Esityksessä ehdotetaan muutettavaksi sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain tiedoksiantoa ja koneellista allekirjoitusta koskevaa sääntelyä.

Asiakirjan antaminen tiedoksi sähköisenä viestinä asianomaisen suostumuksella ehdotetaan mahdollistettavan tilanteissa, joissa muutenkin voidaan käyttää tavallista tiedoksiantoa. Todisteellisen sähköisen tiedoksiannon käyttöalaa ehdotetaan kavennettavan koskemaan vain päätöksiä, jotka muun lain mukaan toimitetaan postitse saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti.

Koneellista allekirjoitusta koskevaa sääntelyä ehdotetaan muutettavaksi niin, että koneellisesti voitaisiin allekirjoittaa myös sähköisenä viestinä lähetettävä tuomioistuimen toimituskirja.

Laki on tarkoitettu tulemaan voimaan 1 päivänä joulukuuta 2010.

---

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annettu laki (asiointilaki, 13/2003) tuli voimaan 1 päivänä helmikuuta 2003. Lain tarkoituksena on lisätä asioinnin sujuvuutta ja joutuisuutta samoin kuin tietoturvallisuutta hallinnossa, tuomioistuimissa ja muissa lainkäyttöelimissä sekä ulosotossa edistämällä sähköisten tiedonsiirtomenetelmien käyttöä. Asiointilaki on sähköisen asioinnin yleislaki, jota sovelletaan hallintoviranomaisissa, tuomioistuimissa ja muissa lainkäyttöelimissä, ulosottoviranomaisissa sekä soveltuvin osin myös muussa viranomaistoiminnassa, jollei muualla toisin säädetä. Laki sisältää muun muassa säännökset viranomaisen velvollisuudesta järjestää sähköiset asiointipalvelut, huolehtia niiden toiminnasta sekä ilmoittaa sähköiset yhteystietonsa sekä säännökset sähköisen viestin lähettämisestä, päätösasiakirjan sähköisestä allekirjoittamisesta ja sähköisestä tiedoksiannosta.

Viranomaisen tekemä päätös tai muu asian käsittelyä koskeva sähköinen asiakirja voidaan antaa tiedoksi sähköisesti asiointilain 18 ja 19 §:n mukaisesti. Todisteellista tiedoksiantoa tulee lain 18 §:n mukaan käyttää sellaisen päätöksen tiedoksiantoon, jonka tiedoksiannosta alkaa kulua muutoksenhakuaika tai joka tullakseen voimaan on annettava asianosaiselle tiedoksi. Sama koskee muuta päätöstä tai asiakirjaa, jonka todisteellisesta tiedoksiannosta säädetään erikseen.

Muu kuin 18 §:ssä tarkoitettu asiakirja voidaan asiointilain 19 §:n mukaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen ilmoittamallaan tavalla. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä 18 §:ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään.

Todisteellisen sähköisen tiedoksiannon käyttötilanteet muistuttavat hallintolain (434/2003) 60 §:n mukaisia todisteellisen tiedoksiannon käyttötilanteita. Asiointilain 19 §:n mukaista muuta sähköistä tiedoksiantoa voidaan puolestaan pitää verrannollisena esimerkiksi hallintolain 59 §:ssä säänneltyyn tavalliseen tiedoksiantoon. Hallintolain mukaan tavallinen tiedoksianto toimitetaan postitse kirjeellä vastaanottajalle.

Asiointilain 20 §:ssä säädetään koneellisesta allekirjoituksesta. Haastehakemus, haaste ja sähköisenä viestinä lähetettävä oikeudenkäyntiasiakirja voidaan pykälän 1 momentin mukaan allekirjoittaa koneellisesti.

Sähköistä tiedoksiantoa koskevaa sääntelyä ehdotetaan muutettavaksi. Asiakirjan antaminen tiedoksi sähköisenä viestinä asianomaisen suostumuksella ehdotetaan mahdollistettavan tilanteissa, joissa muutenkin voidaan käyttää tavallista tiedoksiantoa. Todisteellisen sähköisen tiedoksiannon käyttöalaa ehdotetaan kavennettavan koskemaan vain päätöksiä, jotka muun lain mukaan toimitetaan postitse saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti.

Koneellista allekirjoitusta koskevaa sääntelyä ehdotetaan muutettavaksi niin, että koneellisesti voitaisiin allekirjoittaa myös sähköisenä viestinä lähetettävä tuomioistuimen toimituskirja.

Hallintolain voimaantullessa todisteellisen tiedoksiannon käyttöalaa supistettiin. Lisäksi joidenkin erityislakien säännökset mahdollistavat tavallisen tiedoksiannon myös tilanteissa, joissa velvoittavan päätöksen tiedoksisaannista alkaa kulua määräaika (ks. esim. kuntalain (365/1995) 95 § ja Kansaneläkelaitoksesta annetun lain (731/2001) 20 a §). Vuonna 2006 toteutetun seurantatutkimuksen mukaan hallintolain on todettu yksinkertaistaneen tiedoksiantomenettelyä erityisesti vähentämällä saantitodistuksen käyttöä ja sallimalla tavallisen kirjeen käyttämisen tiedoksiantotapana aikaisempaa laajemmin. Tiedoksiantotapojen käyttöalaan liittyviä ongelmia ei noussut esiin (ks. MINS 11/2006 vp ja HaVL 60/2006 vp).

Sähköisen asioinnin yleistyessä hallinnossa on joillakin aloilla säädetty myös erityissäännöksiä sähköisestä tiedoksiannosta. Esimerkiksi viestintämarkkinalain (393/2003) 138 a §:ssä, julkisista hankinnoista annetun lain (348/2007) 75 §:ssä ja väylämaksulain (1122/2005) 33 §:ssä säädetään mahdollisuudesta sähköiseen tiedoksiantoon asiointilaista poikkeavasti. Näiden säännösten mukaan velvoittaviakin päätöksiä voidaan antaa tiedoksi käyttäen yksinkertaisempaa menettelyä kuin asiointilain mukaista todisteellista tiedoksiantoa.

Sähköinen tiedoksianto ei ole yleistynyt yhtä paljon kuin sähköinen vireillepano ja asiain käsittely. Syitä tähän on arvioitu olevan muun muassa todisteellisen sähköisen tiedoksiantotavan teknisessä soveltumattomuudessa ja menettelyn raskaudessa. Tämän ehdotuksen tavoitteena on edistää sähköistä asiointia ja helpottaa sähköisen tiedoksiannon käyttöä laajentamalla tavallisen sähköisen tiedoksiannon soveltamisalaa.

Ehdotus liittyy keskitetyn sähköisen asioinnin viranomaisten kanssa mahdollistavan asiointitilin sekä oikeushallinnon valtakunnallisen tietojärjestelmän käyttöönottoon.

Esityksellä arvioidaan olevan vähäisiä vaikutuksia valtion ja kuntien talouteen. Valtion ja kuntien postituskulujen arvioidaan pienentyvän, sillä osa nykyisin postitse tiedoksiannettavista asiakirjoista voitaisiin lähettää sähköisesti.

Kustannussäästöjen arvioidaan erityisesti kohdistuvan paljon tiedoksiantoja lähettäviin viranomaisiin, kuten Verohallintoon ja Kansaneläkelaitokseen sekä työvoimahallintoon. Esimerkiksi Verohallinto lähettää vuosittain noin 20 miljoonaa asiakastulostetta paperilla ja Kansaneläkelaitos noin 14 miljoonaa päätöstä. Kansaneläkelaitoksen massamuotoiset postimaksut ovat vuonna 2008 olleet noin 5 miljoonaa euroa. Varsinaisten postimaksujen lisäksi myös postitusprosessin eri vaiheista aiheutuu olennaisia kustannuksia (esim. postitukseen liittyvä virkamiestyö, kirjekuorien painatuskulut). Sähköisessä tiedoksiannossa kustannuksia syntyisi viranomaisten työvoimakustannusten lisäksi muun muassa tunnistautumisesta. Esimerkiksi vuosina 2003—2007 keskimääräinen tunnistustapahtuman kustannus Tunnistus.fi-palvelussa oli noin 40 senttiä. Yksikkökustannus on kuitenkin pienentynyt palvelun käytön yleistyessä.

Esityksen toteutuessa mahdollisesti aiheutuvia kustannussäästöjä ei voida arvioida täsmällisesti. Tämä johtuu ennen kaikkea siitä, ettei hallinnon asiakkaiden halukkuudesta sähköiseen tiedoksiantoon ole saatavissa tarkkoja tietoja.

Koneellisen allekirjoituksen käyttöalan laajentamisen arvioidaan jossakin määrin vähentävän kustannuksia yleisissä tuomioistuimissa.

Ehdotettujen asiointilain muutosten arvioidaan olevan merkityksellisiä tietoyhteiskuntakehityksen kannalta. Tiedoksiantoa koskevat säännökset mahdollistaisivat sähköisen tiedoksiannon nykyistä laajemman käytön. Tiedoksisaannin vastaanottajalla säilyisi kuitenkin mahdollisuus valita myös esimerkiksi postitse toimitettava tiedoksianto.

Asiointilain 18 ja 19 §:n muutosehdotuksia on valmisteltu valtiovarainministeriön asettamassa työryhmässä, jonka tehtävänä oli selvittää sähköisen asioinnin asiointitilin tarjonnan edellyttämiä lainsäädäntömuutoksia. Asiointilain 20 §:n muutos on valmisteltu oikeusministeriön asettamassa työryhmässä, jonka tehtävänä oli muun muassa laatia ehdotus riidattomien velkomusasioiden sähköisen asioinnin ja asianhallinnan kehittämiseksi ja sen käyttöönottamiseksi. (Riidattomien velkomusasioiden käsittelyn kehittäminen, Oikeusministeriö, työryhmämietintö 2009:7)

Valtiovarainministeriön asettaman työryhmän laatimasta luonnoksesta hallituksen esitykseksi pyydettiin lausuntoa ministeriöiltä, ylimmiltä laillisuusvalvojilta, hallintotuomioistuimilta, eräiltä viranomaisilta ja laitoksilta sekä Suomen Kuntaliitolta. Lisäksi 20 §:n muutosehdotuksesta pyydettiin lausuntoa eräiltä tuomioistuimilta ja ulosottoviranomaisilta.

Lausuntoja saatiin yhteensä 38. Valtaosa lausunnonantajista piti muutosehdotuksia tarpeellisina tai kannatettavina. Valtiontalouden tarkastusvirasto ja liikenne- ja viestintäministeriö suhtautuivat uudistukseen kuitenkin osin kriittisesti. Lausunnonantajat kiinnittivät huomiota muun muassa suostumukseen sähköisen tiedoksiannon edellytyksenä, velvollisuuteen antaa tieto asiakirjan lähetysajasta ja tiedoksisaannin ajankohtaan. Lausuntojen perusteella suostumusta ja tiedoksisaannin ajankohtaa koskevaa sääntelyä on muutettu ja tiedonantovelvollisuus lähetysajasta poistettu lakiehdotuksesta.

18 §. Todisteellinen sähköinen tiedoksianto. Pykälän 1 momentti ehdotetaan muutettavaksi. Lisäksi 2 momenttiin ehdotetaan tehtäväksi sanonnallisia tarkistuksia.

Todisteellisen sähköisen tiedoksiannon käyttöalaa ehdotetaan kavennettavan koskemaan vain niitä tilanteita, joissa todisteellista tiedoksiantoa on muun lain mukaan käytettävä. Tällä tarkoitetaan sitä, että päätöksiä sähköisesti tiedoksiannettaessa todisteellista tiedoksiantomenettelyä olisi käytettävä vain sellaisissa tilanteissa, joissa tiedoksianto on muun lain mukaan toimitettava esimerkiksi postitse saantitodistusta vastaan. Näin ollen tavallisella kirjeellä tiedoksi annettavissa olevat asiakirjat voitaisiin antaa tiedoksi tavallisella sähköisellä tiedoksiannolla, vaikka tiedoksiannettavana olisi päätös, jonka tiedoksiannosta alkaisi kulua määräaika tai jonka voimaantulo vaatisi tiedoksiannon.

Todisteellisen sähköisen tiedoksiannon käyttäminen edellyttäisi asianosaisen suostumusta, kuten nykyisenkin lain mukaan. Suostumukselle ei laissa ehdoteta säädettäväksi muotovaatimuksia. Keskeistä olisi, että suostumuksen antaja ymmärtäisi, että tiedoksianto voidaan toimittaa hänelle sähköisesti. Suostumus voisi olla yksittäistä asiaa koskeva tai yleisempi, kuten nykyisen lainkin mukaan. Suostumuksen antaminen voidaan toteuttaa esimerkiksi siten, että sähköisessä lomakkeessa on erityinen kohta, jossa henkilö voi ilmoittaa halutun tiedoksiantotavan tai muuttaa aikaisemmin ilmoittamaansa tiedoksiantotapaa (HE 17/2002 vp). Samoin esimerkiksi vain sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen asiaa vireillepantaessa voisi olla suostumus.

19 §. Tavallinen sähköinen tiedoksianto. Pykälän otsikko ja 1 momentti ehdotetaan muutettaviksi. Pykälään ehdotetaan lisättäväksi uusi 2 momentti.

Pykälän otsikko ehdotetaan muutettavaksi muusta sähköisestä tiedoksiannosta tavalliseksi sähköiseksi tiedoksiannoksi. Muutos yhdenmukaistaisi tiedoksiantotavan nimityksen hallintolaissa käytetyn nimityksen kanssa.

Pykälän 1 momentissa ehdotetaan säädettäväksi muun asiakirjan kuin 18 §:ssä tarkoitetun päätöksen sähköisestä tiedoksiannosta. Tällaisia asiakirjoja olisivat esimerkiksi erilaisiin välitoimiin liittyvät asiakirjat ja kutsut hallintotuomioistuimen suullisiin käsittelyihin, mutta myös sellaiset päätökset, jotka voidaan antaa tiedoksi tavallisella tiedoksiannolla. Näitä ovat esimerkiksi kuntalain 95 §:n mukaisesti tiedoksiannettavat päätökset.

Tavallisen sähköisen tiedoksiannon käytön ehdotetaan olevan mahdollista suostumuksen perusteella samoin kuin ehdotetussa 18 §:ssäkin. Nykyisen 19 §:n mukaan asiakirja annetaan tiedoksi asianomaisen ilmoittamalla tavalla. Sanamuodon muutoksella ei ole tarkoitus muuttaa säännöksen merkitystä eikä esimerkiksi prosessiosoitetta koskevaa käytäntöä. Nykyisessä laissa käytetty ilmaisu ”ilmoittamallaan tavalla” sisältää asianosaisen suostumuksen tiedoksiantotavan käyttöön. Toisaalta ehdotettu sanamuoto sisältää sähköisen yhteystiedon ilmoittamisen. Näin ollen esimerkiksi prosessiosoitteen ilmoittaminen oikeudenkäynnissä ilmaisisi suostumuksen.

Minkä tahansa sähköisen yhteystiedon ilmoittaminen ei kuitenkaan tarkoittaisi, että viranomaisen olisi toimitettava tiedoksianto yhteystietoa käyttäen. Asiointilain 5 §:n mukaan viranomaisen on tarjottava sähköisiä asiointimahdollisuuksia teknisten, taloudellisten ja muiden valmiuksiensa rajoissa. Käytännössä viranomaisella ei välttämättä ole käytössään tapaa, jolla tiedoksianto voitaisiin toimittaa asianosaisen ilmoittaman yhteystiedon perusteella. Samoin ilmoitettu yhteystieto voi olla sellainen, ettei sitä käyttämällä voida esimerkiksi huolehtia riittävästä tietoturvasta. Laissa ei toisaalta ehdoteta rajoitettavan sitä, millaista tekniikkaa ja mitä järjestelmiä käyttäen sähköinen tiedoksianto voitaisiin toteuttaa.

Pykälän 1 momentissa ehdotetaan nykyiseen tapaan säädettäväksi tilanteista, joissa tavallista sähköistä tiedoksiantoa koskevasta sääntelystä huolimatta on käytettävä todisteellista sähköistä tiedoksiantoa tai muuta tiedoksiantotapaa. Säännös on katsottu tarpeelliseksi ottaa lakiin edelleen, vaikka esimerkiksi viranomaisen velvollisuus varmistaa riittävä tietoturvallisuus seuraa asiointilain 5 §:stäkin. Viranomaisen on tiedoksiantoa järjestettäessä otettava huomioon myös esimerkiksi henkilötietolain (523/1999) 32 §:n sääntely tietojen suojaamisesta.

Pykälän 2 momentissa ehdotetaan säädettäväksi tavallisen sähköisen tiedoksiannon tapahtumisajankohdasta. Lakiin on tarpeen lisätä asiaa koskevat säännökset, sillä 19 §:ssä säännellyllä menettelyllä voidaan antaa tiedoksi esimerkiksi sellaisia päätöksiä, joista on muutoksenhakumahdollisuus.

Tiedoksisaannin ehdotetaan katsottavan tapahtuneeksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä. Ehdotettu sääntely muistuttaa hallintolain 59 §:n 2 momenttia. Sähköisen asioinnin joutuisuuden vuoksi viestin lähettämisen ja tiedoksisaantiajankohdan väliseksi ajaksi ehdotetaan kuitenkin hallintolaissa säädetyn seitsemän päivän sijasta kolmea päivää.

Lakiin ei ehdoteta otettavaksi nimenomaista säännöstä asiakirjan lähettämispäivän ilmoittamisesta. Hyvän hallinnon periaatteisiin kuitenkin kuuluu, että asiakirjan lähettämispäivän tulisi käydä ilmi joko tiedoksiannettavasta asiakirjasta tai sen yhteydestä.

20 §. Koneellinen allekirjoitus. Pykälän 1 momenttia ehdotetaan muutettavaksi siten, että myös sähköisenä viestinä lähetettävä tuomioistuimen toimituskirja voitaisiin allekirjoittaa koneellisesti. Tämä merkitsisi sitä, että toimituskirja voitaisiin antaa kantajalle tiedoksi asiointiliittymän kautta allekirjoittamatta sitä asiointilain 16 §:ssä tarkoitetulla sähköisellä allekirjoituksella. Toimituskirja on tarpeen mainita pykälässä erikseen, sillä nykyisen lain perustelujen mukaan oikeudenkäyntiasiakirjalla ei säännöksessä tarkoiteta päätösasiakirjoja (HE 17/2002 vp). Ehdotus koskisi ainoastaan sähköisen toimituskirjan allekirjoittamista. Lainmuutos ei siten vaikuttaisi tavanomaisen toimituskirjan eikä käräjäoikeuden tuomion taltiokappaleen allekirjoittamiseen.

Koneellisella allekirjoituksella tarkoitettaisiin sitä, että fyysisen allekirjoituksen sijasta asiakirjaan on kirjoitettu asianomaisen henkilön nimi tekstinkäsittelyohjelmalla (HaVM 14/2002 vp).

Laki ehdotetaan tulemaan voimaan 1 päivänä joulukuuta 2010. Lain 18 ja 19 §:n muutosehdotukset liittyvät kansalaisen asiointitili -palveluun, joka on tarkoitus ottaa käyttöön 15 päivänä joulukuuta 2010. Lain 20 §:n muutosehdotus liittyy puolestaan oikeushallinnon valtakunnallisen tietojärjestelmän käyttöönottoon. Laki oikeushallinnon valtakunnallisesta tietojärjestelmästä (372/2010) tulee voimaan 1 päivänä joulukuuta 2010.

Edellä esitetyn perusteella annetaan Eduskunnan hyväksyttäväksi seuraava lakiehdotus:

              

                Lakiehdotukset
              
            

Eduskunnan päätöksen mukaisesti

muutetaan sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 18—20 §, sellaisena kuin niistä on 18 § osaksi laissa 618/2009, seuraavasti:

18 §
Todisteellinen sähköinen tiedoksianto

Päätös, joka lain mukaan toimitetaan postitse saantitodistusta vastaan tai muuten todisteellisesti, voidaan asianosaisen suostumuksella antaa tiedoksi myös sähköisenä viestinä, ei kuitenkaan telekopiona tai vastaavalla tavalla. Viranomaisen on tällöin ilmoitettava, että päätös on asianosaisen tai tämän edustajan noudettavissa viranomaisen osoittamalta palvelimelta, tietokannasta tai muusta tiedostosta.

Asianosaisen tai tämän edustajan on tunnistauduttava päätöstä noutaessaan. Tunnistautumisessa käytetään vahvasta sähköisestä tunnistamisesta ja sähköisistä allekirjoituksista annetussa laissa tarkoitettua tunnistusvälinettä tai laatuvarmennetta taikka muuta tunnistautumistekniikkaa, joka on tietoturvallinen ja todisteellinen.

Päätös katsotaan annetuksi tiedoksi, kun asiakirja on noudettu viranomaisen 1 momentin mukaisesti osoittamalta yhteydeltä. Jos päätöstä ei ole noudettu seitsemän päivän kuluessa viranomaisen ilmoituksesta, tiedoksiannossa noudatetaan, mitä siitä muualla laissa säädetään.

19 §
Tavallinen sähköinen tiedoksianto

Muu asiakirja kuin 18 §:ssä tarkoitettu päätös voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan. Jos kuitenkin asianomaisen yksityisyyden suojaaminen, muu erityinen suojan tai suojelun tarve taikka oikeuksien turvaaminen sitä edellyttää, asiakirjan tiedoksiantoon on sovellettava, mitä 18 §:ssä tai tiedoksiannosta muutoin säädetään.

Asiakirja katsotaan annetun tiedoksi kolmantena päivänä viestin lähettämisestä, jollei muuta näytetä.

20 §
Koneellinen allekirjoitus

Haastehakemus, haaste sekä sähköisenä viestinä lähetettävä tuomioistuimen toimituskirja ja muu oikeudenkäyntiasiakirja voidaan allekirjoittaa koneellisesti.

Hallintoviranomaisen toiminnassa syntyneiden asiakirjojen samoin kuin ulosoton asiakirjojen koneellisesta allekirjoittamisesta säädetään erikseen.

---

Tämä laki tulee voimaan päivänä kuuta 20 .

---

Helsingissä 27 päivänä elokuuta 2010

Tasavallan Presidentti
TARJA HALONEN

Oikeusministeri
Tuija Brax