyiset kaupparekisteritehtävät voidaan katsoa pitkälti samanlaisiksi asunto-osakeyhtiötehtävien kanssa, on oletettavaa, että Patentti- ja rekisterihallituksen organisaatio mukautuu uusiin tehtäviin nopeasti.

VATU-ohjelman mukaisesti tulisi tehdä sellaisia toimenpiteitä, joilla selkeytetään hallinnon ohjausta ja parhaiten varmistetaan toiminnan tehokkuus ja laatu. Yhden kaupparekisteriasioita käsittelevä keskushallinnon viranomaisen malli vastaisi tähän tarpeeseen parhaiten. Samalla voitaisiin varmistaa käsittelyn edellyttämä asiantuntemus ja käsittelyn yhdenmukainen laatu sekä selkeyttää toimintojen hallinnollista ohjausta.

Tehtävien keskittämisellä olisi henkilöstövaikutuksia maistraateissa ja Patentti- ja rekisterihallituksessa. Henkilöstön kannalta olisi asianmukaista päättää tehtävien keskittämisestä riittävän varhaisessa vaiheessa, jotta henkilöstölle jää riittävästi aikaa valmistautua tuleviin muutoksiin. Lisäksi mahdolliset muutokset olisi tarkoituksenmukaista toteuttaa samalla, kun asunto-osakeyhtiöitä koskevat sähköiset palvelut tulevat käyttöön. Tästä syystä lainmuutosten ehdotetaan tulevan voimaan 1 päivänä syyskuuta 2015.

Esityksen tarkoituksena on turvata asiantunteva neuvonta ja käsittely tilanteessa, jossa kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaistehtäviin käytettävissä oleva henkilöresurssi vähenee sähköisten palvelujen käyttöönoton yhteydessä merkittävästi. Tavoitteena on myös parantaa perusrekisteripalveluiden kustannustehokkuutta ja varmistaa ilmoituksista perittävien hintojen kohtuullinen taso tulevaisuudessa. Tavoitteena on lisäksi edistää sähköisen asioinnin käyttöä valtionhallinnossa. Näin vastataan sähköistämisestä johtuvaan palvelutarpeen muutokseen ja suunnataan resurssit uudelleen siten, että saavutetaan huomattavat kustannussäästöt.

Työ- ja elinkeinoministeriön asettama työryhmä esitti kahta vaihtoehtoista ratkaisumallia palvelujen sähköistämisen seurauksena vähenevien resurssien kohdentamiseksi. Ensimmäisessä kauppa- ja yhdistysrekisteriasioiden vastaanotto, käsittely ja neuvonta keskitettäisiin kokonaisuudessaan Patentti- ja rekisterihallitukselle. Toisessa vaihtoehdossa kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaisen tehtävissä yksi tai muutama erikseen nimettävä maistraatti erikoistuisi tehtävään ja käsittelisi sekä ratkaisisi kaikki asunto-osakeyhtiöitä koskevat asiat ja ottaisi vastaan muita kauppa- ja yhdistysrekisterin asioita. Kummassakin ratkaisuvaihtoehdossa ELY-keskusten toiminta kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaisena lakkaisi.

Esityksessä ehdotetaan, että maistraattien ja elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskusten kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaistehtävät keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle.

Tehtävien keskittäminen Patentti- ja rekisterihallitukselle edellyttää muutoksia kaupparekisterilakiin, yhdistyslakiin ja yritys- ja yhteisötietolakiin. Kaupparekisterilaista poistettaisiin maininnat maistraattien ja ELY-keskusten kaupparekisterin paikallisviranomaistehtävistä. Vastaavasti yhdistyslaista poistettaisiin maininnat maistraattien yhdysrekisterin paikallisviranomaistehtävistä. Yritys- ja yhteisötietolaista poistettaisiin maininnat mahdollisuudesta tehdä ilmoitus maistraattiin tai ELY-keskukselle. Sitä vastoin lakiin jäisi säännös ilmoituksen toimittamisesta Verohallinnon toimipisteisiin. Siirron toteuttaminen edellyttää myös eräitä asetustasoisia muutoksia.

Lain voimaantullessa maistraateissa vireillä olevat ilmoitukset siirtyisivät Patentti- ja rekisterihallitukseen käsiteltäviksi.

Maistraateissa asunto-osakeyhtiöiden ilmoitusasioita otetaan tällä hetkellä vastaan 11 maistraatissa 41 paikkakunnalla. Suurin osa kyseisiä tehtäviä hoitavista henkilöistä osallistuu myös maistraattien muiden tehtävien hoitamiseen. Vuonna 2013 maistraattien tehtävien hoitamisessa käytetty 46,7 henkilötyövuotta muodostuu työaikakirjanpidon mukaan yhteensä noin 261 henkilön toimesta. Näistä henkilöistä noin 40 henkilöä käyttää kyseisiin tehtäviin yli 50 prosenttia työajastaan, noin 17 henkilöä 30 – 50 prosenttia työajastaan, noin 52 henkilöä 10 – 30 prosenttia työajastaan ja noin 152 henkilöä alle 10 prosenttia työajastaan. Siirtyviin tehtäviin vuonna 2013 käytetty henkilötyövuosimäärä jakaantui maistraateissa siten, että yksittäisissä maistraateissa tehtäviin käytettiin 1,7 – 6,4 henkilötyövuotta.

Virkojen ja niihin nimitettyjen virkamiesten siirtoon sovelletaan virkamieslain 5 a §:ää, jonka mukaan valtionhallinnon toimintojen uudelleenjärjestelyn yhteydessä virat ja niihin nimitetyt virkamiehet siirtyvät samaan virastoon tai samoihin virastoihin kuin tehtävät siirtyvät. Siirtyvä henkilöstö tulee Patentti- ja rekisterihallituksen virastokohtaisten sopimusten, kuten erityisesti palkkausjärjestelmäsopimuksen piiriin. Siirtyvän henkilöstön palkkataso turvataan siten kuin siitä on sovittu valtion keskustason virka- ja työehtosopimuksen allekirjoittamispöytäkirjan liitteen jaksossa 2.

Vielä ei ole tiedossa, millä paikkakunnilla sijaitsevista maistraateista Patentti- ja rekisterihallitukseen siirtyy virkoja. Viran siirto työssäkäyntialueen ulkopuolelle edellyttää virkamiehen suostumusta. Tehtävien siirroissa sekä henkilöstömäärän vähentämisessä noudatetaan valtion virkamieslainsäädäntöä ja hyvää henkilöstöpolitiikkaa. Lisäksi noudatetaan valtioneuvoston 26.1.2012 tekemää periaatepäätöstä valtion henkilöstön aseman järjestämisestä organisaation muutostilanteissa sekä valtiovarainministeriön antamaa ohjeistusta.

Kyseisten tehtävin hoitoon Patentti- ja rekisterihallituksessa tarvittava henkilöresurssi vuonna 2016 on arviolta 12,5 henkilötyövuotta. Tästä määrästä ilmoitusten kirjaamiseen ja maksujen kohdentamiseen käytettäisiin 2 henkilötyövuotta, toimistotyöntekijöiden, kuten esimerkiksi tarkastajien suorittamaan ilmoitusten käsittelyyn 1,7 henkilötyövuotta, asiantuntijoiden, kuten esimerkiksi lakimiesten suorittamaan käsittelyyn ja neuvontaan 6 henkilötyövuotta, asiakasneuvontaan 1,5 henkilötyövuotta sekä yhtiöjärjestysten optiseen lukuun 1,3 henkilötyövuotta.

Patentti- ja rekisterihallituksen sähköisistä palveluista on otettu käyttöön sähköinen käsittelyjärjestelmä, sähköinen arkisto ja sähköinen tietopalvelu, ja niiden vaikutus Patentti- ja rekisterihallituksessa ja maistraateissa alkaa näkyä vuoden 2014 kuluessa. Seuraava työmäärän kannalta merkittävä vaihe on edustamista koskevien ilmoitusten sähköinen asiointipalvelu, jonka käyttöönoton on määrä tapahtua 19.9.2014. Siksi on oletettavaa, että maistraattien tehtävien hoitoon käytettävä henkilöresurssi vähenee selvästi nykyisestä jo ennen siirron toteutumista 1.9.2015.

Kyse ei toisaalta ole pelkkien sähköisten palvelujen aiheuttamasta henkilöstön vähennystarpeesta. Siirron yhteydessä myös asunto-osakeyhtiöiden käsittelyyn liittyvät tehtävät ja toimintatavat muuttuvat nykyisestä. Henkilökohtaisesti annettavaa asiakaspalvelua vähennetään merkittävästi ja asiakkaalle pyritään tarjoamaan mahdollisimman paljon ohjeistusta ja etukäteisneuvontaa. Henkilökohtainen palvelu tapahtuisi ensisijaisesti keskitetyn puhelinneuvonnan avulla. Patentti- ja rekisterihallituksen henkilöstömäärä asettunee siirron jälkeen tasolle, joka vastaa siirtyvien tehtävän hoitoon tarvittavan henkilöresurssin eli 12,5 henkilötyövuoden lisäystä. Voidaan arvioida, että maistraateista Patentti- ja rekisterihallitukseen siirtyvien henkilöiden määrä asettuu ennen siirtoa noin 21 henkilötyövuoden tasolle. Maistraateista Patentti- ja rekisterihallitukseen siirtyvien henkilöiden määrä täsmentyy tämän jälkeen valtion virkamieslainsäädännön mukaisesti mikä tarkoittaa sitä, että syntyvää resurssitarvetta suurempi määrä henkilöitä voi siirtyä Patentti- ja rekisterihallituksen palvelukseen.

Maistraattien työmäärän kannalta keskeiset sähköiset palvelut ovat käytössä syyskuussa 2014, joten osa sähköisten palvelujen henkilöstövaikutuksista toteutuu todennäköisesti jo ennen ehdotettua tehtävien siirtoa. Mikäli henkilövähennyksiä toteutetaan ennen tehtävien siirtoa maistraateissa, pyritään henkilöstölle löytämään korvaavia tehtäviä maistraateista. Mikäli tehtäviä ei ole ja toisaalta määrärahakehys ei mahdollista henkilöstön pysymistä maistraateissa, saatetaan henkilöstöä joutua irtisanomaan.

Patentti- ja rekisterihallituksen toimipiste sijaitsee Helsingissä. Uudelleenjärjestelyn yhteydessä selvitetään siirtyvän henkilöstön mahdollisuudet työskennellä Patentti- ja rekisterihallituksessa muilta paikkakunnilta käsin.

Maistraatin tehtävissä toimivan henkilöstön nykyinen toimenkuva poikkeaa joiltakin osin Patentti- ja rekisterihallituksessa syntyvien tehtävien toimenkuvasta. Patentti- ja rekisterihallituksen yritys- ja yhteisölinjalla käsittelyä ei ole eritelty eri yritysmuodoittain eri yksiköihin, vaan käsittelijät osallistuvat lähtökohtaisesti kaikkien yritysmuotojen käsittelyyn. Koska maistraattien henkilöstöllä on kokemusta vastaavanlaisesta työstä, heidät voitaneen perehdyttää ja kouluttaa uusiin tehtäviin varsin nopeasti. Siirron yhteydessä maistraateista Patentti- ja rekisterihallitukseen siirtyvien henkilöiden määrä täsmentyy jatkovalmistelun kuluessa.

Patentti- ja rekisterihallitukselta on sähköisten palvelujen käyttöönottoon liittyen edellytetty organisaation etukäteistä sopeuttamista tuleviin muutoksiin. Kaupparekisterin sähköisiä palveluita on toteutettu työ- ja elinkeinoministeriön hallinnonalan tuottavuusrahalla. Patentti- ja rekisterihallituksen saaman tuottavuusmäärärahan edellytyksenä on ollut, että tietojärjestelmien kehittämisen avulla saavutetaan yritys- ja yhteisölinjalla 31 henkilötyövuoden säästö vuoteen 2016 mennessä. Tästä yli puolet on jo toteutunut luonnollisen poistuman myötä ja loput toteutetaan vuosien 2014 ja 2015 aikana (ks. Patentti- ja rekisterihallituksen toiminta- ja taloussuunnitelman vuosille 2014 – 2017, dnro PRH/1157/20/2012). Sähköisten palvelujen ja niiden käytön kehittyminen vähentää virkailijatyötä Patentti- ja rekisterihallituksessa myös muilla linjoilla ja henkilöstömäärän kehitys jatkuu virastossa laskevana vuoden 2015 jälkeenkin.

Ehdotetulla uudistuksella ei ole vaikutuksia ELY-keskusten henkilöstön asemaan, koska kauppa- ja yhdistysrekisteri-ilmoitusten vastaanotto ja otteiden antaminen on työmäärältään hyvin vähäinen tehtävä ELY-keskuksissa.

Sähköiset palvelut ovat asiakkaan saatavissa fyysisestä sijainnista riippumatta, joten sähköisten palvelujen käyttöönotto lisää alueellista yhdenvertaisuutta. Myös paperimuotoinen asiointi olisi edelleen mahdollista. Suurin osa asiakkaista ei nykyisinkään tule asioimaan viranomaisen toimipisteeseen, vaan suurin osa kaupparekisteri-ilmoituksista toimitetaan viranomaiselle postitse tai muulla vastaavalla tavalla. Sähköisten palvelujen käyttöönoton myötä käyntiasiointi Patentti- ja rekisterihallituksessa on vähentynyt ja kehityksen arvioidaan jatkuvan samanlaisena, kun uusia sähköisiä palveluja saadaan käyttöön. Myös paperimuodossa jätettyjen ilmoitusten osuus vähenee. Henkilökohtainen neuvonta tapahtuisi jatkossa entistä enemmän puhelimitse keskitetyn asiakaspalvelun välityksellä. Patentti- ja rekisterihallituksen ja maistraattien saaman asiakaspalautteen mukaan virastojen asiakkaat toivovat erityisesti sähköisen asioinnin mahdollisuuksien lisäämistä.

Myös käyntiasioinnilla voidaan edelleen arvioida olevan merkitystä osalle virastojen nykyisistä asiakkaista. Ilmoituksia voisi edelleen jättää Verohallinnon toimipisteisiin, joita sijaitsee 59 paikkakunnalla. Verohallinnon toimipisteverkko kattaa pääosin ne paikkakunnat, joilta maistraattien palvelu lakkaisi. Mahdollisuus käyntiasiointiin viranomaisen luona säilyy niillä 36 paikkakunnilla, joilla nykyisin toimii maistraatin lisäksi Verohallinnon toimipiste.

Asiansa saisi jatkossa vireille myös julkisen hallinnon yhteisissä asiakaspalvelupisteissä, joissa palvelua annettaisiin sopimusperusteisesti. Tätä esitystä valmisteltaessa ei vielä tiedetä tarkkaan, missä kunnista ja millä laajuudella asunto-osakeyhtiöpalveluita tarjottaisiin sopimusperusteisesti. Palvelun laajuudesta päätettäessä kiinnitetään erityistä huomiota palvelujen alueelliseen saatavuuteen.

Ahvenanmaan valtionvirasto on lausunnossaan 25.7.2013 katsonut, että myös valtionvirastossa nykyisin tehtävä asunto-osakeyhtiöiden käsittely ja keskitetty neuvonta tulisi siirtää Patentti- ja rekisterihallitukselle. Sitä vastoin olisi toivottavaa, että jatkossakin Ahvenanmaan valtionvirasto voisi ottaa vastaan kaupparekisteriin tehtäviä ilmoituksia ja maksuja sekä antaa otteita ja todistuksia. Patentti- ja rekisterihallitus voi tehdä Ahvenanmaan valtionviraston kanssa sopimuksen kaupparekisteriasioinnista kevään ja kesän 2015 aikana, jos ehdotetut lainmuutokset tulevat hyväksytyiksi. Lisäksi ilmoituksia voi Ahvenanmaalla jättää Verohallinnon toimipisteeseen.

Ruotsinkieliset palvelut

Patentti- ja rekisterihallitus on kielilain (423/2003) 6 §:ssä tarkoitettu valtion keskushallinnon viranomainen, joka toimii molemmilla kansallisilla kielillä. Patentti- ja rekisterihallituksen asiointi-, tieto- ja neuvontapalvelut ovat saatavilla sekä suomen että ruotsin kielellä. Tämä koskee myös sähköisiä asiointi- ja tietopalveluita. Jatkossa asioinnin pääpainon on tarkoitus kohdistua verkkopalveluihin. Sähköisissä palveluissa kielellinen yhdenvertaisuus toteutuu varsin hyvin, sillä asiointipalvelut ovat käytössä suomeksi ja ruotsiksi samalla tavalla.

Patentti- ja rekisterihallitus toteuttaa vuosittain asiakastyytyväisyyskyselyn, jossa ruotsinkielisten vastaajien asiakastyytyväisyys on ollut hyvällä tasolla. Patentti- ja rekisterihallitus ja Verohallinto tilastoivat lisäksi yhteisen YTJ-tukipalvelun läpimenoaikoja kieliryhmittäin. Vuonna 2013 keskimääräinen odotusaika suomenkielisessä palvelussa oli 47 sekuntia ja ruotsinkielisessä palvelussa 26 sekuntia.

Paperimuotoisen asioinnin osuuden odotetaan vähenevän nykyisestä, minkä lisäksi se tapahtuu jo nykyisin pääasiassa muutoin kuin käymällä henkilökohtaisesti viranomaisen toimipisteessä. Kuten edellä on todettu, mahdollisuus käyntiasiointiin säilyy Verohallinnon 59 toimipisteessä. Maistraatit toimivat 41 paikkakunnalla, joista 36 paikkakunnalla toimii maistraatin lisäksi Verohallinnon toimipiste. Kokonaisuutena voidaan arvioida henkilökohtaisen asiointimahdollisuuden säilyvän myös ruotsinkielisillä paikkakunnilla kohtuullisen hyvällä tasolla uudistuksen jälkeenkin.

Patentti- ja rekisterihallituksen osalta resurssitarve asunto-osakeyhtiöasioiden käsittelyyn olisi 12,5 henkilötyövuotta. Ruotsinkieliseen asiakaspalveluun ja käsittelyyn tarvittavat lisäykset otetaan huomioon viraston uusissa rekrytoinneissa. Vastaavasti ruotsinkielisen palvelun saatavuuteen kiinnitetään huomiota, kun Patentti- ja rekisterihallituksen kyseisten palvelujen saatavuudesta julkishallinnon yhteisissä asiakaspalvelupisteissä päätetään sopimusperusteisesti.

Saamenkieliset palvelut

Saamen kielen käyttämisestä viranomaisessa säädetään saamen kielilaissa (1086/2003). Lain 4 §:n mukaan saamelaisella on oikeus omassa asiassaan tai asiassa, jossa häntä kuullaan, käyttää laissa tarkoitetussa viranomaisessa saamen kieltä. Lain 5 §:ssä säädetään oikeushenkilön kielellisistä oikeuksista ja lain 8 §:ssä viranomaisen velvollisuudesta tiedottaa saamen kielellä. Lakia sovelletaan 2 §:n 2 kohdan mukaan niihin tuomioistuimiin ja valtion piiri- ja paikallishallinnon viranomaisiin, joiden virka-alueeseen kuuluu Enontekiön, Inarin, Sodankylän tai Utsjoen kunta. Määritelmä koskee siten myös Lapin maistraattia, jonka toimialueeseen saamelaisten kotiseutualue kuuluu. Saman pykälän 7 kohdan mukaan lakia sovelletaan Verohallintoon. Verohallinto antaa saamenkielistä palvelua saamelaisten kotiseutualueella, minkä lisäksi saamenkielisellä henkilöllä on kotiseutualueen ulkopuolella mahdollisuus saada tulkkausapua. Verohallinto on antanut ohjeen (1126/09/2008) saamenkielisestä asioinnista muissa kuin saamelaisten kotiseutualueella sijaitsevissa Verohallinnon yksiköissä. Lapin verotoimiston Ivalon toimipisteessä työskentelee yksi pohjoissaamen kieltä taitava virkailija, minkä lisäksi verotoimisto on tehnyt toimeksiantosopimuksia saamen kielen tulkkien kanssa edellä tarkoitettujen palveluiden tuottamisesta. Lapin maistraatin Kittilän toimipisteessä on palveluksessa yksi saamenkielinen lakimies.

Ehdotettavalla lailla maistraattien palveluvalikoimasta poistuisi kaupparekisteriä ja asunto-osakeyhtiöitä koskeva palvelu, mikä vähentäisi saamenkielisen asiakaspalvelun saatavuutta näissä tehtävissä. Mahdollisuus käyntiasiointiin säilyisi kuitenkin Verohallinnon toimipisteissä.

Kaupparekisterissä ei ole tällä hetkellä yhtään saamenkielistä asunto-osakeyhtiötä. Kaupparekisteriin on merkitty kuusi muuta elinkeinonharjoittajaa, joiden rekisteritiedoissa on merkintä saamenkielisestä toiminimestä tai aputoiminimestä. Saamenkielisen asiakaspalvelun tarve voidaan näissä asioissa arvioida asiointimäärissä laskettuna vähäiseksi, vaikka toisaalta palvelun saatavuudella voi olla merkitystä yksittäisten asiakkaiden kannalta. Voidaan kuitenkin arvioida, että saamenkielinen asiakaspalvelu siirron kohteena olevissa tehtävissä tulee turvatuksi Verohallinnon toimipisteissä uudistuksen jälkeenkin.

Sähköisten palveluiden käyttöönoton ja tehtävien Patentti- ja rekisterihallitukseen keskittämisen voidaan arvioida tuovan yhteensä noin 1 773 000 euron vuosittaiset säästöt kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaistehtäviin käytettäviin resursseihin. Tehtävien keskittämisen ja sähköisten palveluiden käyttöönoton jälkeen nykyiset maistraattien tehtävät voidaan 1.9.2015 tehdä 12,5 henkilötyövuodella. Maistraatit ilmoittivat, että vuonna 2013 näihin tehtäviin käytettiin 46,7 htv:ta. Yhden henkilötyövuoden keskimääräinen kustannus maistraateissa on noin 47 500 euroa vuodessa. Edellä mainittu säästö on laskettu vähentämällä Patentti- ja rekisterihallituksen paikallisviranomaisille yhteensä maksamasta osuudesta eli 2 373 000 eurosta siirron jälkeen tarvittavia henkilötyövuosia vastaava kustannus 600 000 euroa. Säästö olisi näin arvioituna 1 773 000 euroa tilanteessa, jossa rahoitusosuudeksi sovittaisiin henkilötyömäärän mukainen osuus. Hyöty tehostamisesta koituu pääasiassa asiakkaiden hyväksi. Valtion budjettitasapainoon tehostamisella ja tehtävien siirrolla ei ole merkittävää vaikutusta.

Tehtävien siirrosta aiheutuu kertaluonteisia kustannuksia. Kaupparekisterijärjestelmään ei siirron johdosta tarvita merkittäviä muutoksia. Tarvittavien muutosten hinnaksi arvioidaan enintään noin 35 000 euroa. Lisäksi viranomaisen lomakkeisiin ja muuhun materiaaliin tarvitaan päivityksiä, joiden hinnaksi arvioidaan yhteensä noin 20 000 euroa. Uudistukseen liittyvän ulkoisen tiedotuksen kuluiksi arvioidaan noin 50 000 euroa. Suurin yksittäinen kuluerä syntyy aktiiviarkiston siirrosta. Tavoitteena on siirtää mahdollisimman suuri osa suoraan Kansallisarkistoon. Siirron kustannuksiksi arvioidaan noin 240 000 euroa. Tehtävien keskittämisen kokonaiskustannuksiksi arvioidaan noin 345 000 euroa.

Patentti- ja rekisterihallitukseen toimintamenomomentille 32.40.03 siirrettäisiin maistraateista 1.9.2015 – 31.12.2015 syntyvää resurssitarvetta vastaava osuus 7 henkilötyövuotta (vuositasolla 21 henkilötyövuotta). Hallituksen talousarvioesityksessä siirto on 4 htv (vuositasolla 12,5 htv), mutta siirtyvä henkilötyövuosimäärä on talousarvioesityksen valmistumisen jälkeen tarkentunut. Maistraateista Patentti- ja rekisterihallitukseen siirtyvien henkilöiden määrä täsmentyy vielä siirron jatkovalmistelun yhteydessä valtion virkamieslainsäädännön mukaisesti. Maistraattien toimintamenomomentilla 28.40.02 toiminnan tulot vähenevät 580 000 euroa vuonna 2015 Patentti- ja rekisterihallitukselta saadun korvauksen poistuessa 1.9.2015 alkaen. Maistraattien toimintamenot vähenevät vastaavasti, joten muutoksella ei ole vaikutusta maistraattien nettotoimintamenomäärärahaan

Yritysvaikutukset

Esityksen yritysvaikutukset kohdistuvat viranomaisen palveluja käyttäviin yrityksiin, kuten isännöitsijöihin, rakennusyhtiöihin ja muihin asiantuntijoihin. Noin 50 prosenttia asiakkaista käyttää isännöitsijää asunto-osakeyhtiötä koskevien ilmoitusten tekemisessä.

Esitettyjen muutosten seurauksena asunto-osakeyhtiöitä koskevien ilmoitusten käsittely siirtyisi maistraateista Patentti- ja rekisterihallitukseen. Asiaa käsittelevän viranomaisen vaihtumisella voidaan arvioida olevan vähäinen merkitys isännöitsijöiden ja rakennusyhtiöiden kannalta, joskin siirrolla pyritään turvaamaan yhdenmukainen käsittely ja palvelujen laatu resurssien vähentyessä. Käyntiasioinnilla viranomaisen luona lienee myös vähäinen merkitys isännöitsijöille, rakennusyhtiöille ja muille alan ammattilaisille, jotka ovat erikoistuneita asunto-osakeyhtiöasioihin. Keskittämisen seurauksena viranomaisen päätökset yhdenmukaistuvat ja käsittelyajat lyhenevät, mikä parantaisi menettelyn ennakoitavuutta.

Palveluja välittömästi käyttävien yritysten lisäksi esitys vaikuttaa välillisesti ns. kaupallisiin yrityksiin, joilta perittäviä kaupparekisterimaksuja käytetään nykyisin asunto-osakeyhtiöitä koskevan käsittelyn rahoittamiseen. Suunnitellun toiminnan tehostamisen ja keskittämisen seurauksena päästäisiin myös asunto-osakeyhtiöiden osalta siihen, että toiminnan kustannukset katetaan kokonaisuudessaan toiminnasta perittävillä maksuilla.

Vaikutukset muihin asiakkaisiin

Esityksen vaikutukset kohdistuvat kaupallisten yritysten lisäksi asunto-osakeyhtiöihin ja niiden edustajiin, jotka asioivat suoraan viranomaisen kanssa ilman isännöitsijää tai muuta asiamiestä.

Asioinnin painopisteen siirtäminen verkkopalveluihin asettaa verkkopalveluja käyttävät asiakkaat viranomaisesta riippumattomaan asemaan. Asiansa saa vireille ilman mahdollista viranomaisen menettelystä johtuvaa viivettä, mikä lyhentää ilmoitusten käsittelyaikoja. Sähköinen palvelu myös ohjaa asiakasta ilmoituksen tekemisessä, mikä vähentää virheiden mahdollisuutta. Verkkopalvelut pystytään myös tarjoamaan asiakkaalle edullisemmin.

Uudistuksen arvioidaan lyhentävän käsittelyaikoja asunto-osakeyhtiöitä koskevissa ilmoituksissa. Käsittelyaika oli vuonna 2013 keskimäärin 10,8 päivää. Patentti- ja rekisterihallitus on asettanut sähköisille ilmoituksille kolmen päivän käsittelytavoitteen vuonna 2018. Käyntiasiointi sitä vastoin vähenee uudistuksen myötä. Maistraattien käyntiasiointiin tottuneille asiakkaille mahdollisuus käyntiasiointiin säilyy uudistuksen jälkeen lähinnä Verohallinnon toimipisteissä, joissa ei pystytä antamaan samanlaista asunto-osakeyhtiöihin liittyvää neuvontaa kuin maistraateissa tällä hetkellä. Toisaalta mahdollisuus paperimuotoiseen asiointiin ja käyntiasiointiin säilyy uudistuksen jälkeenkin.

Esityksen välittömät vaikutukset kohdistuvat maistraatteihin ja Patentti- ja rekisterihallitukseen. Sähköisten palvelujen ja keskittämisen seurauksena osa maistraattien tehtävistä lakkaa ja loput tehtävistä siirretään Patentti- ja rekisterihallitukseen.

Uudistus voi vaikuttaa välillisesti ja vähäisessä määrin myös Verohallinnon asiakasmääriin. Maistraattien käyntiasiointiin tottuneille asiakkaille mahdollisuus käyntiasiointiin säilyy uudistuksen jälkeen lähinnä Verohallinnon toimipisteissä. Asiakasmäärien kasvu arvioidaan kuitenkin vähäiseksi, koska käyntiasioinnin osuus on tällä hetkellä kohtuullisen pieni ja sen osuus on jatkuvasti laskenut. Suurin osa maistraattien nykyisistä asiakkaista siirtynee asioimaan jatkossa sähköisesti tai muulla sellaisella tavalla, joka edelleen vähentää henkilökohtaista käyntiasiointia viranomaisissa.

Esitys liittyy vuoden 2015 talousarvioesitykseen ja on tarkoitettu käsiteltäväksi sen yhteydessä.

Työ- ja elinkeinoministeriö on valmistellut asiaa osana vaikuttavuus- ja tuloksellisuusohjelmaa (VATU). Tehtävien siirtoa Patentti- ja rekisterihallitukselle on käsitelty 28.5.2013 alueellistamisen koordinaatioryhmässä, joka puolsi työ- ja elinkeinoministeriön esitystä siitä, ettei tehtävien keskittämisen yhteydessä tarvitse tehdä valtionneuvoston alueellistamisasetuksen (567/2002) mukaista sijoittamisselvitystä. Työ- ja elinkeinoministeriö asetti 31.5.2013 työryhmän, jonka tehtävä on selvittää uudistuksen henkilöstö-, talous- ja mahdolliset muut vaikutukset, selvittää uudistuksesta aiheutuvat muutostarpeet organisaatioihin ja lainsäädäntöön, valmistella kauppa- ja yhdistysrekisterien paikallisviranomaisverkoston uudistaminen, huolehtia siitä, että hankkeen valmistelu on läpinäkyvää sekä tiedottaminen on avointa, riittävää ja nopeaa sekä edesauttaa, että uudistamiseen liittyvät toimenpiteet on toteutettu 1.9.2015. Työryhmässä edustettuna ovat työ- ja elinkeinoministeriö, valtiovarainministeriö, Itä-Suomen aluehallintovirasto, Patentti- ja rekisterihallitus, maistraatit sekä henkilöstöjärjestöjen edustajat.

Työryhmän muistio julkaistiin ja lähetettiin lausuntokierrokselle 7.4.2014. Muistiossa esitettiin vaihtoehtoiset ratkaisumallit, jotka on esitelty tarkemmin jaksossa 3.2 Toteuttamisvaihtoehdot. Lausunto pyydettiin 31 taholta ja lausuntoja saatiin yhteensä 34 kappaletta. Pyydetyn lausunnon antoivat valtiovarainministeriö, oikeusministeriö, liikenne- ja viestintäministeriö, Patentti- ja rekisterihallitus, Itä-Suomen aluehallintovirasto, Ahvenanmaan valtionvirasto, maistraatit, elinkeino-, liikenne- ja ympäristökeskukset, Kilpailu- ja kuluttajavirasto, Väestörekisterikeskus, Suomen kiinteistöliitto ry, Suomen Henkikirjoittajayhdistys ry, Suomen isännöintiliitto ry, Elinkeinoelämän keskusliitto EK ry, Keskuskauppakamari, Suomen Yrittäjät ry, Suomen Asunto-osakkeenomistajat ry, Julkisten- ja hyvinvointialojen liitto JHL ry, Pardia ry sekä Valtiontalouden tarkastusvirasto.

Lisäksi lausunnon antoivat Pirkanmaan liitto, Keski-Suomen liitto, Kiinteistöliitto Varsinais-Suomi, Hyvinkään – Riihimäen - Mäntsälän Kiinteistöyhdistys ry, Porvoon kiinteistöyhdistys sekä Svenska Finlands folkting,

Kahdeksan lausunnonantajaa otti kantaa tehtävien Patentti- ja rekisterihallitukselle keskittämisen puolesta. Osassa lausunnoista ei haluttu ottaa kantaa ennen kuin muut maistraatteja koskevat ratkaisut aluehallinnon organisoinnissa uudelleen on tehty. Yhteensä kuudessa lausunnossa ei otettu selvää kantaa tai lausunnossa ei ollut huomautettavaa esityksen johdosta. Yhteensä 20 lausunnonantajaa, mukaan lukien 10 maistraattia, otti kantaa maistraattiratkaisun puolesta.

Keskeisinä syinä keskittämiselle Patentti- ja rekisterihallitukseen nähtiin asunto-osakeyhtiölain soveltamisen yhdenmukaisuus, sähköistämisen myötä vähenevä viranomaisen työmäärä ja hallinnon tehokkuus. Maistraattiratkaisua taas kannatettiin siksi, ettei uskottu muutoksen tuovan tarpeeksi tuottavuushyötyjä ja korostettiin alueellisen asiakaspalvelun tärkeyttä ja maistraateissa olevaa osaamista.

Lausuntokierroksen jälkeen hallinnon- ja aluekehityksen ministerityöryhmä puolsi 11.5.2014 kauppa- ja yhdistysrekisterin paikallisviranomaisverkoston lakkauttamista ja tehtävien siirtämistä Patentti- ja rekisterihallitukselle siten, että täytäntöönpanossa varmistetaan kielellisten oikeuksien toteutuminen. Samalla myös maistraattien asunto-osakeyhtiötehtävät siirrettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle.

Tämän jälkeen laadittiin luonnos hallituksen esitykseksi, jolla esitetty tehtävien keskittäminen Patentti- ja rekisterihallitukselle toteutettaisiin. Tehtävien siirron katsottiin edellyttävän muutoksia kaupparekisterilakiin, yhdistyslakiin ja yritys- ja yhteisötietolakiin. Luonnos hallituksen esitykseksi lähetettiin lausuntokierrokselle 30.6.2014.

Lausunnot pyydettiin 32 taholta ja lausuntoja annettiin 28 kappaletta. Lausunto saatiin valtiovarainministeriöltä, oikeusministeriöltä, liikenne- ja viestintäministeriöltä, Patentti- ja rekisterihallitukselta, Itä-Suomen aluehallintovirastolta, maistraateilta, Verohallinnolta, Ahvenanmaan valtionvirastolta, Kilpailu- ja kuluttajavirastolta, Väestörekisterikeskukselta, Suomen kiinteistöliitto ry:ltä, Suomen Henkikirjoittajayhdistys ry:ltä, Suomen isännöintiliitto ry:ltä, Elinkeinoelämän keskusliitto EK ry:ltä, Suomen Yrittäjät ry:ltä, Suomen Asunto-osakkeenomistajat ry:ltä, Julkisten- ja hyvinvointialojen liitto JHL ry:ltä, Pardia ry:ltä. Kaikki asiassa annetut lausunnot on julkaistu työ- ja elinkeinoministeriön verkkosivuilla.

Hallituksen esitysluonnoksen johdosta annetuissa lausunnoissa yhdeksän lausunnonantajaa kannatti esityksen mukaista tehtävien keskittämistä Patentti- ja rekisterihallitukselle, kolmella vastaajalla ei ollut huomauttamista esityksen johdosta ja kuusitoista lausunnonantajaa, mukaan lukien yksitoista maistraattia, piti parempana vaihtoehtona tehtävien säilyttämistä maistraateissa. Lausuntopalautteesta voidaan todeta, että tehtävien keskittämistä Patentti- ja rekisterihallitukselle kannattivat virastojen asiakkaita edustavat keskeiset sidosryhmät kuten Suomen kiinteistöliitto ry, Suomen isännöintiliitto ry, Suomen Asunto-osakkeenomistajat ry, Elinkeinoelämän keskusliitto EK ry sekä eräin varauksin myös Suomen Yrittäjät ry, jonka mukaan perustason neuvontaa olisi kuitenkin toivottavaa saada alueellisesti. Lisäksi esitystä kannattivat oikeusministeriö, Patentti- ja rekisterihallitus, Verohallinto ja Ahvenanmaan valtionvirasto. Esitystä vastustivat maistraatit, Julkisten ja hyvinvointialojen liitto JHL ry, Pardia ry, Suomen henkikirjoittajayhdistys ry ja Itä-Suomen aluehallintovirasto. Myös valtionvarainministeriö piti tehtävien säilyttämistä maistraateissa parempana vaihtoehtona, joskin lausunnon mukaan myös tehtävien keskittämistä Patentti- ja rekisterihallitukselle voidaan tuotavuuden ja tehokkuuden näkökulmasta pitää perusteltuna ratkaisuna.

Lausunnoissa esitetyt perustelut vastasivat sisällöllisesti pääosin aiemman lausuntokierroksen yhteydessä annettuja lausuntoja. Keskeisinä syinä keskittämiselle Patentti- ja rekisterihallitukseen nähtiin asunto-osakeyhtiölain soveltamisen yhdenmukaisuus ja sähköistämisen myötä huomattavasti pienenevä työmäärä. Tehtävien säilyttämistä maistraateissa perusteltiin sillä, ettei uskottu muutoksen tuovan tarpeeksi tuottavuushyötyjä ja korostettiin alueellisen asiakaspalvelun tärkeyttä ja maistraateissa olevaa osaamista.

1 §. Pykälän 2 momenttia ehdotetaan muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin paikallisviranomaisia koskevat säännökset. Koska tehtävät edellä esitetyllä tavalla keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle, ei säännös enää olisi tarpeen.

19 a §. Pykälä ehdotetaan kumottavaksi, koska siinä säädetään Patentti- ja rekisterihallituksen, maistraattien ja elinkeino-, liikenne-, ja ympäristökeskusten välisestä tehtävienjaosta. Koska tehtävät edellä esitetyllä tavalla keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle, ei säännös enää olisi tarpeen.

21 §. Pykälän 4 momentti ehdotetaan kumottavaksi. Koska asunto-osakeyhtiöiden käsittely keskitetään Patentti- ja rekisterihallitukselle, ei säännös olisi enää tarpeen.

29 §. Pykälän 3 momentti ehdotetaan kumottavaksi. Säännöksen mukaan haettaessa muutosta paikallisviranomaisen päätökseen noudatetaan, mitä valittamisesta rekisteriviranomaisen päätökseen säädetään. Kun paikallisviranomaisen tehtävät keskitetään, ei säännökselle olisi enää tarvetta.

Siirtymäsäännös. Lakiin ehdotetaan otettavaksi tavanomainen siirtymäsäännös. Lain voimaan tullessa maistraateissa vireillä olevat asunto-osakeyhtiöitä koskevat ilmoitukset siirrettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukseen käsiteltäviksi. Lisäksi säädettäisiin, että haettaessa muutosta paikallisviranomaisen ennen lain voimaan tuloa tekemään päätökseen sovellettaisiin lain voimaan tullessa voimassa olleita säännöksiä.

47 §. Viranomaiset. Pykälän 1 momenttia ehdotetaan muutettavaksi siten, että siitä poistettaisiin siinä olevat maininnat yhdistysrekisterin paikallisviranomaisista. Koska tehtävät edellä esitetyllä tavalla keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle, ei viittaus paikallisviranomaisiin olisi enää tarpeen.

48 §. Perusilmoitus. Pykälän 1 momenttia ehdotetaan muutettavaksi siten, että ilmoitus yhdistyksen rekisteröimiseksi tehtäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle. Säännöksestä poistettaisiin siinä nykyisin oleva maininta mahdollisuudesta jättää ilmoitus yhdistysrekisterin paikallisviranomaiselle.

62 §. Rangaistussäännös. Pykälän 2 momentti ehdotetaan muutettavaksi siten, että säännöksessä oleva viittaus yhdistysrekisterin paikallisviranomaiselle annettuihin tietoihin poistettaisiin.

10 §. Perustamisilmoitus. Pykälän 1 momentti ehdotetaan muutettavaksi siten, että perustamisilmoituslomake voitaisiin toimittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle tai Verohallintoon. Koska kaupparekisterin paikallisviranomaisten tehtävät keskitettäisiin Patentti- ja rekisterihallitukselle, olisi säännöksestä poistettava siinä nykyisin olevat maininnat ilmoituksen toimittamisesta maistraattiin tai elinkeino-, liikenne-, ja ympäristökeskukseen. Edelleen ilmoituksia voisi toimittaa kaikkiin Verohallinnon toimipisteisiin.

Lait ehdotetaan tulevaksi voimaan 1 päivänä syyskuuta 2015.

Kauppa- ja yhdistysrekisterin uudelleenjärjestelyllä on liittymä kielellisiä oikeuksia ja vähemmistön oikeutta omaan kulttuuriin koskevaan perustuslain 17 §:ään. Pykälän 2 momentin mukaan jokaisen oikeus käyttää tuomioistuimessa ja muussa viranomaisessa asiassaan omaa kieltään, joko suomea tai ruotsia, sekä saada toimituskirjansa tällä kielellä turvataan lailla. Julkisen vallan on huolehdittava maan suomen- ja ruotsinkielisen väestön sivistyksellisistä ja yhteiskunnallisista tarpeista samanlaisten perusteiden mukaan. Pykälän 3 momentin mukaan saamelaisilla alkuperäiskansana sekä romaneilla ja muilla ryhmillä on oikeus ylläpitää ja kehittää omaa kieltään ja kulttuuriaan. Saamelaisten oikeudesta käyttää saamen kieltä viranomaisessa säädetään lailla.

Patentti- ja rekisterihallitus palvelee tällä hetkellä asiakkaitaan valtakunnallisesti sekä suomen että ruotsin kielellä. Perusoikeuksien näkökulmasta kaksikielisyys toteutuisi asunto-osakeyhtiöitä koskevissa kaupparekisteriasioissa vastaavasti kuin muissakin Patentti- ja rekisterihallituksen alaan kuuluvissa tehtävissä. Ehdotettu sääntely täyttää siksi perustuslain 17 §:n 2 momentin vaatimukset.

Kaupparekisterissä ei ole tällä hetkellä yhtään saamenkielistä asunto-osakeyhtiötä. Lapin verotoimisto tarjoaa saamenkielistä asiakaspalvelua Ivalon toimipisteessä, minkä lisäksi verotoimistolla on toimeksiantosopimusten avulla valmius antaa saamenkielistä asiakaspalvelua muuallakin Suomessa. Voidaan arvioida, että saamenkielinen palvelu tulee turvatuksi uudistuksen jälkeen Verohallinnon toimipisteissä. Ehdotettu sääntely täyttää perustuslain 17 §:n 3 momentin vaatimukset.

Edellä esitetyistä syistä lakiehdotukset täyttävät perustuslaissa asetetut vaatimukset, ja lait voidaan säätää tavallisessa lainsäätämisjärjestyksessä.

Edellä esitetyn perusteella annetaan eduskunnan hyväksyttäviksi seuraavat lakiehdotukset:

Lakiehdotukset

1.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti

kumotaan kaupparekisterilain (129/1979) 19 a §, 21 §:n 4 momentti ja 29 §:n 3 momentti, sellaisina kuin ne ovat, 19 a § laissa 1602/2009, 21 §:n 4 momentti laissa 232/1990 ja 29 §:n 3 momentti laissa 111/2013, sekä

muutetaan 1 §:n 2 momentti, sellaisena kuin se on laissa 1512/2009, seuraavasti:

1 §

---

Kaupparekisteriä pitää Patentti- ja rekisterihallitus, jäljempänä rekisteriviranomainen.

---

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

Ennen tämän lain voimaantuloa paikallisviranomaiselle jätetyn ilmoituksen käsittelee Patentti- ja rekisterihallitus.

Ennen tämän lain voimaantuloa ratkaistua ilmoitusta koskevaan muutoksenhakuun sovelletaan tämän lain voimaan tullessa voimassa olleita säännöksiä.

---

2.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti

muutetaan yhdistyslain (503/1989) 47 §:n 1 momentti, 48 §:n 1 momentti ja 62 §:n 2 momentti, sellaisina kuin ne ovat laissa 1177/1994, seuraavasti:

47 §
Viranomaiset

Yhdistysrekisteriä pitää Patentti- ja rekisterihallitus.

---

48 §
Perusilmoitus

Ilmoitus yhdistyksen rekisteröimiseksi (perusilmoitus) on tehtävä kirjallisesti Patentti- ja rekisterihallitukselle.

---

62 §
Rangaistussäännös

---

Joka antaa Patentti- ja rekisterihallitukselle väärän tässä laissa tarkoitetun ilmoituksen tai vakuutuksen, on tuomittava rangaistukseen siten kuin rikoslaissa säädetään.

---

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

---

3.

Eduskunnan päätöksen mukaisesti

muutetaan yritys- ja yhteisötietolain (244/2001) 10 §:n 1 momentti, sellaisena kuin se on laissa 1524/2009, seuraavasti:

10 §
Perustamisilmoitus

Rekisteröintivelvollisen yrityksen tai yhteisön perustamisesta tai elinkeinotoiminnan aloittamisesta tai kotipaikan siirtämisestä Suomeen on ilmoitettava tarkoitusta varten vahvistetulla perustamisilmoituslomakkeella. Ilmoitus voidaan toimittaa Patentti- ja rekisterihallitukseen tai Verohallinnon toimipisteeseen.

---

---

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

---

Helsingissä 15 päivänä syyskuuta 2014

Pääministeri
ALEXANDER STUBB

Työministeri
Lauri Ihalainen