Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi nimikirjalakia siten, että henkilötunnuksen tallettamisesta nimikirjaan säädettäisiin laissa. Lisäksi lakiin ehdotetaan otettavaksi säännös siitä, milloin henkilötunnus voidaan merkitä nimikirjanotteeseen.

Laki on tarkoitettu tulemaan voimaan samanaikaisesti kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki eli 1 päivänä joulukuuta 1999.

---

Nimikirjalakia (1010/1989) sovelletaan valtion virkamiehiä ja työntekijöitä koskevia henkilötietoja kerättäessä, talletettaessa, käytettäessä ja luovutettaessa. Lain 2 §:n mukaan jokainen valtion virasto ja laitos on velvollinen henkilöstön valintaa, palvelussuhteeseen perustuvien etuuksien ja velvollisuuksien määräämistä ja muiden henkilöstöasioiden hoitamista varten pitämään palveluksessaan olevista virkamiehistä ja työntekijöistä nimikirjaa.

Lain 4 §:ssä säädetään nimikirjaan talletettavista tiedoista. Tällaisia tietoja ovat muun muassa henkilöllisyyden perustiedot. Nimikirja-asetuksella (1322/1989) on tarkennettu henkilöllisyyden perustietojen sisältö. Nämä ovat sukunimi, etunimet, henkilötunnus, kansalaisuus, virka-asema taikka ammatti- tai tehtävänimike. Lisäksi valtiovarainministeriön antamissa nimikirjamääräyksissä on käsitelty tilannetta, jossa henkilöllä ei ole henkilötunnusta. Nimikirjamääräyksen mukaan nimikirjaan merkitään tällöin vain syntymäaika.

Henkilötietolailla (523/1999), joka on tullut voimaan 1 päivänä kesäkuuta 1999, saatettiin henkilötietojen käsittelyä koskeva yleislainsäädäntö vastaamaan yksilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä ja näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta annettua Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviä 95/46/EY. Lisäksi henkilötietolain säätämisessä on otettu huomioon hallitusmuodon perusoikeussäännöksiä koskeva uudistus, jonka mukaan henkilötietojen suojasta säädetään tarkemmin lailla. Henkilötietolaki on henkilötietojen käsittelyä koskeva yleislaki.

Henkilötietolain 13 §:ssä säädetään henkilötunnuksen käsittelystä. Säännöksellä pyritään asettamaan täsmällisemmät rajat sallitulle henkilötunnuksen keräämiselle ja tallettamiselle ja muulle käsittelylle. Säännöksen mukaan henkilötunnusta saa käsitellä rekisteröidyn yksiselitteisesti antamalla suostumuksella tai jos käsittelystä säädetään laissa. Säännöksen mukaan henkilötunnusta saa lisäksi käsitellä esimerkiksi silloin kun rekisteröidyn yksiselitteinen yksilöiminen on tärkeää laissa säädetyn tehtävän suorittamiseksi. Myös virka-, työ- ja muita palvelussuhteita ja niihin liittyviä etuja koskevissa asioissa henkilötunnuksen käsittely on mahdollista. Säännös näyttäisi mahdollistavan henkilötunnuksen käsittelyn myös nimikirjan pitämisessä.

Koska on tarkoituksenmukaista, että nimikirjasäännöstössä säädetään edelleen nimikirjaan talletettavista tiedoista ja koska henkilötunnuksen käsittelyn tulee perustua lain tasoiseen sääntelyyn, ehdotetaan nimikirjalain 4 §:n 1 momentin 1 kohtaa muutettavaksi siten, että siinä mainitaan nimikirjaan talletettavana tietona nimi ja henkilötunnus. Jos henkilöllä ei ole henkilötunnusta, merkittäisiin nimikirjaan syntymäaika. Nimikirja-asetuksella säädettäisiin tarkemmin muista henkilöllisyyden perustiedoista.

Nimikirjalaissa tai ―asetuksessa ei ole erityisiä henkilötunnuksen luovuttamista koskevia säännöksiä Nimikirja on julkinen asiakirja, josta kenellä tahansa on oikeus saada tietoa, lukuun ottamatta eräitä laissa säädettyjä tietoja. Tieto nimikirjasta annetaan pääsääntöisesti nimikirjanotteella. Henkilötunnus on nimikirjalain 6 §:n ja nimikirja-asetuksen 5 §:n nojalla voitu luovuttaa nimikirjasta yleisten asiakirjojen julkisuudesta annetussa laissa (83/1951) säädetyillä edellytyksillä.

Henkilötietolain 13 §:n 4 momentin mukaan rekisterinpitäjän on huolehdittava siitä, että henkilötunnusta ei merkitä tarpeettomasti henkilörekisterin perusteella tulostettuihin tai laadittuihin asiakirjoihin.

Säännöksen mukaan kunkin viraston ja laitoksen tehtäväksi jäisi arvioida henkilötunnuksen tarpeellisuus nimikirjanotteessa. Koska nimikirjasäännöstöllä on pyritty hyvinkin tarkkaan määrittelemään nimikirjan tietosisältö ja muutoinkin sen käyttöön liittyviä asioita, ehdotetaan, että nimikirjalain 9 §:ään lisätään uusi 2 momentti, jossa säädettäisiin, milloin henkilötunnus saataisiin merkitä nimikirjanotteeseen.

Ehdotuksen mukaan henkilötunnus voitaisiin merkitä nimikirjanotteeseen, kun virkamiehelle tai työntekijälle annetaan nimikirjanote, jonka käyttötarkoituksena on valtion taikka kunnan tai kuntayhtymän viran tai tehtävän taikka itsenäisen julkisoikeudellisen laitoksen tehtävän hakeminen. Henkilötunnus voitaisiin merkitä myös muuhun virkamiehelle tai työntekijälle annettavaan nimikirjanotteeseen, milloin asianomainen sitä nimenomaan pyytää. Lisäksi henkilötunnus voitaisiin merkitä silloin, kun nimikirjanote annetaan tai toimitetaan valtion, kunnan tai kuntayhtymän viranomaiselle tai itsenäiselle julkisoikeudelliselle laitokselle.

Nimikirjalain 1 §:n 2 momentin (627/1999), joka tulee voimaan 1 päivänä joulukuuta 1999, mukaan lain 6―9 §:ää sovelletaan myös eduskunnan virkamiehiä, Suomen Pankin viran- ja toimenhaltijoita sekä kunnan ja kuntayhtymän viranhaltijoita ja työntekijöitä koskevien tietojen luovuttamiseen.

Esityksellä ei ole organisaatio- tai henkilöstövaikutuksia.

Valtiovarainministeriön henkilöstöosasto asetti 4 päivänä marraskuuta 1998 Nimikirjamääräyksen tarkistamistyöryhmä 1998:n. Työryhmän tehtävänä oli tehdä ehdotukset nimikirjalain soveltamismääräyksen ja siihen tehdyn täydennyksen sellaisista muutoksista, jotka ovat tarpeen muun lainsäädännön muuttumisen johdosta, sekä ehdotukset muutoksista, jotka selkiinnyttävät määräyksen soveltamista. Työryhmä ehdotti muistiossaan myös nimikirjalain muuttamista. Muistiosta on pyydetty lausunnot ministeriöiltä, valtioneuvoston kanslialta ja tietosuojavaltuutetulta.

Nimikirjatyöryhmä 98:n muistion pohjalta hallituksen esitys on valmisteltu virkatyönä valtiovarainministeriössä. Esityksestä on käyty yhteistoiminnasta valtion virastoissa ja laitoksissa annetun lain (651/1988) ja siihen liittyvien sopimusten mukaiset neuvottelut valtion henkilöstöä edustavien keskusjärjestöjen kanssa.

Laki ehdotetaan tulevaksi voimaan samanaikaisesti kuin viranomaisten toiminnan julkisuudesta annettu laki (621/1999) eli 1 päivänä joulukuuta 1999.

Edellä esitetyn perusteella annetaan Eduskunnan hyväksyttäväksi seuraava lakiehdotus:

Eduskunnan päätöksen mukaisesti

muutetaan 24 päivänä marraskuuta 1989 annetun nimikirjalain (1010/1989) 4 §:n 1 momentin 1 kohta sekä

lisätään 9 §:ään, sellaisena kuin se on laissa 627 /1999, uusi 2 momentti seuraavasti:

4 §
Nimikirjaan talletettavat tiedot

Nimikirjaan on, jollei tietojen keräämistä tai tallettamista ole muussa laissa kielletty, talletettava siten kuin asetuksella tarkemmin säädetään virkamiehistä ja työntekijöistä seuraavat tiedot:

1) nimi, henkilötunnus tai sen puuttuessa syntymäaika sekä muut henkilöllisyyden perustiedot;

---

9 §
Nimikirjatiedon luovuttamistapa

---

Henkilötunnus merkitään nimikirjanotteeseen seuraavissa tapauksissa:

1) kun virkamiehelle tai työntekijälle annetaan nimikirjanote, jonka käyttötarkoituksena on valtion, kunnan tai kuntayhtymän viran tai tehtävän taikka itsenäisen julkisoikeudellisen laitoksen tehtävän hakeminen;

2) muuhun virkamiehelle tai työntekijälle itselleen annettavaan nimikirjanotteeseen hänen sitä pyytäessään; sekä

3) kun nimikirjanote annetaan tai toimitetaan valtion, kunnan tai kuntayhtymän viranomaiselle taikka itsenäiselle julkisoikeudelliselle laitokselle.

---

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 1999.

---

Helsingissä 22 päivänä lokakuuta 1999

Tasavallan Presidentti
MARTTI AHTISAARI

Valtiovarainministeri
Sauli Niinistö